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Les bonnes pratiques pour recruter et intégrer de nouveaux bénévoles dans son club de sport

Antoine

Lorsque nous échangeons avec des responsables de clubs sportifs amateurs, le constat est simple : les bénévoles sont indispensables à leur fonctionnement.

Alors, quand certains de ces membres-clés souhaitent quitter leurs responsabilités, il est souvent difficile de les remplacer.

Dernièrement, la vague de départs provoquée par la crise sanitaire a renforcé les enjeux liés au renouvellement des bénévoles. Dès lors, en recruter et en intégrer de nouveaux devient primordial pour de nombreuses associations sportives.

Alors, pour vous aider à appréhender au mieux cette étape, nous avons interrogé des responsables de clubs sportifs amateurs parmi les plus innovants. Résultat : un bon tour d’horizon des bonnes pratiques :

A vos marques, prêts, recrutez !

Un grand merci à Jules Harduin (Trésorier FFBad et Président du club Who’s Bad Paris), ainsi qu’aux différents responsables interrogés à l’occasion de cet article.

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Comment recruter des bénévoles pour votre club ?

Faire le point sur vos besoins

Cela peut paraître évident, mais avant de lancer une mission bénévole, il est primordial d’échanger sur le besoin observé. Confrontez les opinions de chacun, puis dessinez collectivement les contours de la mission.

Une fois cette étape validée, vous pouvez la formaliser sur une "fiche de mission". Elle devra comporter :

    • Quelques mots sur le contexte du club,
    • Des informations sur le besoin rencontré,
    • Ce qui est attendu du bénévole.

Faites en sorte que cette fiche reste simple. Elle ne sert qu’à structurer votre besoin et ne doit pas être une source de pression pour le bénévole. A vous de trouver le bon équilibre.

Il est d’ailleurs important de garder à l’esprit qu’un bénévole est toujours libre : il n’a aucun lien de subordination et peut donner de son temps comme il l’entend.

Jules Harduin, Trésorier de la FFBad et président du club Who’s Bad Paris, précise l’intérêt de la démarche :

"Les premières questions à se poser sont : pour quoi ai-je besoin d’aide ? Sur quelles missions précises ? C’est important, car cela aide déjà à cerner les personnes au sein de son club qui pourraient éventuellement s’en occuper."

Identifier les potentiels bénévoles en interne

Dans un monde idéal, les adhérents de votre club viennent spontanément vous partager leur envie de devenir bénévoles. Dans les faits, cela reste assez rare. Il vous revient donc de les identifier !

Pour cela, Jules nous propose une astuce pour se constituer une base de bénévoles potentiels :

"Dans mon club, on ajoute aux formulaires d’adhésion ou d’inscription à des stages des champs ‘je suis d’accord pour arbitrer’ ou encore ‘je peux aider’, avec des champs libres pour nous détailler leurs compétences. Cela permet de savoir qui est ouvert pour occuper une mission, même minime, et de mieux connaître les intérêts des adhérents."

Pour le reste, essayez de comprendre les leviers de vos adhérents, ce qui peut les toucher et les intéresser dans les missions proposées. Une fois identifiés, valorisez-les dans vos missions, afin que le bénévolat ne soit plus perçu comme une contrainte.

Un autre conseil récurrent de la part des responsables interrogés est de procéder de façon progressive.

Commencez donc par confier des missions simples, comme de l’accompagnement d’autres bénévoles. Une fois ce premier pas effectué, proposez peu à peu de nouvelles missions, qui permettront à vos bénévoles de gagner en autonomie au fil du temps.

Trouver des bénévoles en dehors de votre club

Si vos ressources internes sont insuffisantes ou que vous avez besoin de compétences particulières, vous pouvez rechercher au-delà de votre club.

Dans ce cas, le premier point d’attention concerne l’intérêt d’un tel recrutement pour votre association sportive. En effet, intégrer un bénévole "externe" demande du temps : formation, accueil, prise en main des missions, etc. Autant d’heures que vous devez être sûr de bien investir.

Si tel est le cas, alors il est temps de vous lancer ! Pour vous aider à trouver chaussure à votre pied, il existe de nombreuses plateformes répondant à des besoins différents.

plateformes-recrutement-benevoles-associationGrâce à des plateformes en ligne dédiées, 
Marine a recruté des bénévoles très motivés !

Parmi les outils utiles pour trouver des bénévoles sur du moyen à long terme :

    • Tous Bénévoles : depuis 2003, ce site permet de rechercher des bénévoles selon vos critères. Le petit plus : une application mobile pour faciliter les mises en contact. L’adhésion est gratuite pour 2021, et démarre à 75€ pour 2022 ;
    • Benevolt : un site innovant qui permet aux clubs de se présenter sur une page web dédiée, et d’y diffuser leurs annonces de bénévolat. Le service est accessible à partir de 59€ par publication d’offre.

Pour trouver des bénévoles de façon plus ponctuelle :

    • Instants Bénévoles : cette plateforme de mise en relation entre associations et bénévoles a une double mission. Elle aide les organisateurs dans le recrutement des bénévoles et facilite les démarches de ces derniers en répertoriant tous les événements à proximité ;
    • Diffuz : cette plateforme gratuite propose de mobiliser des citoyens autour de "défis solidaires", des missions simples, en ligne ou en présentiel, allant d’une heure à une journée. Il n’y plus ensuite qu’à attendre que la communauté vous réponde ;
    • Benenova : une association qui travaille main dans la main avec vous pour que chaque action soit bien calibrée - accueil, durée, logistique, nombre de personnes, etc. Forte de ses 9 000 bénévoles référencés, Benenova vous aide à trouver les bonnes personnes pour vos missions.

Enfin, pour dénicher des expertises plus pointues, il existe des plateformes telles que Pro Bono Lab, Wenabi, Vendredi ou encore Passerelles & Compétences. Sur cette dernière, vous trouverez notamment du conseil et des bénévoles pouvant vous aider sur vos finances, le numérique, les ressources humaines, la communication ou encore les collectes de dons.

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Accompagner vos bénévoles dans leur intégration

Intégrer des bénévoles à l'équipe pour mieux les fidéliser

Recruter de nouveaux bénévoles étant loin d’être évident, une fois qu’ils s’engagent, il est essentiel de les fidéliser. Et cela commence dès leur accueil !

Sur ce sujet, Jules Harduin nous remonte un point souvent ignoré :

"Les bénévoles déjà en place le sont souvent depuis longtemps et s’investissent beaucoup. On ne s’en rend pas forcément compte, mais de l’extérieur, cela peut intimider. Il faut donc tenter de désacraliser ces responsabilités en se montrant toujours ouvert. Rappelez au quotidien que toutes les idées sont les bienvenues, que chacun peut apporter de l’aide à son niveau et intégrer ce cercle de bénévoles."

Une fois le bénévole arrivé, faites en sorte de l’intégrer au plus vite dans vos différents canaux de communication. Vous avez un groupe WhatsApp, Facebook, une boucle e-mail dédiée à l’équipe ? Ajoutez-y cette nouvelle personne, pour qu’elle se sente directement impliquée.

Vous pouvez aussi organiser une activité en dehors de votre club pour resserrer les liens et apprendre à mieux la connaître. Défi sportif, jeu ou simple apéritif entre bénévoles, à vous de choisir la meilleure sortie pour votre équipe.

fidelisation-benevoles-associationPour Olivier, des bénévoles mieux intégrés,
ce sont des bénévoles plus impliqués !

Enfin, pour faciliter son intégration, vous pouvez désigner un "parrain" ou une "marraine" au nouveau bénévole. Le fonctionnement des clubs est souvent marqué par de nombreuses habitudes non formalisées. Pour aider un bénévole à les comprendre, rien de tel que de l’associer à une personne qui le guidera et à qui il pourra poser toutes ses questions.

Vous l’avez compris, la bonne intégration des bénévoles passe par un ensemble de petites attentions. Mises bout à bout, elles leur permettent d’être pleinement engagés et boostent leur motivation.

Aider vos bénévoles à appréhender leurs missions

Sur ce point, nous avons retenu deux bonnes pratiques simples à mettre en place.

La première revient à créer des fiches de poste pour clarifier l’ensemble des rôles au sein de votre club. Ces fiches sont des documents internes qui listent les responsabilités, les missions et les sujets sur lesquels le membre est référent.

Ainsi, chacun bénéficie d'une vision claire et transparente de la répartition des tâches au sein du club.

La seconde vise à assurer une progression tout en douceur de votre bénévole, en s’appuyant sur un outil numérique tel que Trello.

Ce dernier se présente sous la forme d’un "tableau", composé de "colonnes", elles-mêmes remplies de "cartes". Chaque carte peut représenter une tâche à réaliser et chaque colonne un état d’avancement.

Vous pouvez par exemple imaginer un tableau commun à tout nouveau bénévole, avec des missions générales à accomplir : découvrir les outils utilisés par les membres du bureau, rencontrer l’équipe, lire les statuts et le règlement intérieur du club, etc.

Selon le rôle occupé, vous pouvez aussi créer des cartes spécifiques. Un nouveau trésorier aura par exemple des tâches différentes des éducateurs.

A chaque mission effectuée, le bénévole glisse la carte dans la colonne "Terminé". C’est un geste satisfaisant pour lui, et de votre côté, vous pouvez suivre son avancée en temps réel. Ci-dessous, un exemple de tableau d’accueil simple à créer :

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Quels que soient les moyens retenus, Jules nous rappelle un point essentiel :

"En tant que dirigeant, on peut avoir envie que tout aille très vite et on a souvent tendance à vouloir tout faire nous-mêmes. La meilleure approche est plutôt d'investir dans la formation des autres pour répartir la charge, la connaissance et la compétence. Cet investissement en temps vous bénéficiera par la suite."

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FAQ

🎯 Comment identifier de potentiels bénévoles au sein de son club ?

Transformer un adhérent en bénévole est une transition difficile. Elle demande de présenter le bénévolat non plus comme une contrainte, mais comme un levier d’épanouissement. Il est indispensable de procéder par étape. En savoir plus

🔎 Où trouver des compétences spécifiques hors de son club ?

Selon la mission proposée et l’expertise recherchée, vous pouvez vous tourner vers des plateformes en ligne telles que : Tous Bénévoles, Benevolt, Diffuz, Benenova, Pro Bono Lab ou encore Passerelles & Compétences. En savoir plus

🤝 Comment bien intégrer les nouveaux bénévoles ?

C’est l’un des points-clés pour les fidéliser ! Une intégration réussie passe aussi bien par la création de liens avec les membres de l’équipe que par une bonne prise en main de leurs missions. Il existe pour cela plusieurs bonnes pratiques. En savoir plus

Vous souhaitez conserver une trace de cet article ?
Demandez sa fiche technique, c’est gratuit !

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Conclusion

Pour recruter puis intégrer vos bénévoles, pas de recette miracle ! Il vous revient donc de constituer le modèle le plus pertinent pour votre association. Nous espérons que les bonnes pratiques que nous venons de vous partager vous permettront de trouver les meilleurs éléments pour votre club.

Vous l’avez compris, avec un peu de méthode, quelques outils et beaucoup de bon sens, cette tâche est loin d’être insurmontable. Alors, n’ayez pas peur de vous lancer, de faire preuve d’imagination et de construire pas à pas votre modèle de bénévolat !

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Antoine
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