Le guide complet pour organiser un loto d'association

Votre association est à la recherche de financements ? Alors vous avez peut-être pensé à organiser un loto d’association. Voilà une excellente idée pour récolter des fonds, tout en faisant vivre et connaître les activités de votre structure.

Toutefois, la mise en place de cet événement d’association peut intimider. Par où commencer ? Quelles sont les choses à faire et à ne pas faire ? Quelles sont les règles et formalités administratives à respecter ?

C’est parti pour le gros lot !

Quelle est la différence entre un loto, une loterie et une tombola ?

Pour désigner des jeux de hasard, le terme généraliste de "loto" est souvent utilisé. Avant d’entrer dans les détails, il convient de faire la différence entre deux d’entre eux : 

• Le loto,
• La loterie ou tombola.

Parfois dénommé selon les régions "quine", "rifle", "poule au gibet", "bingo" ou "carton plein", le loto "traditionnel" est un tirage au sort de boules de loto. 

Le vainqueur est la personne qui remplit en premier une grille numérotée. Chaque numéro doit correspondre à la boule précédemment tirée au sort par l’organisateur. 

Lors d’une loterie ou tombola d’association, le participant paie d’abord une mise de départ. Il espère ensuite obtenir un gain (argent ou objet) après un tirage au sort.

Les lotos, loteries et tombolas sont normalement interdits par la loi. C’est ce qu’indique l'article L. 322-1 du code de la sécurité intérieure (CSI) : "Les loteries de toute espèce sont prohibées".

Néanmoins, le législateur prévoit des dérogations permettant d’organiser un loto d’association, comme vous allez le voir dans la partie suivante. 

Une association peut-elle organiser un loto ?

Quelles conditions pour organiser un loto d’association ?

En tant qu’association, vous pouvez mettre en place un loto associatif, sous réserve de remplir 4 conditions édictées par l’article L322-4 du CSI : 

• Votre loto doit être organisé dans "un cercle restreint". Pour la jurisprudence, il s’agit par exemple de ne pas faire appel à "un grand concours de population" et cela "suppose une certaine convivialité" ;
• L'événement doit uniquement avoir "un but social, culturel, scientifique, éducatif, sportif ou d'animation sociale". Il ne doit pas y avoir d’intention lucrative.
  La finalité consiste à "procurer aux organisateurs une source de financement permettant la pérennité du tissu associatif", précisent les tribunaux ;
• Les mises doivent être "de faible valeur, inférieures à 20 euros" ;
• Les lots proposés aux participants ne peuvent pas être des "sommes d'argent, ni être remboursés". En revanche, la remise de bons d’achat non remboursable est autorisée.

Depuis le 4 novembre 2021, la valeur marchande des lots offerts aux joueurs n’est plus limitée. Une nouvelle loi sur le loto associatif, qui prend la forme d’un décret, a fait sauter le précédent plafond de valeur fixé à 150 €.

Combien de lotos peut organiser une association chaque année ?

Si le législateur prévoit plusieurs conditions à respecter pour mettre en place un loto d’association, il ne fixe aucune limite quant au nombre de manifestations que votre structure peut organiser pendant l’année.

Pour autant, attention. En cas de fréquence d’organisation trop élevée, assurez-vous de ne pas vous écarter du but social, culturel, scientifique, éducatif ou d’animation sociale poursuivi par votre loto. 

Afin d’éviter tout abus, l’événement ne doit pas se transformer en entreprise commerciale avec pour objectif principal la recherche de bénéfices. 

Quelles sont les formalités à respecter pour une loterie d’association ?

Si vous prévoyez d’organiser une loterie associative, la mécanique est assez similaire. Vous avez le droit de le faire, sous réserve là encore de respecter plusieurs conditions. 

Un objet et des statuts spécifiques pour votre association

Tout d’abord, une circulaire du 30 octobre 2012 mentionne que les statuts de votre association doivent indiquer que votre activité principale concerne "la bienfaisance, l’encouragement des arts ou la pratique d’une activité sportive".

En parallèle, l’article L322-3 du CSI précise que la loterie doit porter obligatoirement sur des "objets mobiliers".

Les immeubles – biens qui ne peuvent pas être déplacés – ne sont pas concernés (appartement, maison, garage, etc.). 

Affecter les sommes recueillies à des usages précis

L’usage des fonds répond également à des règles précises. Votre structure peut ainsi utiliser les sommes collectées pour :

• Mener "de réelles actions de bienfaisance au profit de déshérités ou d'encouragements des arts" ;
• Ou financer des "activités sportives à but non lucratif".

Vous ne pouvez pas vous servir de l’argent pour régler des dépenses courantes, ou combler un déficit, par exemple.

En outre, la circulaire de 2012 précise que les frais d’organisation de la loterie ne doivent pas dépasser 15 % du capital d'émission (prix unitaire d’un billet X nombre de billets émis).

Effectuer une demande d’autorisation

L’organisation d’une loterie est soumise à une demande d’autorisation auprès du maire de la commune où se situe le siège social de votre association.

Vous devez remplir le formulaire Cerfa n°11823*03 et fournir : 

• Les statuts de votre association ;
• Un bilan du dernier exercice comptable, si votre capital d’émission dépasse 7 500 €. 

Quelle fiscalité sur un loto associatif ?

En ce qui concerne la fiscalité, les mêmes règles s’appliquent aux lotos associatifs et aux loteries-tombolas.

L’article 261-7-1°-c du Code général des impôts (CGI) dispose que les recettes que vous encaissez sont exonérées d’impôts, dans la limite de six "manifestations de bienfaisance et de soutien" organisées dans l’année.

Pour bénéficier de cette exonération, vous devez : 

• Informer le service des impôts des entreprises (SIE) en lien avec le siège social de votre association, au plus tard 24h avant la manifestation, par simple lettre ;
• Envoyer à ce même SIE un relevé détaillé des recettes et des dépenses, dans les 30 jours qui suivent la manifestation.

Dans la partie suivante, découvrez nos conseils pour réussir votre loto d’association. 

Comment organiser un loto pour une association : 5 étapes à suivre

1. Planifier et définir les objectifs de votre loto d’association

Dans un premier temps, nous vous conseillons de définir les modalités d’organisation, à savoir : 

• Votre objectif principal. Pourquoi souhaitez-vous recueillir des fonds via un loto d’association ? Un exemple pourrait être pour financer l'achat d’équipements sportifs ;
• La date, le lieu et l’horaire de votre loto d’association. Évitez les périodes de vacances scolaires et les jours fériés. Vérifiez aussi qu’un autre loto n’a pas lieu le même jour dans les alentours. Et même si ce n’est pas une règle préétablie, sachez que les lotos d’association ont souvent lieu le soir, voire en début d’après-midi ;
• Quel budget pour organiser votre loto ? Listez les coûts à prévoir (matériel, location de salle, prix des lots, etc.) et n’hésitez pas à faire des devis. Pensez aussi à contacter vos partenaires et des entreprises locales pour solliciter des dons ;
• Le nombre de personnes à accueillir, pour trouver une salle pouvant recevoir tout le monde ;
• La constitution d’une équipe de bénévoles pour assurer l’organisation de l’événement ;
• La mise en place d’une billetterie qui vous simplifie la vie et améliore l’expérience d’achat des participants ;
• Les moyens de communication à utiliser.

2. Se conformer aux obligations administratives

Au-delà des formalités légales obligatoires, vous devez aussi respecter d’autres règles en fonction de ce que vous souhaitez mettre en place le Jour J.

Voici plusieurs choses sur lesquelles vous pencher :

• Obtenez une autorisation de la Sacem pour votre association si vous comptez diffuser de la musique. Les tarifs varient en fonction de différents critères et peuvent être réduits dans certains cas. Vous pouvez par exemple bénéficier de 20 % de réduction si votre événement est déclaré au moins 15 jours à l’avance ;
• Conformez-vous à la réglementation en vigueur si vous désirez tenir une buvette d’association. Vous devez par exemple obtenir une autorisation de la part du maire de votre commune au moins 15 jours avant l'événement ;
• Déclarez votre loto d’association à votre compagnie d’assurance et assurez-vous d’être couvert en responsabilité civile ;
• Vérifiez les règles de sécurité et d’accueil de la salle (issues de secours, chauffage, estrade, toilettes, extincteurs, insonorisation, normes d’hygiène, accueil de personnes handicapées, etc.). Si besoin, vous pouvez demander le passage d’une commission de sécurité auprès de la mairie ou de la préfecture.

3. Se procurer le matériel et les lots

Parmi le matériel de base à prévoir (à l’achat ou à la location), pensez au minimum aux éléments suivants, par exemple disponibles chez un prestataire spécialisé comme Lotoquine :

• Des cartons de loto standards ou personnalisés (en papier ou en bois), avec leurs pastilles de marquage, 
• Un boulier ou une machine à tirage automatique, 
• Une sono et un micro pour le présentateur,
• Des tampons de validation,  
• Un tableau de suivi du loto,
• Plusieurs caisses et fonds de caisses. 

Pour les lots, il doit y en avoir autant que de parties en jeu. Prévoyez des gros lots (vélo, ordinateur, smartphone, robot de cuisine, etc.) et des lots de valeur moyenne (tente, cafetière, séchoir, ballons de foot, panier garni, objets décoratifs, etc.). 

Très souvent, pour vous faciliter la vie, les prestataires vous proposent des packs complets (cartons, boulier, pastilles, etc.) à différents prix.

Pensez aussi aux lots de consolation pour départager les ex æquo. Par ailleurs, n’oubliez pas de préparer un programme des lots, ainsi que les factures et les garanties qui vont avec.

4. Gérer la billetterie et la communication

Une fois le matériel et les lots en poche, passez à l’étape billetterie et promotion de votre événement. 

Vous pouvez bien sûr vendre vos tickets en physique, sur place. Mais si vous voulez gagner un temps précieux, tout en sachant à l’avance combien de billets vous vendez (et les recettes qui vont avec), misez sur l’option billetterie en ligne.

Avec l’offre Liberté d’AssoConnect (gratuite), aucune connaissance technique n’est requise pour collecter les paiements de votre loto associatif. 

Une bonne partie de vos recettes dépendra aussi de la visibilité que vous allez accorder à votre loto.

Si le bouche-à-oreille peut vous aider à faire connaître votre événement, promouvez-le aussi via les canaux ci-dessous :

• Les réseaux sociaux, avec des publications bien ciblées contenant les informations pratiques sur votre loto d’association (date, lieu, heure, billetterie, lots à gagner, etc.) ;
• Le marketing par email (notamment si vous avez une newsletter) ;
• Votre site internet, en affichant par exemple la date de l’événement dans un calendrier ;‍
• Un webinaire d’association, pour échanger autour de l’événement en interne ou auprès de votre public cible ;‍
• La diffusion de tracts et flyers ;‍
• Le site Lotopassion, qui propose un agenda de lotos en ligne pour associations et autres structures.

Concernant la publicité, soyez vigilant. Si elle n’est pas interdite, elle ne doit pas être diffusée de manière trop importante. Rappelez-vous que votre loto ne doit pas avoir d’intention lucrative !

5. Assurer le Jour J (et après)

Le jour de l’événement, la mécanique doit être parfaitement huilée. Pour cela, entourez-vous de bénévoles en nombre, notamment pour les rôles :

• De présentateur,
• De manipulateur des boules de loto,
• De responsable de caisse,
• De responsable de tableau d’affichage,
• De contrôleurs en salle pour vérifier cartons, lignes et numéros,
• De responsable de la buvette.

Mettez aussi à disposition des participants plusieurs documents incontournables : règlement du tirage au sort du loto, liste des lots, fiches pour remise de lots. 

Votre loto d’association touche à sa fin ? Sur place, remerciez les participants à l’événement, les bénévoles et autres sponsors. 

Faites de même par la suite sur vos différentes plateformes de communication (site internet, réseaux sociaux, newsletter). Pensez à rappeler la manière dont les fonds collectés seront utilisés. 

En parallèle, dressez un bilan financier de la manifestation. Du point de vue comptable, est-ce une réussite ? Voyez ce que vous pouvez améliorer et réajustez pour votre prochain loto. 

Justement, vous souhaitez vous replonger très vite dans ce genre d’événement, sans avoir à vous occuper de nombreuses tâches chronophages ? Certains acteurs comme Asso Passion proposent des solutions d’organisation de loto clé-en-main pour votre association !

Conclusion

L’organisation d’un loto d’association représente une stratégie efficace pour financer certains projets de votre structure. 

Si vous souhaitez que votre événement soit un succès, respectez d’abord les règles et formalités en vigueur. Ensuite, assurez-vous de préparer minutieusement l'événement en amont.

Pensez notamment au matériel et aux lots pour vos participants, en passant par la mise en place d’une billetterie et la promotion de l’événement. 

Alors, votre asso est prête à s’y coller ? Mobilisez vos bénévoles sans tarder et passez à l’action !