Comment organiser une tombola pour son association ?

En cette période difficile, que diriez-vous de positiver ? Si le Covid-19 a apporté son lot de challenges et de nouvelles restrictions budgétaires pour le secteur associatif, à votre tour de lui faire un pied de nez.

Naturellement, le contexte vous pousse à limiter les rassemblements physiques et autres manifestations publiques. Cependant, rien ne vous empêche d’organiser des événements pour votre association à distance !

Parmi les possibilités qui s’offrent à vous, la tombola présente un double avantage : elle vous permet d’animer et de fédérer votre communauté, tout en collectant des fonds.

Toutefois, au-delà de son aspect "fun", la tombola - comme tout autre jeu d’argent - doit respecter un cadre légal et juridique assez strict. Nous allons détailler ensemble les précautions à prendre et les étapes à respecter pour que votre événement remporte un franc succès !

Au programme du jour :

• • Qu’est-ce qu’une tombola ?
  • Qui a le droit d’organiser une tombola ?
  • Comment obtenir l’autorisation officielle ?
  • Que doit contenir le règlement de votre tombola ?
  • Comment en faire un succès ?
  • Comment organiser la remise des lots ?
  • Comment AssoConnect peut vous aider à organiser votre tombola ?

Prêt à tenter votre chance ? C’est parti !

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Qu’est-ce qu’une tombola ?

Si le terme "tombola" a quelque peu pris la poussière dans votre esprit, laissez-nous le remettre au goût du jour pour vous.

Le principe de la tombola

Les règles de la tombola sont simples comme bonjour : c’est un jeu de hasard qui permet de gagner, par tirage au sort, des lots de nature très variable. La participation au jeu est conditionnée par l’achat d’un ou de plusieurs tickets à tarif unique.

Libre à vous de décider de la nature des lots : cela peut être des objets (le plus courant), mais aussi des expériences, des services, etc. Concernant le tirage au sort, si vous n’êtes pas tenu de faire appel aux services d’un huissier, nous vous le recommandons tout de même : cela permet de rassurer les participants sur le professionnalisme de l’organisation.

A défaut, nous vous conseillons de procéder au tirage au sort dans des conditions qui garantissent l’égalité des chances. Par exemple, vous pouvez imaginer le réaliser en direct et en vidéo devant les participants. Ainsi, vous sauvegardez l’image de sérieux de votre organisation et votre honnêteté ne pourra être remise en cause !

Le prix de la participation

Le prix des tickets de tombola n’est pas plafonné et est laissé à votre libre appréciation. Le seul prérequis est de proposer un tarif unique à tous les participants : cette accessibilité est caractéristique du format tombola.

Suivant cette logique, nous vous conseillons de déterminer un prix raisonnable, entre 5 et 10€ l’unité par exemple, pour préserver l’esprit inclusif du jeu tout en permettant des recettes intéressantes.

Les avantages du format tombola

Les besoins de financement des associations n’ayant pas ralenti avec la crise sanitaire, sachez que la tombola est un excellent vecteur pour réaliser d’importantes collectes de fonds. En effet, contrairement aux ventes aux enchères par exemple, ici le nombre de ventes est illimité et le tarif est unique. Cela permet de générer un effet de volume (quantitatif) plutôt qu’un effet de valeur (qualitatif).

Cet aspect nous amène au deuxième avantage de la tombola : elle est, par nature, populaire. Quel que soit le budget des participants, une chance concrète de gagner leur est assurée contre une somme modique.

Enfin, et ce n’est pas négligeable : la tombola est toujours un moment très sympathique. Les lots mis en jeu suscitent de l’excitation et un engagement fort des participants, tandis que le suspense lié au tirage au sort est générateur d’engouement. Les tombolas sont généralement des événements très fédérateurs et bon enfant : chacun a le sentiment d’y être gagnant !

Organiser une tombola ?
C'est un grand "oui" pour Salma !

Voici quelques cas d’usage intéressants du format tombola :

• • Les tombolas solidaires : récemment, la crise sanitaire du Covid-19 a vu naître de nombreuses initiatives en soutien au personnel soignant. Parmi elles, la tombola Stars Solidaires a été co-organisée par AssoConnect et trois jeunes entrepreneures de 25 ans. Elle mettait en jeu 200 objets de célébrités et expériences avec elles, au tarif unique de 10€ le ticket. En deux semaines, l’initiative a permis de collecter 1,6 million d’euros, reversés aux hôpitaux français sous forme d’achat de matériel médical.
  • Les tombolas scolaires : un classique qui fait toujours ses preuves. De la maternelle aux études supérieures, ce format d’événement est idéal pour compléter les budgets des voyages scolaires, sorties pédagogiques ou encore des achats d’équipement. Quel enfant n’a jamais vendu de ticket de tombola à ses parents ? Sympathique et peu contraignante, la tombola est idéale pour collecter rapidement des fonds : l’effort consenti est minime (acheter un ticket à 2, 5 ou 10€) tandis que la récompense à la clé est précieuse (permettre aux enfants ou étudiants de s’épanouir à travers un nouveau projet).
  • Les tombolas pour les associations sportives : osez solliciter vos sponsors pour obtenir gracieusement des objets à mettre en jeu ! La tombola est l’occasion de booster la santé financière de votre association, une bonne nouvelle pour vous… comme pour les heureux gagnants ! Ainsi, autant travailler de concert et unir vos forces. Par exemple, une association de voile pourrait solliciter auprès de ses sponsors des dons de kits de survie, d’annexes, de radios marines, etc. Des lots qui raviront à coup sûr sa communauté d’adeptes !

Ces exemples sont déclinables à l’infini : les lots mis en jeu peuvent également être artisanaux, consommables, offerts par les commerçants locaux, etc. Les canaux sont multiples pour susciter l’intérêt des joueurs et déclencher un maximum de participations. 

Laissez libre cours à vos envies : si vous êtes vous-mêmes tenté de participer à votre propre tombola, c’est bon signe !

Qui a le droit d’organiser une tombola ?

Avant de vous lancer dans l’organisation de votre tombola, posez-vous une question essentielle : votre association a-t-elle légalement le droit d’organiser ce type d’événement ?

En effet, la loi encadre très strictement les jeux d’argent, et les interdit par principe (articles L322-1 et L322-2 du Code de la Sécurité Intérieure). Néanmoins, les articles L320-6 et L322-3 ménagent l’exception qui nous intéresse :

Sont exceptées des dispositions de l'article L. 320-1 les jeux d'argent et de hasard exploités par des personnes non-opératrices de jeux et pour lesquels le gain espéré est constitué d'objets mobiliers exclusivement destinés à des actes de bienfaisance, à l'encouragement des arts ou au financement d'activités sportives à but non lucratif, lorsqu'elles ont été autorisées par le maire de la commune où est situé le siège social de l'organisme bénéficiaire et, à Paris, par le préfet de police.

Si nous récapitulons, il est donc possible d’organiser des jeux d’argent - dont des tombolas - à condition que ceux-ci :

• • soient exploités par des personnes non-opératrices de jeux,
  • proposent uniquement des gains mobiliers (pas d’immobilier),
  • soient exclusivement destinés à des actes de bienfaisance, à l’encouragement des arts ou au financement d’activités sportives à but non lucratif. Cet objet doit être inclus dans les statuts.

Vous respectez les conditions évoquées ci-dessus ? Parfait, vous êtes à deux doigts de vous lancer dans l'organisation de votre tombola. Il ne vous manque plus que le feu vert de la mairie !

Comment obtenir l’autorisation officielle d’organiser une tombola pour votre association ?

Nous l’avons vu, l’organisation des jeux d’argent est strictement encadrée sur le volet légal. Juridiquement parlant, vous devrez obtenir une autorisation préalable, aussi appelée "agrément".

Elle peut vous être accordée : 

• • par la préfecture de police, si le siège de l’organisme bénéficiaire est situé à Paris,
  • par la mairie de la commune, si le siège est situé ailleurs en France.

Cette précaution est loin d’être superflue : toute tombola peut donner lieu à des comportements frauduleux : extorsion, tricherie, etc. Quand vous entamez cette démarche, il est donc essentiel de convaincre l’institution compétente du sérieux de votre événement, de son caractère de bienfaisance, etc. Votre tombola devra ainsi répondre à plusieurs critères, que nous allons détailler ci-dessous.

Les frais

Sans qu’il s’agisse d’un article de loi, il est communément admis que les frais de la tombola ne peuvent dépasser 15% du montant total collecté. Ainsi, vous devrez consacrer au moins 85% des montants collectés à l’objectif initial de la tombola.

Par exemple, les sommes récoltées ne doivent pas servir à régler des frais de fonctionnement, des dépenses courantes ou à combler un déficit dû à une mauvaise gestion. Vous devrez pouvoir justifier leur emploi. 

Dans ce cadre, il vous faudra remplir le Cerfa n°11823*03 et le transmettre conformément aux instructions publiées sur le site du service public.

Pour les associations parisiennes, le contact de la préfecture est le suivant : pp-dpg-association@interieur.gouv.fr 

Les seuils de ventes estimées

En amont de l’événement, vous devrez également évaluer le montant total que vous espérez collecter. 

L’exercice pouvant être difficile, voire un peu hasardeux, nous vous conseillons de prévoir large, par sécurité. En effet, si le montant réellement collecté dépasse celui indiqué dans l’autorisation, vous devrez en demander une nouvelle afin de pouvoir continuer l’événement. Autant s’éviter de potentielles complications, n’est-ce pas ?

Une fois ce fameux seuil de ventes estimé, deux cas de figure se présentent : 

• • Au delà de 7 500€ de ventes estimées, vous devrez fournir le dernier bilan financier de votre association,
  • Au delà de 30 000€ de ventes estimées, l’avis du trésorier payeur général, ainsi que celui de la Direction Régionale des Finances Publiques (DRFIP) seront sollicités pour l’autorisation.

Nous vous conseillons de fournir le plus d’éléments de contexte possible venant justifier du bien-fondé de votre démarche et du sérieux de l’organisation (huissier pour le tirage au sort, présentations diverses, budget prévisionnel des dépenses pour justifier que les 15% ne seront pas dépassés, etc.).

La documentation

Par ailleurs, il vous faudra également fournir les statuts de l’association ainsi que le règlement de la tombola, sur lequel nous allons nous pencher dans quelques instants.

Le délai

Selon les périodes de l’année, les délais de traitement de la mairie et de la préfecture peuvent être très variables. Nous vous conseillons donc d’entamer les démarches au moins un mois avant la date de l'événement, voire deux afin de l’aborder plus sereinement.

Que doit contenir le règlement de la tombola ?

Comme nous l’évoquions ci-dessus, dans le cadre de l’organisation d’une tombola, vous êtes tenu de rédiger un règlement exhaustif et de le rendre accessible à tous.

Emily a besoin de conseils pour
rédiger le règlement de sa tombola

Cette obligation est précisée dans l’article L.121-38 du Code de la consommation : "Le règlement des opérations ainsi qu’un exemplaire des documents adressés au public doivent être déposés auprès d’un officier ministériel qui s’assure de leur régularité. Le règlement mentionné ci-dessus est adressé, à titre gratuit, à toute personne qui en fait la demande."

Le règlement doit être clair, exhaustif, et notamment contenir : 

• • les informations légales sur la structure juridique qui organise la tombola (dénomination sociale de votre association, siège social, etc.),
  • le ou les objectif(s) de la tombola,
  • les dates de début et de fin de la tombola : les participants doivent savoir jusqu’à quand ils ont la possibilité de jouer. Si la durée de la tombola est laissée à votre libre appréciation, par expérience, nous vous conseillons une durée de deux semaines pour des tombolas virtuelles, afin de laisser au bouche-à-oreille le temps de faire son effet, tout en gardant une période restreinte,
  • le prix unique de vente des tickets,
  • les règles de participation au jeu : comment acheter un ticket, quelles cartes bancaires sont acceptées, qui peut participer (situation géographique, tranche d’âge, etc.), etc.,
  • la date et la méthode de tirage au sort,
  • la date et le processus de distribution des lots (retrait, livraison, etc.),
  • les aménagements spécifiques : vie privée, gestion des données personnelles, droit d’utilisation de l’image des gagnants, limites de responsabilité, etc.). 

Pour vous faire une idée encore plus précise du contenu de votre règlement, vous pouvez retrouver ici le règlement de la tombola Stars Solidaires.

A propos de la défiscalisation

Les montants collectés dans le cadre de la tombola ne seront pas soumis à l’imposition dans le cas où ces deux conditions sont respectées :

• • la gestion de l’association est désintéressée, 
  • l’activité reste exceptionnelle et marginale par rapport aux autres activités de l’association.

L’exonération est de droit si l’association mène des actions d’intérêt général et n’a pas organisé dans la même année civile plus de cinq événements ayant dégagé des recettes exceptionnelles (spectacles, conférences, expositions, kermesses, fêtes, etc.).

De manière générale, l’exonération est également possible si la tombola est qualifiable d’activité non-lucrative.

Enfin, l’exonération est encore possible, même si l’activité est analysée comme lucrative, dans le cas où les conditions cumulatives suivantes sont remplies :

• • l’ensemble des recettes lucratives de l’association est inférieur à 60 000€ sur la durée de l’année civile (ce montant est réévalué tous les ans, et était de 61 634€ pour l’année 2017 par exemple),
  • les recettes lucratives occupent une place marginale dans le budget de l’association.

Afin de bénéficier de l’exonération, il vous faut :

• • informer, au plus tard 24 heures avant l’événement, par simple lettre, le service des impôts du siège social de l’association,
  • envoyer à ce même service un relevé détaillé des recettes et des dépenses, dans les 30 jours suivant la manifestation.

Quels risques encourt votre association si le règlement n’est pas respecté ?

Pour la survie de votre association, il convient de prendre cette question du règlement très au sérieux. Le non-respect de la réglementation peut entraîner jusqu’à :

• • 30 000€ d’amende ainsi que de l’interdiction des droits civiques pour les personnes civiques,
  • une amende de 150 000€ et la fermeture définitive de l’association pour les personnes morales.

Comment faire de votre tombola un succès ?

Bien s’organiser en amont : définir des rôles clairs et un rétroplanning précis

Il n’y a pas de mystère : tout le succès de votre tombola repose sur la qualité de son organisation. Pour mener à bien votre projet, donner aux gens l’envie d’y participer, intéresser les médias et collecter un maximum d’argent, vous aurez besoin d’avoir une gestion interne très bien huilée.

Voici 3 règles d’or que nous vous recommandons chaudement d’appliquer :

Nommer des leaders d’équipe 

Pour chaque grand pôle de travail (communication, juridique, logistique, SAV, etc.), définissez de manière collégiale un responsable. Celui-ci aura notamment la charge de coordonner les personnes de son équipe, de cadrer leur travail et les délais, et de communiquer aux autres chefs d’équipe - idéalement de manière quotidienne - les avancées de la veille ainsi que le programme du jour.

Indéniablement, cette organisation vous permettra d’avancer de manière plus efficace et sereine. Ne pas attribuer de rôle clair à chacun, c’est prendre le risque que les équipes s’occupent à la fois de tout et de rien, et que certains sujets soient oubliés... jusqu’à ce qu’il soit trop tard pour bien s’en occuper ! 

Travailler sur des documents collaboratifs en ligne 

Cela facilite le travail à distance et permet à chacun d’avoir le même niveau d’information au même moment. Vous pouvez aisément mettre à jour des tableaux, requérir l’avis des uns et des autres sur des écrits, etc.

Bon à savoir : pour utiliser les outils de travail collaboratif de Google (Google Docs, Google Sheets, Google Slides, etc.), vous n’aurez besoin d’une adresse Gmail que pour créer les documents, et pourrez ensuite les ouvrir à tous types d’adresses mail pour modification. 

Pas d’inquiétude à avoir, tout le monde y aura donc accès sans être obligé de se créer de nouvelle adresse !

Définir un rétroplanning précis 

Du début des préparatifs au jour J, définissez un calendrier exhaustif des tâches à effectuer chaque semaine, jour par jour. Fixez-vous des paliers à atteindre en fonction des dates, en gardant toujours en tête que l’on n’est jamais trop en avance.

Avec un rétroplanning aussi carré,
Séaliah est prête à tout affronter !

Ne lésinez pas sur l’adage "prudence est mère de sûreté" : même si les imprévus et autres petites péripéties font partie du jeu, mieux vaut les anticiper autant que possible !

Bien communiquer en externe : auprès de votre communauté et des médias

De manière assez évidente, la communication auprès de votre communauté doit être votre priorité. S’il est dans votre intérêt que la tombola touche la plus large audience possible, autant commencer par celle que vous connaissez bien, et qui vous connait aussi. 

En amont de l'événement, mais aussi pendant et après, prévoyez de communiquer de manière régulière et attractive sur vos réseaux sociaux ainsi qu’à travers votre newsletter.

Ne sous-estimez pas la portée du bouche-à-oreille : si l’ensemble de votre base de données est emballée par votre événement, il y a de fortes chances pour que ces personnes en parle autour d’elles… C’est le début !

Pour voir un peu plus large, vous pouvez également envisager d’informer les médias sur votre événement. Cette démarche sera pertinente si votre événement revêt une dimension "exceptionnelle" :

• • vous attendez une participation très large,
  • les lots proposés sont remarquables,
  • c’est la première fois qu’un événement de ce genre est organisé dans votre commune, etc.

Si tel n’est pas le cas, à moins de connaître le correspondant local du journal qui vous intéresse, il y a de fortes chances que les journalistes ne couvrent pas votre événement, qui ne leur semblera pas suffisamment concernant pour leur lectorat.

Comment organiser la remise des lots de votre tombola ?

Une fois l’organisation bouclée et l’événement terminé, l’euphorie et la fatigue peuvent vous faire penser que la remise des lots n’est plus qu’une formalité.

Nous vous conseillons, au contraire, de ne pas négliger cette dernière étape, de bien encadrer les différents types d’envois et de respecter des délais raisonnables afin que les attentes des gagnants ne soient pas déçues.

• • Si votre tombola était physique, le plus simple sera d’opter pour une remise des lots en mains propres. Vous évitez ainsi tout risque de mauvaise surprise et avez l’occasion d’organiser un moment sympathique pour les gagnants.
  • Si votre tombola s’est déroulée en ligne, nous vous conseillons l’envoi des lots par colis recommandé. Bien sûr, gardez toutes les preuves d’envoi et assurez-vous du suivi du colis.

Bon à savoir : il n’est pas possible d’interdire à un gagnant de revendre son lot, en revanche vous pouvez tout à fait l’inciter à ne pas le faire dans la communication de votre événement. Libre à lui d’agir ensuite !

Comment AssoConnect peut vous aider à organiser votre tombola ?

Organiser une billetterie en ligne, la publier sur votre site Internet ou encore communiquer facilement auprès de votre base de membres sont autant de tâches qu’AssoConnect peut vous aider à réaliser simplement.

Grâce à son module billetterie, notre logiciel vous permet de mettre en ligne votre tombola en quelques minutes et de gérer facilement la communication, les participations, le paiement en ligne et le suivi financier depuis un même endroit.

En quelques clics, vous pouvez créer vos tarifs, fixer ou non une limite de participants, ajouter des visuels, personnaliser vos billets et collecter les informations utiles sur les joueurs. Que votre site Internet soit géré avec ou sans AssoConnect, vous pourrez y intégrer la tombola sur la page de votre choix.

Par ailleurs, vous pourrez aisément suivre en temps réel le nombre des ventes réalisées grâce au paiement en ligne et rembourser un participant en deux clics en cas de pépin.

En somme, toutes les conditions seront réunies pour que vous puissiez gérer le déroulement de votre tombola de la façon la plus sereine et éclairée possible. Plus qu’à profiter du jeu avec vos participants !

En bref

🎲 Qu’est-ce qu’une tombola ?

Une tombola est un jeu de hasard offrant des lots à gagner par tirage au sort. Ce type d’événement, ludique et générateur d’engouement, représente une belle occasion pour votre association de recueillir d’importants volumes de fonds. En savoir plus

🙋‍♂️ Qui a le droit d’organiser une tombola ?

Comme tout jeu d’argent, la tombola est strictement encadrée par la loi. Vous n’aurez le droit d’en organiser que si votre association et le type de gains que vous mettez en jeu répondent aux différents impératifs juridiques. En savoir plus

✨ Comment faire de votre événement un succès ?

Organisation, répartition des tâches et communication doivent être vos maîtres-mots. Prenez le temps de soigner tous les détails afin que les participants soient dans les starting-blocks le jour J ! En savoir plus

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Si les tombolas ont un grand potentiel fédérateur et financier pour votre association, ces événements ne s’improvisent pas. Ils restent des jeux d’argent, et sont de fait encadrés par de nombreuses contraintes réglementaires, qu’il ne faut pas prendre à la légère.

Par ailleurs, si vous y diffusez de la musique, n'oubliez pas de le déclarer auprès de la SACEM pour éviter toute déconvenue.

Une fois votre projet bien structuré, la création d’une belle billetterie en ligne, qui offrira une expérience utilisateur plaisante aux participants, permettra à votre tombola de battre tous les objectifs fixés !

Pour que la chance vous sourie, ne laissez rien au hasard... Bonne préparation !