Pourquoi faire le bilan de votre association ?

Le bilan de votre association vous permet d’analyser toutes les activités de votre association sur l’année écoulée. Il s’adresse généralement aux dirigeants d’association et aux porteurs de projets qui souhaitent instaurer un processus d’évaluation.

In fine, le bilan vous permettra de faire un point sur ce qui a été fait mais également sur ce qui peut être amélioré et fait par la suite.

Sans plus attendre, commençons !

Le bilan d’association : qu’est-ce que c’est ?

Le bilan peut être vu comme une auto-évaluation d’un projet et du fonctionnement interne de l’association.

Plusieurs éléments peuvent être pris en compte dans le bilan de votre association :

• la nature des projets,
• la manière dont ils ont été envisagés et déployés,
• s’ils ont atteint ou non l’objectif attendu,
• qui parmi les bénévoles et adhérents s’en est occupé,
• quels en furent les retours et retombées.

Pour que le bilan reflète avec exactitude les faits, il est important de recueillir l’avis des membres du bureau de votre association. Les retours des bénévoles et adhérents de votre association ayant participé à la réalisation du projet sont également essentiels.

Ce sont eux qui sont sur le terrain, ils peuvent donc vous éclairer sur la manière dont s’est déroulé le projet.

Pourquoi le bilan de votre association est-il important ?

Pour dresser le bilan de votre association, il faut d’abord en connaître les bénéfices et comprendre pourquoi il est nécessaire. 

L’évaluation entre dans le cadre d'une démarche constructive et d'amélioration pour les actions et les projets de votre association à venir. 

En tant que dirigeant d’association, vous n’avez pas forcément de vision sur toute la partie opérationnelle des projets. Le bilan vous permet de réunir la vision de chacun des membres et bénévoles investis dans votre association. 

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Leur proximité avec le terrain leur permet de vous indiquer les éléments qui posent éventuellement problème pour l’organisation des évènements de votre association et le déploiement idéal de vos activités. 

En bref, le bilan vous donne toutes les cartes pour pouvoir éviter à l'avenir les blocages rencontrés par le passé !

Le moment du bilan : comment évaluer votre association ?

Quand et comment réaliser le bilan de votre association ?

Il n’existe pas dans le calendrier une date fixe où toutes les associations se doivent de dresser leur bilan. Tout d’abord, celui-ci n’est pas obligatoire (mais vivement conseillé pour votre association) et chaque association est unique et n’a pas les mêmes besoins au même moment.

A vous donc de définir la période la plus propice dans l’année pour faire le bilan de votre association. Idéalement une période calme ou en fin de saison. 

Pour réaliser le bilan de votre association, il vous faut revenir sur les faits marquants de votre association durant l’année écoulée. 

Bien sûr, il n’existe pas une seule et même méthode pour faire le bilan de son association. 

Voici tout de même une piste pour comprendre comment procéder :

• prenez un projet à analyser,
• découpez les différentes étapes du projet,
• pour chacune de ces étapes, indiquez qui en était le responsable.

Bravo, vous avez fait la première étape ! Passons maintenant aux choses sérieuses : l’analyse.

Les éléments à analyser pour réaliser le bilan de votre association

Vous allez ainsi maintenant pouvoir identifier les choses qui ont bien fonctionné mais également les blocages auxquels vous et votre équipe avez été confronté.e.s.

Pour gagner du temps et récolter facilement les retours des responsables, vous pouvez notamment créer un sondage pour association. 

Pour évaluer avec rigueur le bon fonctionnement des différentes étapes d’un projet, n'hésitez pas à explorer :

• les points forts : ce qui a bien fonctionné,
• les point faibles, 
• les éventuels éléments inattendus, qui n’ont pas été appréhendés de manière idéale,
• les choses à améliorer, les idées et conseils si le projet devait être renouvelé. 

Au delà du projet en lui-même, un blocage peut aussi être dû à un dysfonctionnement au sein de votre association. 

C’est à ce moment qu’il peut être intéressant de décortiquer les différents niveaux de votre association :

• la structure de votre association : l’organisation, les principes de fonctionnement, etc,
• les différents services ou pôles - exemple : le service comptabilité, le département événementiel, l’administration générale, etc.,
• la gestion des projets.

En analysant les projets individuellement mais également la gestion de l’association dans son ensemle, vous aurez une vision globale de la situation.  

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Un indicateur de performance pour établir le bilan de votre association 

Un indicateur de performance a pour but de vous apporter une échelle de valeur. Comme une sorte de jauge, il vous indique l’état de l’action.

Difficile de faire parler un chiffre tout seul, mais il s'avère extrêmement utile dans une perspective d'évolution et de comparaison d'une année sur l'autre.

L’indicateur vous permet de faciliter la prise de décision et/ou dans la notation de l’action passée. 

Plutôt simple à mettre en place, cet indicateur de performance vous permettra de gagner du temps. Vous pourrez prioriser les axes d’amélioration en fonction de leur importance :

• Définissez un barème pour vos indicateurs, par exemple de 1 à 5 avec 1 pour “pas du tout satisfait” et 5 pour “très satisfait”,
• Établissez une grille de référence à laquelle vous rapporter lorsque vous doutez. Cette grille retranscrit le coeur de votre association, ses valeurs. Les objectifs qui y sont listés sont des objectifs à long terme, qui sont immuables.

Avec ces réponses, vous obtiendrez une vue d’ensemble de tous les projets de votre association. 

Il ne vous reste plus qu’à les comparer entre eux. Vous verrez probablement des tendances : des choses qui bloquent pour chacun des projets, et d’autres qui fonctionnent très bien.

Vous pourrez enfin établir votre bilan ! Dans celui-ci, vous pourrez dresser le constat de ces grandes tendances et proposer des axes d’amélioration pour les futurs projets.

Les étapes après le bilan de votre association

Fixez de nouveaux objectifs pour votre association en fonction des résultats de votre bilan

Ça y est, le bilan est établi, bravo !

Vous pouvez désormais vous appuyer dessus pour prendre des décisions pour les projets futurs.

Plusieurs cas de figures sont possibles.

Dans un scénario idéal, tous vos projets se sont parfaitement déroulés, des détails peuvent être améliorés mais il n’y a pas eu de blocage. Dans ce cas-là, vous pouvez envisager de fixer des objectifs plus ambitieux pour votre association !

A contrario, si de multiples blocages ont compromis la réussite de vos projets, nous vous conseillons de lever un peu le pied. Ralentissez la cadence et revoyez avec les membres de votre association les choses qui ont entravé vos projets. 

Les causes d’un blocage peuvent être multiples : un projet trop ambitieux, pas suffisamment de personnes investies, un manque de communication interne … 

Reprenez le bilan pour voir quels sont les points à améliorer et comment les améliorer. Vous vous apercevrez peut-être que les premiers projets à entreprendre sont des améliorations internes. 

Vous aurez peut-être à définir les besoins digitaux de votre association, ou à améliorer la stratégie de communication de votre association par exemple.

Comment bien définir les futurs objectifs de votre association ?

Pour vous aider dans l’établissement de nouveaux objectifs, inspirez-vous de la méthode "SMART". Petit point d’histoire pour vous donner le contexte !

Cette méthode a été élaborée par Peter F. Drucker en 1954 et consiste à établir ses objectifs de manière "intelligente".

Établissez des objectifs qualitatifs et/ou quantitatifs en décomposant ces objectifs à l’aide de 5 indicateurs composés de variables.

Pourquoi la méthode SMART peut vous aider à définir vos objectifs ?

Fixez-vous des objectifs positifs, clairs et réalisables. La méthode SMART est là pour vous indiquer si l’objectif émis n’est pas flou ou irréalisable pour votre association. 

Si vous ne parvenez pas à décomposer votre objectif avec les variables de la méthode SMART, c’est que cet objectif n’est pas assez réfléchi ou est inadapté !

Le but de cette méthode est de vous accompagner dans la prise de décision. Se fixer des objectifs, c’est bien, encore faut-il que ces objectifs aient leur place dans votre association et que vous soyez en capacité de les réaliser.

Mettons cette méthode sous la loupe avec cet exemple : 

Un objectif spécifique 

La spécificité garantit une compréhension de l’objectif par l’ensemble de vos membres et/ou personnes concernées. L’objectif doit être décrit de façon simple et détaillé, quitte à le scinder en plusieurs étapes.

Exemple : Être capable de vendre des packs “Découverte” à tout nouvel adhérent 

Un objectif mesurable

Rendre mesurable un objectif donne un suivi clair de l’évolution. Mettez en place des seuils à atteindre, des indicateurs de qualité ou de quantité à respecter, mettez des chiffres ! 

Exemple : 100 % des nouveaux adhérents achète un pack “Découverte”, Tolérance à 75%

Un objectif atteignable ou ambitieux

Co-créez vos objectifs SMART avec les membres actifs de votre association, l’ambition sera alors plus facilement transmise au reste de l’association.

Exemple : 100 % des adhérents ont un pack “Découverte” et parrainent un nouveau membre

Un objectif réaliste

L’objectif émis doit être pertinent et cohérent avec votre mission. Se fixer des objectifs sans intérêt pour votre association représenterait une perte de temps et d’énergie considérable. De plus, soyez certain d’avoir les ressources nécessaires à la réalisation de l’objectif. 

Exemple : garder un stock constant (au minimum 30 unités par mois) de pack “Découverte” 

Contre-exemple : vendre des packs “Découverte” aux anciens membres de l’association.

Un objectif ancré dans le temps

Imposez-vous une échéance ! Mettre une limite dans le temps incite vos membres à s’organiser et à doser l’intensité de leur travail afin d’atteindre l’objectif à la date due.

Exemple : chaque pack “Découverte” doit être vendu au nouvel adhérent dans les 14 jours qui viennent après son inscription. 

A vous de jouer !

Retenez que le bilan de votre association est totalement autonome. Ce n’est pas un document obligatoire à rendre à un tiers. C’est un moment propice pour prendre du recul et redéfinir la stratégie de votre association.

Comme dit la chanson "On fait le bilan, calmement, en s'remémorant chaque instant" 🎼 - bref, prenez le temps.

En plus de cela, vos membres apprécieront de recevoir un récapitulatif de l’année passée avec toutes les actions menées et les temps forts auxquels ils ont participé. 

Gardez aussi à l’esprit que vos bénévoles et membres consacrent de leur temps et de leur énergie dans votre association. Le bilan, c’est aussi une occasion de les remercier !