Comment faire un webinaire d'association ?

Méconnus avant la crise sanitaire, les webinaires sont aujourd'hui un outil de communication bien connu du grand public. Un webinaire (ou "webinar" en anglais) est la contraction de séminaire et web. Concrètement, il s'agit donc d'un séminaire en ligne !

Depuis plusieurs années maintenant, l’équipe d’AssoConnect vous propose des rendez-vous en ligne réguliers, pour vous former gratuitement à différentes thématiques utiles pour votre association.

Les sujets varient, mais les bonnes pratiques restent les mêmes pour tous ces événements associatifs. Abordons-les ensemble dès maintenant :

• Pourquoi faire un webinaire ?
• Comment bien le préparer ?
• Quel logiciel utiliser ?
• Quelle attitude adopter pendant le webinaire ?
• Quels sont les pièges à éviter ?

A la fin de cet article, vous en trouverez également un bref récapitulatif.

Pourquoi faire un webinaire pour votre association ?

Si vous avez besoin de faire passer des informations de manière efficace à plusieurs personnes, que ce soit dans le cadre d’une formation (de bénévoles par exemple) ou dans le cadre d’une réunion d’équipe, internet peut être un précieux allié - je ne vous apprends rien.

Plutôt qu’un mail, un long document ou une vidéo, ce transfert d’informations peut prendre la forme d’une session d'échanges collectifs en ligne, c’est-à-dire un webinaire.

Qu’il s’adresse à de l’interne (ex : formation des membres) ou à de l’externe (ex : sensibilisation grand public à une cause traitée par votre association), le webinaire présente de nombreux avantages :

• À bas les frontières : que les participants soient à une rue ou à 1 000 kilomètres, cela ne change rien à l’expérience qu’ils vivent. Ce qui est vrai pour les participants l’est aussi pour les intervenants : le webinaire permet de faire échanger plusieurs personnes, même si ces dernières ne se trouvent pas au même endroit - le gain de temps peut être un argument intéressant pour convaincre un expert de participer ;

• Finis les soucis de salles et de chaises manquantes : en fonction de l’outil que vous utilisez, vous pouvez convier des centaines de participants, voire des milliers (en tout cas, on vous le souhaite !) ;

• Oubliées les considérations logistiques : il n’est pas nécessaire d’anticiper le nombre de croissants, de litres de cafés ou de sandwichs ;

• Un webinaire peut en cacher un autre : l’avantage d’une formation en ligne, c’est qu’elle dure dans le temps. En effet, la majorité des outils dédiés aux webinaires enregistrent automatiquement la session, que vous pourrez alors réutiliser. Finalement, vous pouvez voir le temps de préparation comme un investissement.

Alors, avec tout ça, vous êtes convaincu de vous lancer ?

Super, voyons maintenant comment faire.

Comment préparer le webinaire de votre association ?

Globalement, l’organisation d’un webinaire partage quelques étapes communes avec celle d’un événement d’association "dans la vie réelle". D'une loterie ou d'une tombola associative à un webinaire, il n'y a donc qu'un pas. Mais ce dernier présente tout de même quelques subtilités.

Quel thème pour votre formation en ligne ?

Que souhaitez-vous que les participants apprennent et retiennent ?

Fixer ces objectifs vous permettra de présenter au mieux votre webinaire aux potentiels participants et de mesurer après-coup le succès de la session.

A qui s’adresse votre webinaire ?

Cette formation en ligne est-elle ouverte à tout le monde ou réservée à certaines personnes ? Les participants sont-ils un groupe homogène ou hétérogène ?

Les réponses à ces questions vous permettront de construire au mieux votre communication et le contenu de votre webinaire.

Ce sera notamment le cas pour adapter votre ton, le degré d'expertise, ou encore les canaux sur lesquels communiquer pour trouver une audience qualifiée et intéressée par votre sujet.

Déterminez le jour et l’heure de votre webinaire

Si vous connaissez bien le profil des personnes susceptibles d’assister à votre séminaire, imaginez leur semaine-type et la journée-type et identifiez le créneau qui a le plus de chance de s’insérer dans leurs agendas.

Si vous n’en avez aucune idée, vous pouvez tout simplement demander à deux ou trois personnes représentatives de votre cible les jours et heures les plus intéressants pour elles.

Communiquez largement

La nécessité d'une communication massive est d'autant plus vraie si votre webinaire est ouvert à toutes et tous. Deux raisons à cela.

La première est que vous avez potentiellement une limite de places assez élevée, alors autant en profiter et toucher un maximum de personnes.

Pour Armand : la clé, c'est de bien communiquer !

La seconde est qu’il faut garder en tête que la participation à une formation en ligne est moins engageante que celle à un événement dans la vie réelle.

C’est regrettable, mais c’est vrai et compréhensible : les inscrits font l'hypothèse que les frais engagés sont faibles voire nuls, et que "ça ne se verra pas" s’ils ne participent pas.

Résultat : il arrive d’avoir un taux d’absentéisme approchant les 60 ou 70 %.

C'est pourquoi il est indispensable de communiquer largement et suffisamment en amont - soit au moins 3 semaines à l'avance.

Pour ce faire, vous avez plusieurs possibilités :

• Les e-mails, si vous avez l'habitude d'envoyer une newsletter à vos abonnés, pensez bien à y accorder une bonne place à votre webinaire ;
• Les réseaux sociaux : Facebook, Twitter, Instagram, etc., ils restent l'un des meilleurs moyens pour les personnes intéressées par votre activité d'être informées ;
• Votre site Internet, en affichant le webinaire dans le calendrier sur votre site AssoConnect par exemple.

Une fois une inscription enregistrée, si ce n'est pas géré automatiquement par votre outil de webinaire, pensez à envoyer un ou plusieurs rappels à l'approche de l'échéance. Vous ferez ainsi baisser sensiblement le taux d'absentéisme.

Prévoyez (au moins) un support de présentation

Si vous souhaitez que les personnes retiennent quelque chose de votre webinaire, nous vous conseillons chaleureusement de prévoir un support, voire même deux !

Expliquons-nous : le premier support à prévoir est celui que vous diffuserez pendant le webinaire.

Étant donné que vous allez présenter les informations à l'oral, il est préférable d'utiliser un support léger et visuel. Trop d'informations écrites risqueraient de distraire les participants des explications que vous donnerez par la voix.

Néanmoins, ce support de présentation n’est pas suffisant. Si votre objectif est de faire passer des informations, il est utile voire indispensable de prévoir un second support à envoyer aux participants à l’issue de la session en ligne.

À l’inverse du support de présentation, celui-ci peut contenir de nombreuses informations, c’est-à-dire celles que vous aurez présentées à l’oral.

Anticipez le cadre de votre webinaire

Prévoyez le timing de votre séminaire et anticipez le cadre dans lequel vous l'animerez.

Préférez un endroit calme évidemment, pour faciliter la communication.

Si vous avez une banderole de votre association, une affiche ou un kakémono, n’hésitez pas à les positionner derrière vous de manière à ce qu’ils apparaissent à la webcam. De la même manière, si vous possédez un t-shirt ou un pull aux couleurs de votre association, c'est l'occasion parfaite de le porter.

Une fois ces différents éléments préparés, vous pouvez vous lancer !

Sur quel logiciel faire votre webinaire ?

Plusieurs outils sont aujourd'hui disponibles en ligne pour diffuser des webinaires.

Ils présentent des fonctionnalités et des tarifs différents. Comme pour le choix de n’importe quel logiciel, prenez le temps de regarder les différentes options qui s’offrent à vous avant de faire votre choix.

Il s'agit d'une démarche importante car ce choix a un impact direct sur le bon déroulement de votre séminaire en ligne.

Pour choisir son outil de webinaire, Eva aimerait y voir clair !

Nous vous présentons ici 6 outils qui nous paraissent intéressants.

N’hésitez pas à indiquer dans les commentaires si vous en avez déjà utilisé d’autres.

Meet de Google

Google Meet est une application de la Suite Google que nous vous avons déjà présentée dans plusieurs articles.

Elle vous permet d’organiser des visioconférences jusqu’à 100 personnes pour la version basique, et jusqu'à 1 000 personnes pour les suites "Enterprise".

Il est possible de rejoindre une conférence depuis un lien ou une invitation Google Calendar, aussi bien sur mobile que depuis un ordinateur.

Vous avez la possibilité de partager votre écran pour montrer la présentation que vous aurez préparée au préalable. La fonction de chat intégrée à l’application permet aux participants de discuter par message pendant la visioconférence.

Si certaines personnes souhaitent se joindre à votre webinaire par téléphone, Google Meet crée un numéro de conférence. Dans ce cas, l’appel est facturé au prix d’un appel standard.

A cette exception près, le service est gratuit si vous avez un compte Google.

YouTube Live

Si vous êtes familier de YouTube, vous devriez vous retrouver très facilement dans l'utilisation de YouTube Live.

Comme son nom l'indique, il s'agit de la version "en direct" de cet outil qui permet de diffuser votre formation en direct sur YouTube, ou de le configurer de manière à ce qu’il soit diffusé plus tard.

Comme d'autres, cet outil donne la possibilité de partager son écran et d'enregistrer la vidéo une fois terminée.

La diffusion en direct a l’avantage de permettre des interactions sur le chat associé. La diffusion a posteriori permet à votre webinaire de durer dans le temps.

Selon les personnes que vous souhaitez cibler pour votre webinaire, vous avez la possibilité de choisir qui peut avoir accès à la diffusion. Ainsi, trois options sont proposées :

• la diffusion peut être publique, alors tous les internautes pourront y avoir accès ;
• la diffusion peut être non répertoriée, dans ce cas, la vidéo n’est pas affichée publiquement mais les personnes possédant le lien pourront y accéder ;
• enfin, la diffusion peut être privée, alors seules les personnes à qui vous donnez spécifiquement accès pourront la regarder.

L'outil est gratuit, très fiable et accessible depuis n'importe quel support à l'aide d'un simple lien YouTube classique.

Livestorm

Livestorm est un outil spécialisé dans le webinaire qui contient de nombreuses fonctionnalités pour vous accompagner :

• avant le webinaire : page d’inscription dédiée, mails d’invitation, mails de rappel, etc.,
• pendant le webinaire : modules de sondage, de chat, de questions/réponses, etc.,
• après le webinaire : mail de remerciement, diffusion du replay, etc.

Les plus de cet outil : il est très ergonomique, et ne nécessite pas d’installation, les participants suivent le séminaire en ligne - ce n’est pas le cas de tous les outils disponibles.

Le revers de la médaille : Livestorm n’est pas gratuit. Après un mois d’essai gratuit, les prix commencent à 79 euros par mois. Pas forcément adapté à toutes les bourses, mais une solution intéressante à envisager si le sujet des webinaires devient majeur pour votre association.

Go To Webinar

Go To Webinar est un outil historique et robuste pour les webinaires. Il permet d’être plusieurs "sur scène" et se répartir les rôles (présentateur, modérateur, etc.).

Il propose un lien d’inscription, les mails de rappel et le fait d’envoyer un fichier aux participants. Les participants doivent installer l’application sur leur ordinateur pour suivre votre webinaire.

Comme Livestorm, cette solution n'est pas gratuite. Les tarifs commencent à 44 euros par mois et par organisateur pour la version "Lite".

Webikeo

Webikeo se démarque d'autres logiciels puisqu’il s’agit quasiment d’une "marketplace du webinaire" : de nombreux séminaires sont disponibles et affichés sur le site. Et le vôtre pourrait se trouver parmi ceux-ci, ce qui représente un coup de pouce non négligeable pour la communication !

Les tarifs affichés sont globalement assez élevés, mais se justifient par l’accompagnement apporté par l’entreprise et l’importance de l’audience de l’outil.

Zoom

Zoom est à l'origine un outil de visioconférence très simple à mettre en place et à utiliser. Le design est épuré bien que la prise en main soit, à notre humble avis, moins simple que pour d'autres outils comme Google Meet.

S'il est gratuit jusqu'à 100 participants et 40 minutes pour les visioconférences, où chaque personne peut prendre la parole comme lors d'une réunion, il en est différemment pour les "vrais" webinaires.

Si vous souhaitez pouvoir prendre la parole et partager votre écran pour être suivi par des téléspectateurs, vous devrez donc passer par une formule payante. Si cela vous intéresse, il existe de nombreuses options à des tarifs plutôt élevés.

Selon le plan choisi, vous pouvez y accueillir entre 100 et 10 000 participants.

Quelle attitude adopter pendant le webinaire ?

De manière générale, animer une réunion d'association ou une formation n’est pas toujours évident, et requiert une certaine posture.

La dimension "en ligne" du webinaire est encore plus exigeante dans la mesure où vous n’avez pas tous les participants face à vous. Il est donc plus difficile de percevoir leurs réactions.

Pour cela, voilà nos conseils pour animer une formation en ligne.

Commencez par poser le cadre et les règles du jeu

Présentez-vous et présentez votre structure si nécessaire, notamment si votre session est ouverte au "grand public". En quelques minutes, vous créez ainsi un premier lien avec votre audience et expliquez votre présence.

Détaillez ensuite le thème et l'objectif de la session. Cela permet à votre public de savoir ce qu'il va trouver au cours de cette conférence et de comprendre votre valeur ajoutée.

Définir le cadre de son webinaire, pour Audrey : c'est fait !

Indiquez le planning et le temps qu’il est censé durer. Les webinaires se font le plus souvent en journée, les participants ont par conséquent besoin de cette information pour s'organiser. Enfin, indiquez la manière dont il va se dérouler.

Par exemple : "Je vais d’abord vous présenter nos actions, puis notre nouveau projet. Cela durera environ 30 minutes. Ensuite, nous aurons un temps de questions-réponses pendant environ 10 minutes."

Soyez attentif aux personnes sur la dimension technique

Si les participants ne vous voient plus, ne voient plus la présentation que vous partagez, ou ne vous entendent plus, il y a fort à parier qu'ils ne resteront pas longtemps sur votre session, et c'est assez compréhensible.

Dès le début de votre séminaire en ligne, proposez-leur une manière de vous signaler qu’ils ne voient plus ou ne vous entendent plus.

Pour mettre toutes les chances de votre côté, assurez-vous en amont de disposer d'un matériel de bonne qualité, d'une connexion internet robuste et installez-vous dans l'endroit le plus calme possible.

Parlez distinctement et pas trop vite

Cette règle est vraie dans n'importe quelle réunion en présentiel, elle l’est encore plus lorsque les interactions se font par le biais d'une webcam et d'un micro.

Pour vérifier votre rythme et votre diction, enregistrez-vous sur un court extrait, écoutez ensuite puis ajustez si nécessaire. N'hésitez pas à demander un avis extérieur ou, encore mieux, à répéter directement votre présentation devant cette personne.

Fermez tout le reste

Mettez votre portable en mode avion, désactivez toutes vos notifications pour ne pas vous laisser distraire, et soyez concentré à 100 % sur votre webinaire.

Quels sont les pièges à éviter en webinaire ?

Mal gérer la durée de son webinaire

Nous vous conseillons de ne surtout pas dépasser une heure, sinon vous risquez de perdre les participants.

Idéalement, faites plutôt une présentation pendant une demi-heure, puis une session de questions-réponses d'un quart d'heure.

Ne pas répondre aux questions

Si vous ne répondez pas aux questions, autant faire une vidéo que vous envoyez. En effet, l’intérêt du webinaire est qu’il sous-entend de l’interaction avec les participants.

Montrez que vous faites attention aux personnes qui sont derrière leur écran - ces personnes ont potentiellement de nombreuses autres sollicitations (notifications, des personnes qui leur parlent par ailleurs, etc.), donc il est important de les intéresser.

Ne pas préparer assez votre webinaire

Imaginez un formateur ou l’animateur d’une réunion qui viendrait les mains dans les poches… Cela vous parait absurde ?

C’est la même chose pour un séminaire en ligne. Donc entraînez-vous avant. D’autant plus que cela peut être déstabilisant d’avoir un parterre (virtuel) de personnes qui vous écoutent mais que vous ne voyez pas.

Sous-estimer la dimension technique

La technique est le seul lien qui existera entre les participants et vous.

Assurez-vous d’avoir rassemblé 3 éléments indispensables :

• une connexion à internet haut débit,
• un micro de qualité,
• et une bonne webcam.

Sans ces éléments, votre webinaire ne sera pas efficace et n'atteindra pas les objectifs fixés.