Note de frais pour bénévole d’association : fonctionnement et modèle

Pour accomplir leurs missions, vos bénévoles effectuent parfois des dépenses avec leur propre argent. Si votre association est autorisée à rembourser leurs frais bénévoles, comme pour des salariés, alors l’établissement d’une note de frais pour bénévole d’association en bonne et due forme est indispensable !

Sur papier ou dématérialisé, ce document permet aux bénévoles de justifier les dépenses engagées et aux associations de procéder à leur remboursement de façon transparente. 

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Votre association fonctionne grâce à l’engagement de bénévoles ? Contrairement aux salariés associatifs, ces volontaires donnent de leur temps à votre organisme sans contrepartie !

S’il est légitime qu’ils ne s’enrichissent pas pendant ce temps de bénévolat, ils ne doivent pas non plus prendre à leur charge les dépenses réalisées dans le cadre de leurs activités (matériel, transport, repas, etc.). 

Comme les frais professionnels des salariés d’entreprise et d’association, il est tout à fait possible de rembourser les frais de vos bénévoles, à condition de respecter certaines conditions.

Les conditions du remboursement des notes de frais des bénévoles d’association

Vos bénévoles sont autorisés à demander le remboursement de leurs dépenses, sous réserve de réunir plusieurs conditions. 

Pour faire l’objet d’un remboursement, les frais doivent être :

• Réels : les dépenses doivent correspondre à une tâche réellement accomplie et non à une mission fictive ;
• Justifiés : tout frais doit être justifié au moyen de justificatifs originaux (facture, ticket de caisse…) ;
• Effectués dans l’intérêt de l’association : les dépenses doivent être en lien avec l’activité associative. Il ne peut pas s’agir de dépenses personnelles ;
• Raisonnables au regard des besoins de l’activité de l’association : si des frais sont perçus comme excessifs au regard de la tâche accomplie, l’URSSAF ou l’administration fiscale pourraient considérer le remboursement comme un salaire dissimulé et le soumettre au paiement d’impôts et de cotisations sociales.

Afin d’éviter les débordements, nous vous conseillons de prévoir une politique de remboursement émanant d’un organe délibérant de l’association (Conseil d’administration, bureau…).

Intégrée au règlement intérieur, cette politique peut déterminer :

• Les catégories de dépenses pouvant faire l’objet d’une note de frais ;
• Un plafond de remboursement (par exemple, 60 euros maximum par nuitée…) ;
• Les justificatifs exigés selon le type de frais ;
• Un modèle de note de frais pour bénévoles d’association.

Bon à savoir : un bénévole peut aussi renoncer expressément au remboursement de ses dépenses. Les frais engagés sont ainsi considérés comme un don à l’association. Dans ce cas, le bénévole bénéficie, sous certaines conditions, d’une réduction d'impôt sur le revenu. 

Les différentes modalités de remboursement des frais

Vos bénévoles avancent régulièrement des frais dans le cadre de leurs activités associatives ? Vous pouvez alors choisir entre deux options pour procéder au remboursement de leurs dépenses :

• Un remboursement sur la base des frais réels : chaque dépense est remboursée à l’euro près, sur présentation des justificatifs annexés à la note de frais ;
• Un remboursement forfaitaire : les dépenses sont remboursées à partir d’un forfait ou d’un barème fixé annuellement par l’administration. Cette option est principalement utilisée pour le remboursement des frais kilométriques en association (voir notre simulateur).

Néanmoins, le recours au remboursement forfaitaire n’est pas recommandé pour les notes de frais de bénévole d’association.

En effet, il arrive parfois que les sommes remboursées dépassent les dépenses réellement engagées. En cas de contrôle, il est beaucoup plus difficile de justifier les montants remboursés.

Nous vous conseillons donc, autant que possible, de traiter les notes de frais des bénévoles d’association sur la base des frais réels. 

Quelles dépenses de bénévole peuvent faire l’objet d’une note de frais ?

Il existe diverses situations dans lesquelles les bénévoles associatifs doivent avancer des frais. Voyons ensemble les situations les plus courantes.

Les frais kilométriques 

La plupart des associations n’ont pas les moyens de mettre à disposition de leurs bénévoles des véhicules de fonction. Pour se rendre à des réunions ou à des formations par exemple, les bénévoles utilisent la plupart du temps leur véhicule personnel.

Afin de couvrir le prix de l’essence, des péages, les frais d’assurance ou d’entretien de leur véhicule, les bénévoles peuvent prétendre à une indemnisation de leurs frais kilométriques.

Ils peuvent alors opter entre une déduction fiscale ou un remboursement.

S’ils choisissent le remboursement, ce dernier peut s’effectuer :

• Sur la base du barème kilométrique : le montant à rembourser est calculé à partir d’un barème fixé par l’administration fiscale, qui prend en compte le type de véhicule (voiture, deux-roues…), sa puissance administrative (en CV), la distance parcourue, etc. ;
• Sur la base des frais réels : le bénévole présente une note de frais accompagnée des justificatifs de leurs dépenses. Leurs dépenses sont ensuite remboursées à l’euro près.

Quelle que soit la modalité de remboursement choisie, n’hésitez pas à recourir à notre modèle de note de frais pour bénévole associatif.

Conclusion

Vous disposez maintenant de tous les éléments pour établir des notes de frais valides.

N’oubliez pas qu’une requalification des remboursements en salaires dissimulés aurait des conséquences à la fois pour vos bénévoles et votre association. Pour garder l’esprit tranquille, veillez à établir une note de frais pour chaque dépense et à conserver un maximum de justificatifs.

Bonne nouvelle : AssoConnect permet désormais de gérer vos notes de frais, avec un lien direct en comptabilité. Un soulagement pour vous comme pour vos bénévoles. Alors, vous vous lancez ?