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Réunions à distance : comment être efficace pour son association ?

Corinne

Nous sommes en 2020 après JC. Toute la France est confinée. Toute ? Pas loin. Et avec ce confinement, les Français apprennent (tous) à faire des réunions de travail à distance

Depuis nos salons, nos salles à manger ou parfois même nos chambres, nous nous plions à cette nouvelle manière de travailler ensemble, malgré la distance.

Si nous vous avons déjà partagé nos conseils pour mener des réunions de travail efficaces, la distance apporte une nouvelle composante qu’il est indispensable d’intégrer pour éviter de faire perdre du temps à tout le monde.

Confinement ou pas, il y a fort à parier que le télétravail se poursuive (par goût ou par contrainte). Alors, autant faire en sorte que les réunions soient les plus efficaces possibles.

Dans cet article, nous vous partageons donc des conseils issus de notre expérience - confinée elle aussi - sur le sujet, à savoir :

En fin d’article, vous trouverez un bref récapitulatif de ces bonnes pratiques. 

Vous n’avez pas le temps de lire cet article ? 
Téléchargez sa fiche technique ! 

A vos webcams, prêts ? Réunionnez ! 

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La préparation d'une réunion de travail à distance 

Evidemment, les réunions de travail à distance ne sont pas les seules à nécessiter une préparation minutieuse. Mais celle-ci est d’autant plus importante que la distance crée forcément une difficulté supplémentaire.

Plusieurs ingrédients sont donc indispensables en amont d’une réunion de travail lorsque les participants ne sont pas dans la même pièce.

Un ordre du jour clair

Une réunion sans objectif clair est une réunion qui ne sert à rien.

En amont de la réunion, déterminez son objectif global : une décision stratégique doit-elle être prise à son issue ? Est-ce une réunion de coordination et de partage de l’information ? Est-ce un point d’avancement d’un projet ? De validation d’un plan ?

L’objectif de la réunion déterminera évidemment ce qui s’y dira, ainsi que les personnes qui doivent être présentes. Nombre de réunions pourraient être évitées si leur ordre du jour était clair. Le temps de toute votre équipe est précieux, autant ne pas le gaspiller. 

Déterminez l’ordre du jour de la réunion, et partagez-le avec les invités.

Les personnes présentes à la réunion et les rôles

Multiplier le nombre de participants crée souvent de la complexité.

Mieux vaut donc faire une réunion en petit comité, uniquement avec les personnes indispensables pour discuter de l’ordre du jour.

Evidemment, prenez des notes pendant la réunion et partagez le compte rendu à l’ensemble de l’équipe par la suite. Petit comité ne signifie pas que l’information ne doit pas circuler !

Pendant la réunion, répartissez les rôles entre les personnes présentes. Nous en avons généralement trois dans nos réunions chez AssoConnect : 

  • Un coach : à l’image d’un coach sportif, c’est lui qui bat la cadence et fait avancer la session afin d’atteindre l’objectif ;
  • Un scribe qui prend notes des remarques, commentaires, décisions et prochaines étapes. Son rôle est crucial : son travail de compte rendu sera partagé aux personnes absentes et permet de garder un historique ;
  • Un maître du temps : il est responsable de la tenue du programme afin que la réunion ne s’éternise pas. Il rappelle le temps prévu pour chaque discussion et fait avancer la réunion si des sujets s’éternisent.

Dans certaines réunions, il peut être intéressant d’inviter un observateur pour aider ou conseiller sur un sujet en particulier. Son temps à lui est également précieux, attention donc à ce que ce soit réellement utile.

association-reunions-travail-distance-efficacesEva est toujours au taquet, 
pour être la coach de la réunion, et l'animer ! 

Une présentation envoyée en amont 

Si le sujet de la réunion est complexe ou stratégique, avoir les éléments en amont est indispensable pour les personnes présentes. 

L’objectif de la réunion n’est pas de découvrir des choses, mais bien de trancher. Il est donc nécessaire de ne pas perdre de temps sur l’exposition des faits mais d’en consacrer à l’essentiel : discuter et débattre pour arriver à une décision.

Dans ce cas, nous vous conseillons d’envoyer en amont de la réunion le support de discussion. Qu’il s’agisse d’un simple document ou d’une présentation travaillée importe peu, cela doit par contre apporter suffisamment d’informations (chiffres, contexte, etc.) pour que les discussions soient intéressantes et efficaces. Evidemment, il est indispensable que les personnes présentes lors de la réunion aient lu ce document en amont et préparé leurs questions et remarques.

Bref, une réunion, ça se prépare !

Maîtriser l'aspect technique 

Le challenge d’une réunion à distance pour une association : créer les conditions idéales pour ne pas perdre en efficacité par rapport à une réunion en présentiel.

Pour cela, pas de doute, la technique doit être votre amie. Choisir un outil inadapté a de bonnes chances de transformer votre réunion en cauchemar. 

Bonne nouvelle, de nombreuses possibilités s’offrent à vous. Nous n’allons pas nous étendre sur les différents outils (mais pour cela, vous pouvez télécharger notre comparatif des outils de visioconférence pour associations), mais insister sur un point particulier : la technique ne doit pas interférer dans le déroulé de la réunion.

Pour cela, assurez-vous que le lien de connexion est connu de tous les participants et ne requiert aucune action supplémentaire (ex : un login difficile à trouver, une validation par différentes personnes, installer au moment de la réunion l’application de visioconférence ou une mise à jour, etc.). 

Veillez simplement à : 

  • indiquer de manière claire dans l’invitation à la réunion le lien sur lequel il faut se connecter,
  • paramétrer un rappel au moins 5 minutes avant pour que les participants soient présents à l’heure (c’est finalement un peu l’équivalent de se déplacer jusqu’au lieu de la réunion pour commencer à l’heure).

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Les règles du jeu lors d'une réunion de travail à distance en association

Avant de rentrer dans le vif de la réunion, il est indispensable de se mettre d’accord sur des règles et de les partager à l’ensemble des participants.

Voici celles que nous appliquons chez AssoConnect et qui ont fait leurs preuves.

La webcam obligatoire pour tout le monde

Vous le savez sans doute, la communication ne passe pas uniquement par les mots que l’on emploie. Cela passe également (et majoritairement) par le ton mais aussi la gestuelle, les expressions du visage, l’attitude, les réactions. 

Quand tout le monde est dans la même pièce, ces éléments sont perceptibles directement. Lorsque chacun est derrière son écran, c’est une toute autre histoire. 

Pour perdre au minimum ces aspects de la communication, il n’y a pas 36 000 solutions : la webcam est indispensable. Les réactions des personnes présentes à la réunion seront ainsi perceptibles visuellement et alimenteront sensiblement les discussions.

Loin de nous l’idée de vous pousser à l’achat, mais l’acquisition d’une webcam s’impose si les participants de la réunion ne sont pas équipés. Cela fait vraiment partie des choses qui changent la donne côté efficacité des réunions de travail. 

Halte aux notifications et autres pollutions

Si vous avez suivi nos conseils à la lettre, seules les personnes directement impliquées dans le sujet participent à votre réunion. Il est donc indispensable qu’elles soient toutes concentrées à 100% sur le sujet traité.

Or, un écran d’ordinateur peut facilement se transformer en paradis de la notification et toute autre forme de distraction.

Et évidemment, il est humain d’être tenté de faire plusieurs choses en parallèle (traiter ses mails, répondre à un autre message, compléter sa to-do list, etc.) - ce qui est possible à distance. 

Mais pas besoin d’être un génie pour savoir que c’est une mauvaise option. Faire deux choses en parallèle est généralement le meilleur moyen de ne rien faire bien : il est impossible de se concentrer sur deux choses à la fois.

Pendant une réunion à distance, la règle est donc claire (et doit être dite et répétée) : rien ne doit interférer dans la réunion. Elle n’en sera que plus efficace.

Idéalement, chaque personne est invitée à : 

  • couper l’ensemble de ses notifications,
  • fermer tous les onglets de son navigateur internet qui ne concernent pas la réunion,
  • fermer toutes les applications non indispensables pour le sujet de la réunion.

Le rôle des notifications est de nous distraire. Libre à nous de les faire taire quand la concentration et la disponibilité d’esprit doivent être de mise.

Les micros coupés

Une réunion à distance avec plus de trois ou quatre personnes peut rapidement se transformer en une expérience (très) désagréable s’il n’y a pas un minimum de discipline.

Pour cela, invitez les personnes à couper leur micro lorsqu’elles ne parlent pas. Pourquoi ? Tout simplement pour éviter les pollutions et autres parasitages sonores. 

Cela n’a rien à voir avec une éventuelle mauvaise volonté de la part des participants. Que l’on vive en ville, avec des enfants ou même un animal domestique, toutes les interventions sonores ne sont pas forcément de notre ressort. Il s’agit donc de les éviter au maximum pour ne pas dégrader la qualité des échanges

Evidemment, n’oubliez pas de réactiver votre micro lorsque vous voulez prendre la parole (faute de quoi vous entendrez "attends, ton micro est désactivé" - ce qui doit être l’une des phrases les plus dites de l’année !).

Un code commun pour régir les réactions

Ce point va de pair avec le précédent. 

Pour éviter les pollutions sonores, il est possible de créer à distance des nouvelles formes d’interactions écrites. L’idée est simplement d’utiliser le "tchat" qui est généralement disponible sur tous les outils de visioconférence afin de faire connaître son avis sans avoir besoin de prendre la parole (activer son micro, parler, désactiver son micro). 

Ce langage écrit peut passer par des émoticônes qui ont l’avantage d’être explicites et visuelles. Le souci : tout le monde n’est pas forcément à l’aise avec leur utilisation (ou le fait de savoir où les trouver). 

Sinon, rien ne vous empêche de créer votre propre "code commun" avec des signes de ponctuation à partager dans le tchat. Chez AssoConnect, nous utilisons les éléments suivants pour éviter d’interrompre les échanges oraux :

  • ! pour "j’ai un commentaire",
  • ? pour "j’ai une question",
  • < pour "j’ai une réponse directe (courte et factuelle) à la question qui vient d’être posée",
  • + ou ++ signifie "je suis d’accord" ou "je suis tout à fait d’accord",
  • - ou - - signifie "je ne suis pas d’accord" ou "je suis en total désaccord".

Si vous vous rendez compte que certains messages manquent, n’hésitez pas à les créer, et même les partager en commentaire de cet article !

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Ritualiser les réunions récurrentes

Dans la vie d’une équipe associative, certaines réunions ont lieu régulièrement, chaque semaine ou chaque mois par exemple.

Pour celles-ci, nul besoin de réinventer la roue. En revanche, cadrer les choses est nécessaire.

Faire le tri dans les réunions

Commencez par répondre à ces questions : 

  • Quel est objectif de cette réunion ? 
  • Qui doit nécessairement y participer ? 
  • Qu’est-ce qui doit être préparé en amont ? 

Lutter contre la réunionite aigüe est d’autant plus indispensable lorsque nos rendez-vous se tiennent à distance. Sans cela, une journée peut rapidement se transformer en un chapelet de visioconférences qui s'enchaînent : c’est épuisant et pas forcément efficace.

Nous vous invitons donc à faire le tri parmi les réunions habituelles pour ne garder que celles qui sont essentielles. Si vous arrivez à dégager du temps, vous pourrez le mettre à profit pour d’autres types d’interactions humaines - pour cela, n’hésitez pas à découvrir notre article sur les quatre pistes pour garder le contact avec vos adhérents et bénévoles.

Cadrer ces réunions associatives

Revenons à nos moutons : une fois que vous avez fait le tri dans vos réunions récurrentes indispensables, cadrez les choses et partagez-les avec les personnes impliquées. 

Deux avantages principaux à cela : 

  • éviter les sorties de route, c’est-à-dire que les réunions dérapent et se transforment en d’autres réunions,
  • avoir un cadre clair et écrit à partager aux personnes qui rejoignent votre équipe.

Pour illustrer notre propos, voici comment se déroulent les réunions hebdomadaires de l’équipe Marketing.

Elles ont lieu tous les lundis matins, et leur objectif est de faire circuler l’information au sein de l’équipe. Rappelez-vous : distance ne signifie pas isolement.

Elles se déroulent systématiquement de la même manière, selon une sorte de rituel simple : 

  • Tout le monde se connecte à l’heure sur le lien présent dans l’invitation de la réunion ;
  • Un coach, un scribe et un maître du temps sont désignés sur la base du volontariat ;
  • Le coach distribue la parole à tour de rôle et chacun est invité à partager en une minute : 
    • Vert = tout va bien, 
    • Orange = ça va moyen, 
    • Rouge = ça ne va pas. 
    • Sa "météo", c’est-à-dire comment il se sent, au moyen d’une couleur : 

C’est un moyen facile et rapide de connaître le moral des troupes. Identifier un éventuel état de fatigue ou de stress est indispensable pour s’adapter à la situation de la personne et voir comment on peut éventuellement l’aider ; 

    • Ses célébrations de la semaine précédente. Il peut s’agir d’une victoire professionnelle (sortie d’un article, finalisation d’un livre blanc, lancement d’une campagne de communication, réalisation d’une étude, résultats obtenus, etc.) comme une bonne nouvelle personnelle ;

Reunion-distance-assoPour célébrer les victoires de son équipe, comme Pierre,
organiser votre réunion hebdomadaire !

    • Son grand objectif de la semaine, c’est-à-dire ce sur quoi la majorité des efforts de la semaine seront tournés. Cela permet aux autres participants de voir s’il est nécessaire ou utile de prêter main forte à la personne sur cette thématique en particulier. Par exemple, si Mathilde, notre responsable événementiel, organise deux événements pendant la semaine, il est possible que Marion, notre stagiaire, doive mettre un petit coup d’accélérateur sur la communication et que je relance de mon côté les partenaires pour qu’ils relaient l’information.
  • Le scribe prend note de ces différents éléments partagés sur un espace accessible à tous les participants de la réunion.
  • Suit le sujet de la semaine - identifié la semaine précédente - présenté par une personne de l’équipe. Généralement, un support de présentation est affiché via un partage d’écran lors de cet échange.
  • Si cela est nécessaire et pertinent, les informations de la part des autres équipes sont partagées à ce moment-là (ex : un recrutement en cours, un résultat obtenu sur un sujet en particulier, etc.).
  • Enfin, la réunion hebdomadaire dans notre équipe se termine par l’identification du sujet qui sera présenté la semaine suivante.

La ritualisation de ce rendez-vous permet à chacun de préparer parfaitement ce qu’il partagera - il n’y a pas de surprise sur le coup - et de gagner en efficacité. Il n’est pas rare que ces réunions durent moins longtemps que les 45 minutes prévues.

Evidemment, si cette ritualisation fonctionne bien pour notre équipe, elle n’est pas forcément adaptée à la vôtre. Aussi, nous vous invitons à prendre le temps de vous poser sur vos pratiques et à les remettre en question. Nous ne doutons pas que vos habitudes sont solidement ancrées et certainement bien pensées, mais il y a toujours une petite marge de progression, alors autant la saisir !

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En bref

👀 Comment préparer une réunion à distance pour votre association ?

Pour être efficace lors de vos réunions d’association, pensez à bien préciser son objectif, à inclure les personnes indispensables pour mener à bien cette mission. Enfin, définissez les rôles de coach, scribe et maître du temps. En savoir plus

👍 Quelles sont les bonnes pratiques d’une réunion à distance pour votre association ?

Pour que vos réunions à distance se passent comme sur des roulettes, quelques règles sont fondamentales : activer sa webcam, stopper ses notifications extérieures, couper son micro lorsque l’on ne parle pas, réagir avec le code commun défini préalablement. En savoir plus

💫 Comment votre association peut ritualiser les réunions récurrentes à distance ?

Après avoir défini les réunions qui doivent nécessairement avoir lieu de façon régulière, cadrez-les ! Pour cela, découvrez le déroulement de notre réunion hebdomadaire dans l’équipe marketing d’AssoConnect ! En savoir plus 

Vous souhaitez conserver cet article ? 
Téléchargez sa fiche technique ! 

Reunion-distance-association

Nous espérons que cet article vous aura donné des pistes intéressantes pour mettre en place des réunions aussi efficaces que possible pour votre association, malgré la distance.

Si nous espérons évidemment pouvoir bientôt refaire des réunions ensemble autour d’une table, nous essayons ici de voir le verre à moitié plein et d’en tirer des bons réflexes pour aujourd’hui… et pour demain !

Si vous avez expérimenté des choses qui fonctionnent dans vos réunions d’association à distance, n’hésitez pas à les partager en commentaire ci-dessous, tous les retours d’expérience sont bons à prendre ;)

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