Le bulletin d'adhésion pour votre rentrée associative

La rentrée associative approche à grand pas. Il s’agit souvent d’un moment crucial, notamment dans la gestion des membres de votre association. Il vaut mieux être bien préparé pour cette période.

Vous avez préparé votre bureau d’association, planifié la première Assemblée Générale et envoyé un email de rentrée à vos adhérents. Toutes nos félicitations !

Mais avez-vous pensé aux bulletins d’adhésion ? C’est une étape essentielle qui permet de démarrer l’année associative sur de bonnes bases. Simple et rapide à élaborer… Oui, si vous vous y prenez correctement !

Vous êtes prêts ? Allons-y !

Et si l'on voyait comment booster vos adhésions ?

Tout ce que votre association doit savoir sur le bulletin d'adhésion

Qu’est-ce qu’un bulletin d’adhésion pour une association ?

Que vous le nommiez "bulletin d’adhésion" ou "fiche d’adhésion", ce formulaire est la preuve qu’une personne fait partie d’une association. En remplissant et signant ce bulletin, l’adhérent accepte les conditions générales de l’association et en devient officiellement membre !

Pour l’association, il s’agit d’un moyen de collecter facilement les informations personnelles des adhérents, qu’ils soient anciens ou nouveaux.

Ce formulaire est généralement constitué de deux parties :

• le bulletin d’adhésion à remplir par l’adhérent et à conserver par l’association : il sert à récupérer les renseignements de l’adhérent,
• le reçu à remplir par l’association et à conserver par l’adhérent : il sert de preuve pour l’adhérent de la réception de son bulletin d’adhésion.

Le bulletin d’adhésion est-il obligatoire pour votre association ?

La loi n’exige pas des associations de fournir un bulletin d’adhésion à chaque nouvelle campagne. Ce dernier est obligatoire uniquement si les statuts de votre association le stipulent. Il faut alors suivre ce qui y est indiqué concernant le processus d’adhésion.

Dans le cas où rien n’est précisé dans vos statuts, les bulletins d’adhésion sont optionnels pour votre association.

Toutefois, ils représentent un réel gain de temps. Ils permettent de :

• collecter rapidement et facilement les informations pratiques à propos de vos membres,
• mettre à jour les informations sur vos anciens membres,
• tenir et organiser vos listes,
• rester en contact avec vos adhérents (via l’envoi de newsletters, emailing…).

Les principales informations pour le bulletin d’adhésion de votre association

Quelles sont les informations à demander ?

Il n’y a pas de règle universelle concernant le contenu des bulletins d’adhésions. Les informations demandées dépendent principalement du type de votre association, de votre fonctionnement et de vos activités.

Par exemple, une association culturelle n’a pas forcément besoin de connaître la condition physique de ses adhérents, contrairement à une association sportive.

Évidemment, certaines informations font consensus et sont en général demandées par toutes les associations aux adhérents.

Par exemple :

• les éléments d’identité : nom, prénom, date de naissance,
• les informations de contact : email, numéro de téléphone,
• l’adresse de l’adhérent : le code postal, la ville,
• le montant des frais d’adhésion et sa date d’application,
• les modes de paiement utilisés pour régler l’adhésion

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Quelques informations complémentaires peuvent être demandées aux adhérents par l’association :

• les personnes à contacter en cas d’urgence,
• le niveau de l’adhérent : débutant, initié, intermédiaire, confirmé (ex. si votre association propose la pratique d’une activité sportive, artistique ou manuelle),
• le nombre d’années de pratique,
• d’autres informations permettant d’accéder éventuellement à une réduction sur les tarifs d’adhésion (ex : le quotient familial).

Encore une fois, les mentions particulières et les demandes de documents pour compléter la nouvelle adhésion dépendent principalement de l’activité et des statuts de votre association.

Les mentions particulières à renseigner selon votre association

Selon les particularités de votre association, nous vous conseillons d’ajouter des éléments à votre bulletin d’adhésion. Ces précisions peuvent notamment prévenir d’éventuels litiges et autres mauvaises surprises.

L’autorisation parentale pour l’adhésion d’un mineur à votre association

En France, d’après la loi n°2017-86 du 27 janvier 2017 relative à l'égalité et à la citoyenneté, tout mineur a le droit d'adhérer librement à une association. Les mineurs peuvent donc adhérer seuls à une association. Il est considéré que le mineur a obtenu une autorisation verbale de ses parents.

Toutefois, afin d’éviter tout litige pour votre association, il est conseillé de demander une autorisation parentale lors de l’adhésion d’une personne mineure, notamment si les frais d’adhésion sont élevés.

Les certificats médicaux pour votre association

Si votre association propose des activités sportives, il peut être demandé à vos adhérents de fournir un certificat médical.

Les certificats médicaux sont obligatoires pour une liste de sports à contraintes ou dans le cas d’une première licence au sein d’une association affiliée à une fédération sportive.

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Il n’y a aucune obligation légale de demander un certificat médical. Il est fortement conseillé aux associations non affiliées à une fédération de le demander pour la pratique hors compétition. Cela pour des questions d’assurance.

La protection des données personnelles collectées par votre association et le respect du RGPD

Vous n’avez pas pu passer à côté du RGPD, le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles.

Cette réglementation a modifié la façon de collecter des informations personnelles sur les citoyens européens pour les personnes morales. Elle exige une vigilance accrue de la part de tous les organismes qui traitent ces données.

Évidemment, le bulletin d’adhésion, qui collecte les données personnelles de vos membres, n’échappe pas au RGPD.

Que vous proposiez un bulletin d’adhésion en ligne ou sur papier, vous devez faire mention de l’utilisation des données collectées.

À noter : ne doivent être récoltées que des données utiles et pertinentes pour votre activité.

L’accord pour le droit à l'image des nouveaux adhérents

Vous comptez prendre en photo vos membres en action pour tenir en haleine votre communauté sur les réseaux sociaux ou illustrer votre site internet associatif ? C’est une très bonne idée ! Attention toutefois à prendre en compte le droit à l’image.

En France, la loi précise sur le droit à l’image ceci :

"Chaque personne dispose d’un droit exclusif sur son image et l'utilisation qui en est faite."

Il est alors judicieux d’intégrer une clause de droit à l’image dans votre bulletin d’adhésion pour éviter les mauvaises surprises.

Le règlement intérieur de votre association

Votre association dispose-t-elle d'un règlement intérieur ? Mentionnez-le dans votre fiche d’adhésion. Mais surtout demandez à vos futurs adhérents leur approbation de celui-ci avec une phrase comme "Je reconnais avoir pris connaissance des statuts et du règlement intérieur de l'association."

En intégrant votre règlement intérieur à votre bulletin d’adhésion, vous pouvez vous décharger de votre responsabilité si l’adhérent ne respecte pas les règles de votre "contrat".

Conclusion

Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour faciliter l’adhésion de vos membres et démarrer votre année associative sur une bonne note !

Une fois leur adhésion effectuée, remettez-leur une carte d'adhérent pour officialiser votre relation. Par la suite, une petite lettre de remerciements en fin d'année peut vous aider à la pérenniser. Toutes ces petites attentions sont la clé d'une adhésion réussie.

Rappelez-vous simplement de ne pas demander plus d’informations que nécessaire et que le bulletin d'adhésion association soit en ligne ou version papier : accueillez vos adhérents avec le sourire !