Comment rédiger le cahier des charges de votre projet digital d'association ?

Votre association, réseau ou fédération est sur le point de se lancer dans un projet digital ambitieux ? Rapidement se posera l’épineuse question du cahier des charges.

Il est essentiel à la structuration et au développement de votre projet : c’est sa colonne vertébrale.

Utile aussi bien lorsque vous développez votre solution en interne ou en externe (avec une ESN/SSII, un appel d’offre, un marché public, etc.), le cahier des charges vous oblige à définir de manière extrêmement précise vos besoins et contraintes.

A moins d’être Chef de Produit, l’exercice n’est pas simple. Nous vous proposons donc une méthode simple pour construire votre cahier des charges.

Et pour vous accompagner au mieux dans sa rédaction,
nous proposons un exemple de cahier des charges.

Le contexte du projet et la présentation de votre structure

Difficile de cerner un projet sans comprendre le contexte dans lequel il est pensé et sera développé.

Commencez donc par exposer ce contexte général. Il ne s’agit pas de raconter l’ensemble de l’historique de votre association, mais simplement les éléments importants dans le cadre du projet afin qu’une personne extérieure puisse le comprendre.

Mission

Quelle est la mission de l’association ? Quelle est sa raison d'être ? Quelles sont ses parties prenantes ?

Décrivez simplement ces éléments de manière claire et factuelle.

Structuration de l'association

Comment se structure votre association ? S’il s’agit d’un réseau associatif, comment est-il organisé ? Quels sont les liens entre la tête de réseau et les associations affiliées ? Sur combien de niveaux votre réseau est-il organisé ?

Si le projet concerne une partie de votre association, ou un service uniquement, vous pouvez détailler la manière dont est organisée l’équipe et ses liens avec les autres services ou équipes.

"Qui sont les contacts clés pour le projet ? Qui seront les interlocuteurs privilégiés du prestataire ?"

Chiffres clés

Là encore, inutile de détailler l’ensemble de votre rapport d’activité.

Indiquez les chiffres clés qui donnent un bon ordre de grandeur de l’ampleur du projet : le nombre de personnes dans votre association ou réseau, le nombre de personnes potentiellement impactées par le projet, etc.

Les enjeux globaux et objectifs du projet digital

Quels sont les enjeux autour du projet digital pour votre association ?

Si vous lancez un projet digital, c’est que certaines choses sont aujourd’hui inexistantes, bloquantes ou nécessitent d’être optimisées.

Pour rédiger votre cahier des charges, détaillez les implications de ces blocages et ce qui est attendu du projet. Que permettra la solution en préparation ? Quels sont les changements attendus ? Et à quelle échéance ?

Les objectifs principaux et secondaires du projet digital

Tout vous semble prioritaire et urgent ? Pourtant, si vous prenez votre temps pour réfléchir à ces objectifs, tout n’est pas prioritaire.

L’important est donc de se focaliser sur 1 ou 2 gros objectifs.

Définir ces objectifs mettra en lumière votre besoin ou votre enjeu principal.

Détaillez les objectifs principaux et les objectifs secondaires. Les objectifs ne doivent pas être des fonctionnalités mais bien la réponse à un besoin.

Si vous avez du mal à les définir, posez-vous la question suivante :

“Lorsque le projet sera livré, que pourront faire les utilisateurs de la solution qu’ils ne peuvent pas faire aujourd’hui ?”

L'historique et l'état actuel du chantier digital

Si des choses ont déjà été entreprises ou mises en place par le passé pour répondre à cet objectif, vous pouvez les détailler rapidement.

Un projet, des données mais pas de cahier ? Tristan n'a pas fini de s'interroger !

Cela permettra de comprendre l’état de maturité du projet, s’il y a des éléments existants à prendre en compte, si certains éléments ont été bloquants par le passé, etc.

Exemple :

• Projet : Développement d’une base de données centralisée pour la fédération

• Contexte : aujourd’hui, les membres sont gérés de manière éparse, par plusieurs personnes de l’équipe sur plusieurs outils et tableaux. Il est impossible d’avoir une vision claire sur les membres de notre fédération.

• Enjeux : avoir une connaissance exacte du nombre d’adhérents, de membres, de licenciés, etc., information de laquelle dépendent d’importants financements.

• Objectif principal : centraliser l’information de manière à en tirer des statistiques fines.
• Objectif secondaire : pouvoir communiquer efficacement avec les membres.
• Historique : 3 tentatives de centralisation de l’information par le passé. Toutes se sont soldées par des échecs par manque de ressources mobilisées en interne.

La liste des besoins

Un bon cahier des charges doit contenir une liste de besoins, plutôt qu’une liste de fonctionnalités.

Les fonctionnalités sont les solutions apportées par le prestataire face aux besoins exprimés. Elles peuvent varier d’un prestataire à l’autre, mais elles répondent toujours au même besoin.

Voilà pourquoi l’approche par les besoins est si importante !

Essayez de ne pas trop rentrer dans les détails, cela risque de perdre les prestataires qui ne sont pas avec vous au quotidien. Faites-lui confiance : il a l’expérience et est capable d’explorer les besoins avec vous.

Comprendre exactement votre organisation repose donc sur vos besoins, vos habitudes, vos process et non la description des fonctionnalités que vous attendez.

En amont de la rédaction du cahier des charges, menez des entretiens avec vos utilisateurs pour identifier les points de blocage actuels et les besoins sous-jacents. C'est également le meilleur moyen de les impliquer sur le long terme et d’anticiper la conduite du changement.

Bien distinguer besoins et fonctionnalités, c'est déjà plus clair pour Olivier !

Exemple :

“Développement d’une base de données centralisée pour la fédération”

Contexte : aujourd’hui, les membres sont gérés de manière éparse, par plusieurs personnes de l’équipe sur plusieurs outils et tableaux. Il est impossible d’avoir une vision claire sur les membres de notre fédération.

Liste des besoins :

• Pouvoir contacter directement les adhérents pour leur envoyer une relance,
• Pouvoir faire le suivi de mes adhérer et savoir en temps réel qui est à jour de ces paiements,
• Pouvoir trier mes adhérents par localité,
• Pouvoir organiser mes adhérents selon plusieurs critères : adhérents / bénévoles , adhérents et membres d’un groupe d’activité, etc.

Priorisation des besoins

Connaître ces besoins ne signifie pas que tous sont indispensables, d’où l’intérêt de bien les identifier.

Séparez l’indispensable du superflu.

Pour chaque besoin identifié, posez-vous les questions suivantes :

Quelle est la conséquence si ce besoin n’est pas adressé ? Ces besoins répondent-ils à la mission de l’association ?

Cela vous permettra de faire le tri : mieux vaut une solution répondant aux besoins indispensables qu’une usine à gaz complexe, impossible à utiliser, dont la moitié des fonctionnalités est accessoire.

Exemple :

“Développement d’une base de données centralisée pour la fédération”

Contexte : aujourd’hui, les membres sont gérés de manière éparse, par plusieurs personnes de l’équipe sur plusieurs outils et tableaux. Il est impossible d’avoir une vision claire sur les membres de notre fédération.

Besoin principal : pouvoir faire le suivi de mes adhérents et savoir en temps réel qui est à jour de ses paiements.

Besoins secondaires :

• Pouvoir trier mes adhérents par localité,
• Pouvoir contacter directement les adhérents pour leur envoyer une relance,
• Pouvoir organiser mes adhérents selon plusieurs critères : adhérents / bénévoles, adhérents et membres d’un groupe d’activité, etc.

Créer une grille de réponses Excel aux besoins

Lors de la rédaction de votre cahier des charges, prévoyez une grille avec l’ensemble des besoins par ordre de priorité. Cela permet de standardiser les réponses des fournisseurs et de comparer leurs avantages respectifs.

Faites apparaître des catégories au sein de votre grille comme des grandes thématiques : gestion des membres, accès administrateurs, gestion des cotisations, besoins transversaux, etc.

Retrouvez dans notre kit gratuit de rédaction de cahier
des charges un exemple de grille de réponses.