Maîtriser l'art du rétroplanning pour son association : nos conseils

Si les mots "planning", "organisation" et "imprévu" vous donnent des boutons, cet article est fait pour vous !

Le terme "rétroplanning" peut, au premier abord, sembler barbare. Pourtant, rien de plus simple que la rétroplanification ! 

L’avantage n°1 de cette méthode : anticiper vos tâches vous permet d’optimiser votre organisation en fonction de la charge de travail qu’elles requièrent. 

Mais le rétroplanning cache encore bien d’autres atouts… Une chose est sûre : après la lecture de cet article, il deviendra votre meilleur allié, indispensable à la gestion de votre association !

En fin d’article, retrouvez les principales informations à retenir dans le résumé en bref.

Qu’est-ce que le rétroplanning ?

À l’inverse d’un planning typique, le rétroplanning s’élabore à partir de la fin du projet.

Pour le réaliser, vous devez partir de la date de fin supposée de votre projet, afin d’établir ensuite un calendrier des tâches à accomplir d’ici là. Pour chacune d’entre elles, nous vous conseillons d’indiquer leur(s) responsable(s) et leur échéance (que l’on nomme aussi "deadline").

Le rétroplanning permet ainsi d’avoir une vision à la fois globale du projet mais aussi plus précise des différentes étapes à franchir pour atteindre l’objectif initial dans les temps. 

Quels sont les avantages du rétroplanning ?

Selon vous, que peut vous apporter la maîtrise du rétroplanning ? 

• Réponse A : briller en soirée en impressionnant vos amis,
• Réponse B : réussir la passation avec le nouveau bureau de votre association,
• Réponse C : remporter une partie de Scrabble,
• Réponse D : optimiser une multitude de choses dans l’organisation de votre association.

Les bonnes réponses sont évidemment les réponses A, B, C et D !

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Plus sérieusement, le rétroplanning possède de nombreux avantages que nous vous partageons de façon exhaustive ci-dessous.

Tout d’abord, cette méthode vous permet de vérifier la faisabilité de votre projet dans le temps imparti, et donc de vous assurer que les délais sont raisonnables. Cela vous permettra aussi de décider de la date limite à laquelle débuter le projet.

Par ailleurs, lors de l’élaboration du rétroplanning, vous pouvez facilement anticiper les moyens nécessaires à l’élaboration de votre projet :

• Moyens humains (par exemple le nombres de bénévoles nécessaires pour tel ou tel jour),
• Moyens financiers (le budget nécessaire pour la location d’une salle),
• Moyens matériels (le nombre de chaises à prévoir pour tel événement).

Cette technique simplifie aussi le suivi de l’ensemble des tâches accomplies et améliore la gestion de projet en temps réel. Dites adieu aux oublis et imprévus de dernière minute ! Vous n’avez qu’à suivre minutieusement les étapes que vous aurez définies au préalable.

Vous êtes désormais convaincu ? Alors laissez-nous maintenant vous présenter simplement la méthode !

Comment créer son rétroplanning ?

Trouver l’outil adapté pour créer son rétroplanning 

Pour visualiser au mieux l'enchaînement des différentes étapes et l’avancée du projet, la rétroplanification s’appuie généralement sur un diagramme de Gantt. 

Cet outil permet de représenter graphiquement dans le temps l’avancement des diverses tâches composant le projet.

Vous ne savez pas par où commencer pour créer ce fameux diagramme ? Pas de panique, nous vous proposons de télécharger gratuitement notre modèle au format Excel.

Conclusion

Vous l’avez compris, si la date de fin du projet que vous êtes en train de préparer est déjà fixée, le meilleur moyen de bien le préparer est d’utiliser un rétroplanning !

Grâce à cette méthode, vous allez rapidement devenir le roi de l’organisation. Gain de temps, respect des "deadlines" et promesse de qualité seront au rendez-vous !