Retard de cotisations : comment relancer vos adhérents ?

Gérer les membres d’une association peut représenter beaucoup de travail. Les cotisations des membres et adhérents - qu'il s'agisse de paiements uniques ou d'abonnements mensuels - constituent en cela un élément central pour votre association.

Alors pour garder les bonnes priorités et assurer une relation saine, il est primordial de s’appuyer sur une organisation solide. L’objectif ? Collecter vos cotisations de manière ordonnée et en temps voulu.

Dans cet article, nous vous partageons nos conseils pour faciliter la collecte des cotisations, sans repousser les nouveaux venus qui hésitent à s’engager, à savoir :

• • Se montrer clair sur les règles au préalable
  • Faciliter le paiement en ligne des adhésions
  • Trouver des alternatives pour lever le frein financier

C’est parti !

Définir clairement les règles en amont

Déterminer les conditions d'adhésion

En créant votre association, vous êtes libre de fixer vos propres conditions d'adhésion. Il est toutefois préférable de déterminer clairement ces conditions dans vos statuts.

Pas besoin d’en faire des tonnes, mais tâchez d’être suffisamment précis pour trouver le bon équilibre. L’idée étant de vous protéger des problèmes potentiels qui pourraient survenir. Les termes peuvent ainsi concerner :

• • le paiement de la cotisation,
  • l'âge (plus ou moins de 18 ans, catégorie d’âge, etc.),
  • une compétence spécifique,
  • l'affiliation à un groupe (école, club, ville, etc.),
  • le parrainage d'un autre membre,
  • ou encore, parfois, l'absence d'antécédents criminels.

Vous devez faire signer à chaque membre un formulaire d'adhésion lorsqu'il rejoint votre association. Ajoutez à ce formulaire la preuve de l'accord entre les deux parties, le paiement de la cotisation et des informations sur les droits et devoirs des membres.

S’il s’avère que votre association est amenée à facturer des prestations, vous devez également en définir les conditions en amont. Inspirez-vous d’un de ces modèles de facture gratuits pour structurer cette démarche.

Communiquer à vos membres leurs droits et devoirs 

Votre association doit respecter le droit de vote de ses membres, tel qu'il est fixé par la loi. Ainsi, votre association doit poursuivre l'objectif qu'elle s'est fixé. Si ce n'est pas le cas, les membres ont le droit de mettre fin à leur adhésion. S'ils ont subi des dommages, ils peuvent même demander une indemnisation. Enfin, les informations qui vous sont données par les membres de l'association sont protégées et ne peuvent être communiquées à des tiers.

En contrepartie, les membres de votre association ont certains devoirs à honorer, le premier étant le paiement de la cotisation au montant fixé.

Choisissez le bon montant pour vos cotisations

Il n’existe aucune obligation de demander une cotisation à vos membres, mais cela reste un bon moyen de financer vos activités et de lancer votre association. 

Si vous décidez de percevoir des cotisations, ajoutez-le à vos statuts. Attention toutefois à ne pas ajouter le montant de la cotisation à vos statuts. Dans le cas contraire, vous devrez les modifier chaque fois que le prix de l'adhésion changera. Les statuts peuvent en revanche définir la ou les personnes pouvant décider du montant de la cotisation.

Par ailleurs, il ne faut pas confondre cotisation et droit d'entrée. Le droit d'entrée est payé une fois par chaque membre lors de son adhésion à l'association. La cotisation est quant à elle perçue pour chaque nouvelle période d'activité - généralement chaque année ou saison. Elle donne aux membres le droit d'assister et de participer à toutes vos assemblées générales.

La cotisation peut être fixe ou varier en fonction du type de membre - moins de 18 ans/plus de 18 ans, personne ou entreprise, etc. Si vous fixez des cotisations différentes, veillez à ne pas fixer un écart trop important entre chaque montant, car cela pourrait être perçu comme discriminatoire.

Proposer des modes de paiement adaptés

Toute association est libre de fixer les modes de paiement de la cotisation comme elle le souhaite, pour autant qu'ils soient précisés dans les statuts. Espèces, chèques ou paiement en ligne, c'est vous qui choisissez ! 

L'utilisation d'une solution de gestion des cotisations en ligne facilite grandement l'encaissement des cotisations par carte bancaire. Vous économiserez un temps précieux que vous serez heureux de consacrer à d’autres tâches de la vie de votre organisation.

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de paiement en ligne pour associations

Qu’il s’agisse de collecter plus facilement vos cotisations, des dons, des ventes de produits ou de gérer votre billetterie, accepter les paiements en ligne devient un incontournable pour bon nombre d’associations.

Favoriser le renouvellement des adhésions en ligne

Communiquez sur les avantages

Pour y parvenir, faites un exercice simple : réfléchissez à "pourquoi" un membre devrait payer sa cotisation en ligne. Une fois les arguments trouvés, vous disposerez d’éléments à partager lors de conversations ou sur votre site Web.

Vous pouvez aussi aller plus loin et utiliser ce message pour une campagne d'e-mailing ! Les rappels sont essentiels lorsque vous demandez à vos membres d'adopter quelque chose de nouveau. De plus, vous pouvez leur envoyer un lien direct vers le portail de paiement par e-mail.

Conseil : pour rassurer le grand public sur la sécurité de leurs données financières, ajoutez toujours une note sur la conformité de la solution de paiement en ligne utilisée.

Faites en sorte que la page de paiement soit facile à trouver sur votre site web

Assurez-vous que les liens ou les appels à l'action pour le paiement des cotisations soient bien visibles, en particulier sur votre page d'accueil. Il n'est pas nécessaire qu'ils soient placés au premier plan, mais ils doivent attirer l'attention afin que les membres les trouvent rapidement.

De la même façon que pour le commerce en ligne, tout ce qui a trait au paiement doit absolument être la première chose à attirer l'œil d'un membre lorsqu'il se connecte à son espace.

Donnez des instructions claires et simplifiez les choses

Toutes les étapes doivent être claires et concises, y compris le formulaire en lui-même. Ne compliquez pas trop les choses et ne donnez pas au membre une raison d'abandonner la page. 

Mieux encore, si votre système permet de remplir automatiquement des champs ou d'enregistrer des informations relatives à la carte bancaire, proposez cette fonction pour rendre le processus encore plus facile !

Suivez vos efforts et ajustez le tir

Que votre objectif soit de faire passer tous les membres au renouvellement en ligne ou que vous souhaitiez simplement l'encourager, vous devez savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Suivez l'engagement par email et faites de petits tests sur la façon dont les liens vers la page de paiement apparait sur votre site Web (couleur, emplacement, etc.) afin de pouvoir faire des ajustements si nécessaire. 

Vous pouvez même dresser une liste des membres qui ne renouvellent pas leur adhésion en ligne pour déterminer l'impact global de vos efforts.

Ne négligez pas l’affichage sur smartphone

Une fois de plus, vous devez faire en sorte qu'il soit aussi simple que possible pour un membre d'effectuer son paiement une fois sur le formulaire. Étant donné que la plupart du trafic en ligne provient d'appareils mobiles de nos jours, il y a de fortes chances qu'ils atterrissent sur cette page via un smartphone ou une tablette. 

Pour avoir un impact réel sur le renouvellement des adhésions en ligne (sans parler de l'engagement général du site internet), faites de la réactivité mobile une priorité.

Partagez vos objectifs

Nous ne vous suggérons pas d'entrer dans le détail des revenus de vos membres, mais il est bon de leur montrer l'impact qu'ils ont. Vous pouvez même en faire un concours amusant entre groupes de membres, ou promettre une récompense lors de votre prochaine réunion si au moins 95% des membres paient leur cotisation du mois précédent en ligne. 

Offrez une incitation

Lorsque tout le reste échoue, existe-t-il une incitation à proposer aux membres qui ne refusent de passer à l’action ? Ou peut-être une réduction de 5% que vous pourriez offrir à tout membre qui renouvelle sa cotisation en ligne ? Quelle que soit l'incitation, il n'y a pas de mal à en proposer une, tant qu'elle reste en cohérence avec vos finances !

Identifier des solutions pour vos membres en difficulté financière

Renouvellements automatisés & échelonnement 

De plus en plus d'associations proposent des renouvellements mensuels automatiques des cotisations pour étaler les dépenses de manière progressive. La réduction de cet obstacle financier à l'adhésion peut également se traduire par une durée d’engagement plus longue.

Une autre option pour atténuer les difficultés budgétaires est un plan de paiement trimestriel ou semestriel. Selon un rapport MGI, 25% des associations offrent des facilités de paiement à leurs membres. Parmi les associations professionnelles, leur part grimpe même à 32%, soit près d’un adhérent sur trois.

Les paiements à venir vous donnent une raison de communiquer avec les membres et de leur rappeler la valeur de leur adhésion et les moyens d'en tirer un meilleur parti.

Exonération temporaire des cotisations

Il peut arriver que certains de vos membres se trouvent dans une situation financière difficile. Avant la période de renouvellement annuel, une bonne pratique consiste à proposer une exonération temporaire de leurs cotisations sans poser la question directement afin de ne mettre personne mal à l’aise. 

Vous pouvez par exemple proposer cette option via le formulaire de renouvellement envoyé par email, pour que vos adhérents ne soient pas gênés de l’accepter.

En effet, il arrive parfois que les membres aient besoin d'un peu plus de temps pour payer leurs cotisations. Pour répondre à ce besoin, certaines associations étendent leur délai de grâce à 90 jours pour que les membres en difficulté ne perdent pas leurs avantages. 

Bienfaiteurs ou sponsors pour les cotisations

Une autre approche consiste à trouver une entreprise partenaire (sponsor) qui accepte de prendre en charge les cotisations des membres en transition ou d'un autre groupe en difficulté, comme les jeunes professionnels ou les étudiants.

Programme de crédit bénévole

Pour les membres en difficulté, n’hésitez pas à proposer un arrangement simple : en échange d’heures de bénévolat, ils obtiennent un crédit pour les cotisations de l'année suivante.

FAQ

⏰ Comment définir les règles en amont ? 

Cette première étape nécessite de déterminer clairement vos conditions d'adhésion dans vos statuts et de communiquer à vos membres leurs droits et devoirs à travers notamment un formulaire d'adhésion. En savoir plus 

💻 Comment faciliter le paiement en ligne des adhésions ? 

Le paiement en ligne est aujourd'hui couramment utilisé et il y a fort à parier que vos adhérents l'appellent de leurs vœux. A vous de leur proposer une solution efficace et adaptée à leurs pratiques. En savoir plus 

💸 Comment lever le frein financier ?

Vous avez dû le comprendre, plusieurs adhérents ont du mal à régler leurs cotisations, car ils n'ont tout simplement pas les moyens de le faire, vous pouvez donc leur présenter des solutions en proposant par exemple des exonérations temporaires. En savoir plus 

Et voilà, vous avez maintenant à votre disposition un éventail de solutions pour préserver la santé financière de votre association, mais aussi votre base de membres. A vous désormais de choisir lesquelles mettre en œuvre !

Une fois votre choix effectué, assurez-vous qu’il est connu de tous les membres pouvant être concernés. Vous pouvez pour cela ajouter l’information à vos newsletters, ou encore directement sur votre site internet, en particulier pendant la période de renouvellement des adhésions.