10 étapes pour organiser un événement d'association

Vous avez prévu d’organiser prochainement un événement pour votre association ? Que ce soit pour renforcer les liens entre vos adhérents, gagner en notoriété, récolter de l’argent ou trouver des partenaires, cela a tout de la bonne idée !

Mais organiser un événement ne s’improvise pas. Pour que tout se passe bien, il faut se préparer en amont tant en matière de logistique et de coordination que de communication.

Regardons ensemble les quelques principes de base à connaitre pour organiser des événements associatifs.‍

Vous êtes prêt ? C'est parti !

Et pour celles et ceux qui préfèrent les vidéos 🎁

1/ Définissez les objectifs de votre événement associatif

L'organisation d'un événement est quelque chose de chronophage, et potentiellement fatiguant voire porteur de stress. Il s'agit donc de ne pas se tromper dans les objectifs et les définir clairement. 

Les occasions de rassembler des personnes ne manquent pas : célébrer une réalisation, lancer un appel aux dons, recruter des volontaires, présenter un nouveau projet… Il est possible que vous ayez plusieurs objectifs en tête, mais comme pour une newsletter, faites l'effort d'identifier les objectifs et de les hiérarchiser.

De même, identifiez précisément les personnes que vous souhaitez inviter à cet événement associatif, en fonction de son objectif principal.

Ce travail de priorisation vous permettra d'être plus clair dans le message que vous enverrez aux personnes que vous invitez : elles auront toutes les cartes en main pour savoir si elles souhaitent participer à votre événement, et n'auront pas l'impression d'être prises au dépourvu. Il vous permettra également de construire le contenu de votre événement.

Une fois votre objectif global défini, fixez-vous également un objectif chiffré : combien de personnes souhaitez-vous avoir à votre événement ? Cela vous permettra d'anticiper les efforts de communication à fournir, et de mesurer après votre événement s'il a été un succès.

2/ Déterminez le cadre de votre événement 

Quelle que soit l'ambition de votre événement en termes d'affluence, il est indispensable d'anticiper autant que possible son organisation. L'organisation d'un loto ou d'une tombola pour votre association ne sera pas la même que celle d'un webinaire. 

Même pour une rencontre de taille modeste, nous vous recommandons de l'organiser au moins 3 semaines à l'avance. La raison est simple : vos invités ont probablement des agendas chargés, ils auront du mal à venir à un événement s'ils sont prévenus la veille au soir.

1- La date et l'heure

Fixer la date et l'heure peut parfois relever du parcours du combattant. Plusieurs possibilités s'offrent à vous.

Nous vous conseillons donc d’utiliser des outils de planification tel que Doodle afin de connaître les disponibilités de chacun et d’identifier les horaires qui permettront un nombre plus ou moins important de participants.

2- Le lieu

Le lieu de votre événement d'association dépend directement des critères évoqués ci-dessous : les objectifs, le nombre de personnes attendues, le jour et l'heure.

Si vous organisez votre événement dans un lieu privé comme un café, prenez le temps        d'organiser et préparer votre rendez-vous avec le responsable.

Si vous souhaitez faire un événement sur la place publique, il est indispensable de faire une déclaration préalable auprès des autorités compétentes, à savoir :

• à la mairie de la commune où votre événement aura lieu (ou dans chaque mairie s'il a lieu sur plusieurs communes),
• à la préfecture de police si votre événement a lieu à Paris,
• à la préfecture de département si votre événement a lieu dans une commune chef-lieu du département.

Votre demande devra être déposée au moins 3 jours avant la date de votre événement, exception faite pour Paris, où il faudra s’y prendre au moins 2 mois à l’avance. 

Votre dossier, signé par le président et les organisateurs, devra comporter : 

• Les informations sur l’association;
• Les coordonnées des personnes responsables de l’organisation de l’événement;
• l'objet et un descriptif de l'événement;
• le lieu, date et heure;
• le nombre de participants attendus;
• tout autre renseignement complémentaire important, notamment sur la sécurité.

Enfin, si vous avez un local d'association, et qu'il s'y prête, y organiser votre événement peut être une solution simple, et qui ravira sans doute vos invités !

3/ Organisez-vous collectivement

Organiser un événement seul est très compliqué. Notre conseil : mettez à contribution les personnes de votre équipe (ou vos bénévoles) et déterminez les rôles des uns et des autres, idéalement en fonction de leurs compétences et de leurs envies, ça les motivera d'autant plus.

En plus d'alléger votre charge de travail, cela aura un effet bénéfique sur votre équipe : responsabilisation et cohésion, c'est tout bénef !

Déterminez ensuite un rétroplanning avec les différentes tâches à effectuer (logistique, communication, contenu, programme, partenaires, etc.) pour vous assurer du succès de votre événement. Pour chacune des tâches, associez une personne responsable et une échéance.

Pour vous aider dans l'organisation, différents outils existent, comme Trello.

4/ Créez un lien d'inscription pour l'événement

L'une des plus grosses angoisses liées à l'organisation d'événement est de savoir combien de personnes viendront. Pour cela, créez un lien d'inscription afin d'avoir un suivi régulier et postez le sur le site internet de votre association. Cela vous évitera également de recevoir des dizaines ou des centaines de mails de confirmation de participation. 

Diverses solutions existent : si vous êtes utilisateur d'AssoConnect, vous pouvez évidemment utiliser le module de billetterie inclus dans l'outil. Sinon, d'autres solutions de billetterie existent : Meetup, Eventbrite, Kawaa, Weezevent, etc. Faites votre choix !

Faites en sorte que la page dédiée à votre événement d'association soit à son image et donne envie. Pour cela, donnez suffisamment d'informations de manière à ce que les personnes qui voient votre événement sachent à quoi s'attendre.

5/ Lancez les invitations à votre communauté

En fonction des personnes que vous attendez pour votre événement, il peut être judicieux de "chouchouter" particulièrement les personnes dont vous estimez qu'il est important qu'elles soient présentes (partenaires, mécènes, etc.). 

Pour cela, nous vous recommandons de leur envoyer des messages personnalisés, plutôt qu'un message générique via l'outil d'emailing de votre association. Cela leur montrera que vous tenez particulièrement à ce qu'elles soient présentes. N'hésitez pas à leur passer un petit coup de fil, cela peut être une bonne occasion de prendre des nouvelles.

Ces personnes pourront également être de super relais de la communication faite pour votre événement. Invitez-les à inviter à leur tour des personnes.

6/ Communiquez plus largement sur l'événement

La stratégie de communication est le nerf de la guerre d'un événement réussi.

Pour cela, les réseaux sociaux de votre association sont un allié précieux. En fonction de vos objectifs de public, les différents réseaux sociaux peuvent être pertinents. Par exemple, Facebook est plutôt grand public, “X” (ex Twitter) vous permet de vous rendre visible auprès d'influenceurs de votre secteur, LinkedIn facilite les contacts avec des professionnels et Instagram vous permet d’imager davantage votre événement tout en touchant un public plus jeune.

Il n'y a pas de règle d'or, mais plutôt des bonnes pratiques. Par exemple :

• Communiquez à intervalles réguliers ;
• Identifiez les personnes susceptibles de relayer votre message et facilitez-leur la tâche (ex : un message d'invitation modèle) ;
• Communiquez sur le programme de votre événement ;
• Dévoilez une partie des coulisses des préparatifs (ex : votre équipe en train de travailler sur l'événement) ;
• À l'approche de l'événement, informez du nombre de places restantes.

Si vous envoyez des newsletters, c'est un canal de diffusion de l'information intéressant pour communiquer sur votre événement.

Attention tout de même : le propre d'un événement est qu'il a lieu à un endroit défini. Si votre liste de diffusion contient des personnes réparties sur tout le territoire, de nombreux destinataires ne seront pas concernés par votre événement car trop éloignés géographiquement, et cela risque de créer plus de frustration qu'autre chose. Dans ce cas, préférez créer une nouvelle liste de diffusion avec des personnes pour lesquelles se déplacer jusqu'à votre événement est possible.

Enfin, un événement est l'occasion de créer une jolie affiche et/ou des flyers aux couleurs de votre association et en respectant votre charte graphique, d'autant plus si votre événement a une dimension locale forte.

7/ Finalisez les derniers détails de l'événement de votre association

Votre événement approche, il est temps de vérifier que la préparation est toujours sur la bonne voie. Les choses à faire ne manquent pas.

Parmi les choses à garder en tête, il y a potentiellement :

• les courses ;
• le support de présentation ;
• les goodies avec le logo de votre association – si vous en avez ;
• le fléchage jusqu'à votre événement ;
• la déclaration auprès de la SACEM pour la musique diffusée, etc.

‍

Nous vous conseillons également d'envoyer un petit mail de rappel à tous les inscrits 1 à 2 jours avant votre événement. C'est l'occasion de leur faire passer les derniers messages.

8/ Pendant l'événement associatif, soyez "présent"

Cela peut sembler accessoire, mais c’est en réalité un point essentiel : si vous passez votre événement à courir à droite et à gauche, les participants sentiront votre tension et n’en auront pas forcément une image très positive.

Accueillez-les, faites en sorte qu'ils soient heureux d'être présents, créez une atmosphère sereine, en accord avec les objectifs de votre événement d'association. Ces gestes permettront de garantir une image de marque positive pour votre association.

Si le travail de répartition des rôles au sein de votre équipe a bien été effectué, il n’y a aucune raison de stresser. Alors profitez de votre événement et il y a de fortes chances que cela aide vos convives à en faire de même !

9/ Après l'événement associatif, gardez le contact

Une fois votre événement passé, ne vous arrêtez pas ! Vous avez encore l’occasion de bonifier l’image de votre association et de fidéliser les participants.

Ainsi, pensez à leur envoyer un petit mail de remerciement, leur partager votre appréciation de l'événement et les perspectives pour la suite. Vous pouvez également leur envoyer un rapide sondage afin de savoir ce qu'ils ont pensé de votre événement associatif.

Enfin, si vous avez pris des photos, n'hésitez pas à les poster sur la page Facebook de votre association ou sur le réseau social de votre choix.

10/ Faites le bilan de votre événement d'association

Quelques jours après votre événement, prenez le temps de réaliser le bilan, à la fois personnellement et de manière collective, avec les retours de votre équipe – il est possible que les ressentis soient très différents entre les personnes. 

Dans la mesure du possible, essayez de dresser un bilan à la fois quantitatif (ex : nombre de participants vs. nombre d'inscrits, coût total de l'événement, nombre d'heures de préparation, etc.) et qualitatif (satisfaction des participants et de l'équipe organisatrice, nouvelles opportunités créées, difficultés rencontrées, etc.).

Idéalement, essayez de trier les retours en 3 catégories :

• A garder;
• A améliorer;
• A supprimer.

Avec ce bilan simple, vous serez en mesure d’améliorer votre organisation d’un événement à l’autre, ainsi que leur qualité !

‍

Conclusion

Vous voilà fin prêts à vous lancer dans l'organisation d'un événement pour votre association.

Nous espérons que ces quelques conseils vous seront utiles. En les croisant avec votre connaissance de votre public, nous sommes convaincus que cela ne peut que réussir !

Pour vous aider à améliorer la communication de votre association, n'hésitez pas à télécharger le guide dédié à ce sujet :