5 conseils pour organiser un stage de vacances pour votre association

La saison des événements est officiellement lancée : associations, à vos agendas ! Avec les vacances qui approchent, vous avez peut-être en tête des idées de stages à proposer à vos adhérents. Leur organisation demande cependant du travail et, surtout, un peu de méthode.

Parce que nous savons qu’un tel événement peut s’avérer complexe à organiser, nous vous proposons quelques conseils pour vous faciliter la tâche.

Que l’aventure commence ! 

Les (bonnes) raisons d'organiser un stage associatif

Avant de nous lancer dans le vif du sujet, une petite définition s’impose. Un stage associatif est un événement qui consiste à rassembler une partie de vos membres autour d'activités pour une période déterminée, le plus souvent pendant les vacances. Il peut s’agir d’activités sportives, culturelles, d’ateliers d'apprentissage, etc. 

Un stage associatif peut s’avérer une bonne publicité pour votre association. Il peut ainsi vous aider à augmenter votre visibilité et, in fine, à séduire de potentiels adhérents et bénévoles. Du côté de vos membres, il s’agit aussi d’un moyen efficace de les satisfaire et, par conséquent, de les fidéliser.

Quoi qu’il en soit, pour que votre stage vous soit bénéfique, pensez à fixer des objectifs clairs en amont. Pas besoin de quelque chose de compliqué, posez-vous simplement la question suivante : "que cherchons-nous à obtenir avec cet événement ?"

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Une fois les objectifs fixés, vous pouvez vous lancer dans l’organisation. Et pour cela, nous avons quelques conseils à vous apporter !

#1 Bien anticiper la préparation de son stage

Un tel événement ne s’improvise pas, bien au contraire ! Vous pouvez donc commencer par mettre en place un plan d’action en vous posant les questions suivantes :

• Quels seront le thème et les activités de notre stage ?
• De quelles ressources humaines disposons-nous pour le gérer ?
• Comment suivre le projet pour s’assurer de ne rien oublier ?

Un stage doit en effet avoir une thématique claire, il s’agit du fil rouge que suivront toutes les activités organisées. Il doit être défini en premier, car les activités et leurs conséquences en matière d’organisation en découlent naturellement.

Le second point concerne l’encadrement, puisqu'un stage associatif demande forcément des bras. Vous devez disposer de suffisamment de bénévoles pour distribuer les tâches et les responsabilités de manière équitable.

Pour faciliter le suivi, n’hésitez pas à vous appuyer sur des outils comme Trello ou Notion. Ils permettent de créer des tâches, de les attribuer avec des échéances puis de suivre leur état d’avancement.

Un groupe de conversation type WhatsApp ou Messenger peut également s’avérer utile pour communiquer au quotidien et au cours du stage. 

#2 Trouver les ressources pour financer son événement associatif

Comme tout événement, un stage associatif a un coût. Heureusement, il existe plusieurs solutions à disposition de votre association pour le financer.

Mais pour y réfléchir, vous devrez connaître le coût de votre événement. Pour l’évaluer, ouvrez un simple fichier Excel ou équivalent, puis renseignez toutes les dépenses prévisibles avec le montant de chacune et le total.

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Une fois ce point clarifié, le moyen le plus simple de procéder est de faire payer la participation au stage. Nous vous conseillons de rester modérés sur le tarif proposé et, si besoin, de mixer ce mode de financement avec d’autres.

Le prix peut aussi varier en fonction des options que vous proposez. Un tarif peut par exemple ne comprendre que les activités du stage, un autre les activités et la nourriture, un autre les activités, la nourriture et le transport, etc. A vous de voir ce qui vous semble pertinent !

Ne sous-estimez pas non plus la générosité de vos membres. Si votre événement ne doit pas uniquement reposer dessus, vous avez toujours la possibilité de compléter votre financement avec un appel aux dons.

Enfin, vous pouvez également proposer à une entreprise de vous aider à financer votre stage. Pour en savoir plus sur la manière de s’y prendre, notre article dédié au sponsoring pour les clubs sportifs peut vous être utile.

#3 Communiquer de manière pertinente sur son stage associatif 

Vous le savez, la communication va jouer un rôle-clé dans le succès de votre stage associatif. Pour augmenter votre visibilité, vous pouvez vous appuyer sur des supports visuels détaillant le concept du stage, sa date, son lieu et comment s’y inscrire.

Pour créer votre affiche ou votre visuel, n’hésitez pas à vous appuyer sur un outil de création en ligne. Canva dispose par exemple d’une version gratuite très simple à utiliser, proposant de nombreux modèles de bonne qualité.

Vous pouvez ensuite relayer votre événement sur différents canaux de communication.

Parmi eux, les comptes réseaux sociaux de votre association, sur lesquels vous pouvez prévoir des publications jusqu’à l’échéance. Si vous disposez d’une newsletter ou d’une liste d’emails, il s’agit aussi d’un moyen efficace d’obtenir des inscriptions. 

Antoine a attiré un grand nombre de participants grâce aux réseaux sociaux !

Enfin, ne négligez pas non plus la force du bouche-à-oreille ! Pour l’activer, parlez à vos proches, à vos membres et demandez-leur de passer le mot. Il arrive qu’il fasse des merveilles, surtout lorsque vos événements ont une forte portée locale.

#4 Obligations légales vis-à-vis de mineurs 

Afin d’organiser votre événement en toute sérénité, quelques éléments sont à prendre en compte, en particulier si vous accueillez des personnes mineures. Dans ce cas, vous devez obligatoirement le déclarer auprès de la direction départementale de la cohésion sociale. 

Cette déclaration se fait en ligne et demande de s’y prendre bien à l’avance. Pensez donc à vous renseigner en amont et à vous assurer que vous disposez de suffisamment de temps. Pour plus d’informations sur la démarche, rendez-vous sur le site de la Téléprocédure d’Accueil des Mineurs (TAM).

En ce qui concerne les encadrants, ils doivent disposer d’un brevet d’aptitude aux fonctions d’animateur (BAFA) et avoir au minimum 17 ans.

Vous devez également vérifier que toutes les personnes chargées de l’accueil des mineurs, n'ont pas fait l'objet d'une condamnation. Pour cela, chaque encadrant doit fournir le bulletin n°3 de son casier judiciaire, qui doit être vierge. Ils peuvent faire leur demande en ligne, cela ne prend que quelques minutes ! 

#5 Souscrire à une assurance pour son stage associatif

Pour protéger vos responsables et votre association, vous devez obligatoirement souscrire à une assurance responsabilité civile.

Celle-ci devrait couvrir principalement les personnes qui participent à l’événement, mais également les locaux, les équipements, le transport, etc. 

Vous ne savez pas quel assureur choisir ? Nous vous recommandons de vous tourner vers notre partenaire MAIF, le premier assureur des associations en France.

Conclusion

Vous l’aurez compris, afin de réussir l’organisation de votre stage, vous devez mettre en place un plan d’action solide à suivre, communiquer efficacement sur votre événement pour attirer un maximum de participants et prendre toutes vos précautions pour éviter tout problème.

Certains outils peuvent vous faire gagner du temps en automatisant un certain nombre de tâches. À titre d’exemple, AssoConnect vous donne accès à une application "Événements", qui vous permet de créer vos événements, de fixer vos tarifs, de recevoir des paiements en ligne et d’émettre des billets électroniques. 

Le petit plus ? Si vous disposez de l’offre Sérénité ou Professionnelle, les opérations réalisées en ligne sont même directement entrées en comptabilité. De quoi vous faire gagner en temps et en tranquillité !