Surfer sur la vague de la communication digitale pour son club de Canoë Kayak

Le Val de l'Indre Canoë Kayak - dit VICK - a vu le jour en 1975, suite à la volonté de quelques amis de pouvoir se retrouver autour de leur passion commune. Les années ont vu arriver quelques compétiteurs, jusqu’à en envoyer certains en championnat de France en 1983.

Dès lors, le club est entré dans une nouvelle dimension avec la création d’un poste d’entraîneur et la structuration d’un pôle dédié à la compétition en 1997. Il connait la consécration avec l’obtention de médailles au championnat du Monde (course par équipe), un titre de Champion Olympique de la Jeunesse et des athlètes sélectionnables pour les Jeux Olympiques de Tokyo.

Le VICK compte actuellement 100 adhérents et emploie deux salariés (Titouan Papot, responsable de l’initiation des plus jeunes et Kilian Foulon, un entraineur dédié aux compétitions). L’objectif : permettre à un maximum de personnes de naviguer, que ce soit en compétition ou en loisirs.

Titouan a accepté de répondre à nos questions pour comprendre comment AssoConnect a permis au club de passer à la communication digitale depuis son adoption en 2017.

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Avant AssoConnect, une gestion d’association en eaux troubles 

Jusqu’à l’été 2017, le Val de l'Indre Canoë Kayak multipliait les outils de gestion et de communication.

Côté présence digitale, le club disposait d’un site internet créé par un informaticien extérieur au club. Seul ce prestataire avait la possibilité de faire les mises à jour du site.

Par ailleurs, un forum était réservé aux licenciés du club. Y apparaissaient notamment les différentes manifestations organisées, les stages et les compétitions. 

La comptabilité était assurée par des bénévoles, tout passait alors par le papier. Ce suivi exigeait de suivre l’ensemble des tickets de carte bancaire, ce qui représentait plusieurs journées de suivi par mois. 

Le suivi régulier de la trésorerie était effectué par le directeur de la base nautique qui passait le relai au trésorier, responsable de la clôture des comptes et de l’édition des documents comptables à la fin de l’année. L’assemblée générale à la fin de l’année est l’occasion de présenter les comptes et le budget pour l’année suivante.

"Sur les adhésions comme la communication et le suivi comptable, on avait une gestion assez artisanale. Cela demandait beaucoup de temps à pas mal de personnes. On s’est dit qu’il devait exister un moyen de faciliter tout ça."

À l’été 2017, les entraineurs du club de Canoë Kayak de Pau parlent de AssoConnect au VICK. Ils mettent en avant le gain de temps apporté par cette solution tout-en-un et la facilité d’utilisation de la plateforme.

Suite à ces échanges, le président présente aux bénévoles du club la solution AssoConnect qui pourrait faciliter la gestion globale du VICK. Le club démarre alors un essai gratuit.

A l’issue des 14 jours d’essai gratuit, le club décide de s’abonner.

Se jeter dans le grand bain avec un nouveau site internet 

La prise en main du logiciel est assez rapide et débute avec la création du site internet pour le club. L’équipe du club se lance, encouragée par la facilité d’utilisation du module de création de site internet. 

"Après 2-3 heures d’utilisation, on arrive facilement à se repérer dans les menus et le fonctionnement du site."

Le travail de recréation de l’ancien site démarre alors rapidement.

"On a repris le travail qui existait déjà sur notre ancien site. On a mis à jour et utilisé les outils a disposition sur notre plateforme AssoConnect. En une semaine, on a eu un site opérationnel !"

Aujourd’hui, le site est directement lié aux évènements et aux autres modules d'AssoConnect, facilitant la mise à jour du site.

"Peu de personnes dans le club ont une formation en informatique. Et pour autant, on s’est jeté à l’eau et ça a été assez rapide. C’était agréable de réussir à faire notre propre site si facilement."

Le module Billetterie pour ne plus ramer avec les événements 

Le nouveau site internet apporte une petite révolution au sein du VICK qui organise de nombreux stages et compétitions.

Finies les inscriptions du papier libre au club : les adhérents sont désormais invités à s’inscrire en ligne, directement sur le nouveau site internet du VICK sur lequel apparaissent les événements organisés. 

Cela se passe par le module de Billetterie, le "chouchou" de Titouan, qui permet de visualiser de n’importe où le nombre d’inscrits, là où les organisateurs étaient avant obligés de se déplacer jusqu’au local pour voir les inscrits sur le listing papier.

Le club utilise le module "Agenda", lié à la billetterie, qui permet aux jeunes de s’inscrire et de gagner en visibilité sur le déroulement des compétitions simplement sur le site internet. 

"Nous avons un événement type pour les compétitions et les stages. Quand nous avons besoin d’ouvrir les inscriptions, on duplique cet événement type, on change les éléments et on le publie et il apparait directement dans l’agenda. Du coup, c’est super rapide pour communiquer dessus."

Titouan et son collègue Kilian remplissent le calendrier du club publié sur le site et accessible aux jeunes et à leurs parents. Ainsi, tout le monde a en permanence une visibilité sur les activités des mois à venir.

Cela facilite amplement la communication et les inscriptions.

"Pour nous, le plus pratique sur AssoConnect, c’est la communication autour des événements du club. C’est plus simple, plus fluide, plus rapide, et beaucoup plus pratique !"

Après quelques oublis d’inscriptions les premiers mois, le club prend l’habitude d’envoyer des rappels aux jeunes pour les inviter à s’inscrire.

"Une ou deux semaines avant la fin des inscriptions, on leur rappelle qu’il faut qu’ils aillent s’inscrire sur le site pour pouvoir participer à la compétition. Ça se passe bien."

Désormais l’intégralité des informations est disponible en quelques clics à toutes les personnes du club qui en ont besoin - y compris pour les éventuels retardataires qui avant, passaient à côté.

"C’est quand même beaucoup plus pratique pour les parents d’avoir directement accès à toutes les informations des événements sur le site."

Selon Titouan, les familles sont satisfaites du nouveau site et de la communication digitale qui l'accompagne. 

Les inscriptions en ligne ont principalement deux effets bénéfiques.

• Pour les bénévoles du club, c’est un précieux temps de gagné puisqu’ils n’ont plus à saisir les informations remplies sur papier libre.
• Pour les parents, l’information est désormais plus fiable et accessible - là où avant, les informations se perdaient et étaient un peu déformées lorsqu’elles étaient transmises par les enfants.

Le trésorier n’est plus sous l’eau avec le module comptabilité

Sur le module Comptabilité, Titouan et son collègue enregistrent les dépenses du club - les recettes étant principalement liées aux inscriptions aux événements et aux adhésions, elles sont enregistrées automatiquement. 

Le trésorier du club a personnalisé le Plan comptable déjà présent dans le logiciel de manière à faciliter la saisie comptable : frais de déplacement, carburant, autoroute, etc. De cette manière, les deux salariés chargés de la saisie comptable sont parfaitement guidés. 

Pour chaque dépense, ils enregistrent la facture ou le ticket de caisse correspondant de manière à retrouver facilement une trace de toutes les dépenses.

"On a une vision beaucoup plus claire qu’avant sur les dépenses et les recettes. Et c’est immédiat."

Aujourd’hui, Titouan rentre l’ensemble des factures avec les écritures comptables au fil de l’eau. Cela facilite grandement le travail pour retrouver les traces des différentes dépenses et la visualisation globale de la santé financière du club.

Le trésorier n’a plus besoin de se déplacer au club pour retrouver tous les papiers, il les consulte directement dans la plateforme.

"Pour moi qui n’ai aucune formation en comptabilité, j’arrive à m’en sortir sans difficulté, c’est agréable."

À la fin de l’année, le trésorier procède à la clôture comptable.

"Le trésorier gagne un temps fou : il n’a plus besoin de reprendre l’ensemble des tickets de l’année : on les rentre au fur et à mesure et le trésorier génère directement le bilan avant notre AG."

Une base de donnée plus claire comme de l’eau de roche

Rapidement, les bénévoles du club importent la base de données à partir des tableaux Excel utilisés précédemment.

"Le fait de pouvoir importer directement les tableaux Excel, c’était quand même bien pratique. On n’avait pas besoin d’entrer tout le monde manuellement."

La base de données est segmentée par groupe sur la base de données. Chaque membre a sa fiche profil avec ses informations (mail, numéro de téléphone, adresse postale, etc.).

Chaque année, les adhérents sont mis à jour automatiquement et les affectations changent sur la base de données de manière à être conforme à la réalité.

Le club a à cœur de garder contact avec les anciens. Désormais, c’est possible car il conserve leurs coordonnées sur la base de données d'AssoConnect.

"En 2015, on a organisé les 40 ans du club. Il a fallu appeler tous les anciens, ça nous a pris un temps fou de rassembler ces informations. Mais là, on sait qu’au prochain événement, ça sera beaucoup plus facile."

Les adhésions continuent à passer par des inscriptions papier au début de l’année. Ensuite, l’équipe bénévole saisit les nouvelles informations sur le logiciel de manière à mettre à jour la base de données.

Chaque nouvel adhérent est alors invité à créer son mot de passe pour accéder à ses informations personnelles sur son compte et aux informations partagées sur le site internet.

La base de données étant liée au module d’emailing, la communication du club a elle-aussi connu un coup de jeune avec AssoConnect.

Le logiciel permet en effet d’avoir des listes de diffusion à jour en permanence : les nouveaux adhérents rejoignent directement la liste de diffusion et les anciens en sont sortis.

Le mot de la fin pour Titouan 

"Si on me retirait AssoConnect, je me rends bien compte que ce serait très compliqué de retrouver une plateforme aussi complète et offrant une telle facilité d'utilisation."

Un grand merci à Titouan d'avoir accepté de répondre à nos questions.

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