Comment rédiger le procès-verbal de son AG d’association ?

Votre assemblée générale d’association va bientôt avoir lieu ? Bonne nouvelle ! Cette étape cruciale est l’occasion pour les membres de voter les décisions les plus importantes de votre structure.

Au cours de la réunion, pensez à établir un procès-verbal d’AG associative. Ce document permet d’attester la régularité des délibérations adoptées. En plus de constituer une preuve en cas de litige, il fournit aux membres et aux tiers des informations essentielles sur la gestion et l’évolution de l’association. 

Pour être utile à tous, le PV d’AG doit être rempli avec clarté, rigueur et précision. Dans cet article, nous vous dévoilons tout ce qu’il faut savoir pour réussir la rédaction d’un procès-verbal d’Assemblée Générale associative.

Prêts à vous livrer à l’exercice ?

Pour celles et ceux qui préfèrent le format vidéo 🎥

‍

Pourquoi rédiger un procès-verbal d’association ?

La rédaction d’un procès-verbal d’association présente de multiples intérêts, aussi bien pour ses dirigeants que pour ses membres et les tiers.

Pour prouver la régularité des décisions

C’est lors de l’Assemblée Générale (AG) que les membres se réunissent pour adopter les décisions majeures de la vie d’une association.

Qu’il s’agisse d’une Assemblée générale ordinaire ou d’une Assemblée générale extraordinaire, l’établissement d’un procès-verbal d’AG est un gage de sécurité juridique. Il sert de preuve en cas de contestation d’une décision par un membre ou un tiers, voire en cas de contentieux.

Si la contestation concerne les conditions d’adoption d’une décision (quorum non atteint, comptage des bulletins, etc.), le procès-verbal sera également indispensable pour prouver la régularité des délibérations.

Enfin, que vous deviez organiser votre AG d’association à distance ou procéder à un vote électronique pour votre prochaine AG, le procès-verbal électronique constitue un mode de preuve valide, dès lors qu’il contient l’identité du signataire et qu’il ne subit aucune modification après sa signature.

Besoin d'un rappel sur le fonctionnement d'une AG ? Antoine vous explique tout cela en 5 min chrono !

Pour informer les membres et les tiers 

Le procès-verbal d’Assemblée générale joue un rôle déterminant pour les membres de votre association. Grâce à lui, les absents peuvent rester informés des délibérations adoptées.

Le PV d’AG est aussi un document fondamental pour les personnes et les entités externes à votre association.

Il permet de justifier des décisions prises auprès des pouvoirs publics (en cas de subvention) ou des banques (en cas de prêt). Ce document peut aussi délivrer des informations intéressantes aux potentiels donateurs ou aux futurs partenaires de l’association. 

Vous l’aurez compris, il s’agit d’un document qui joue un rôle essentiel pour votre association et qu’il ne faut pas négliger. Pour cette raison, voici quelques bonnes pratiques pour le rédiger avec clarté, rigueur et précision.

Que doit contenir le procès-verbal d’association ? (modèle)

Ce sont les statuts de votre association qui déterminent les règles de fonctionnement des Assemblées générales. Le contenu du procès-verbal dépend donc des dispositions  préalablement définies dans ces statuts.

En l’absence de précision, certaines mentions doivent obligatoirement figurer dans le procès-verbal.

Afin de faciliter la rédaction de votre procès-verbal, téléchargez gratuitement notre modèle de PV d'Assemblée Générale d'association loi 1901.

Les mentions obligatoires

Le procès-verbal d’Assemblée Générale associative doit faire apparaître les mentions suivantes :

• l’identité de l’association (dénomination et adresse du siège social) ;
• la date, l’heure et le lieu de l’Assemblée Générale ;
• l’ordre du jour ;
• l’organe délibérant (l’AGO, l’AGE, le conseil d'administration, le bureau…) ;
• les noms du président de l’association et du secrétaire de l’Assemblée Générale ;
• le mode de convocation de l’AG d’association et la date d’envoi de la convocation ;
• les noms et fonctions des membres présents ;
• les noms et fonctions des membres représentés par procuration et ceux de leurs mandataires ;
• l’éventuel quorum, soit le nombre minimal de votants ;
• un résumé des débats et des interventions ;
• le texte des délibérations soumises au vote ;
• les résultats des votes pour chaque délibération  ;
• l’heure de fin de séance ;
• les noms et fonctions des signataires du procès-verbal.

Le procès-verbal doit également inclure en annexe l’ensemble des documents adressés aux membres et éventuellement soumis au vote, dont le rapport d’activité de l’association, le rapport financier et le rapport moral ainsi que la feuille de présence d’Assemblée Générale.

Il n’est pas nécessaire de transcrire l'intégralité des discussions. Le procès-verbal d’Assemblée générale vise surtout à rendre compte des points les plus importants des échanges, des délibérations et des résultats des votes.

‍

La forme du procès-verbal d’Assemblée générale

Pour être valide et bénéficier d’une force probante, le procès-verbal d’AG peut être présenté en version papier ou en version électronique, l'essentiel est qu'il soit :

• dûment complété avec toutes les mentions obligatoires ;
• daté et signé par les membres habilités ;
• établi sur des feuillets numérotés ;
• classé et archivé.

Seul un procès-verbal valide, aussi bien sur le fond que sur la forme, peut servir de preuve juridique devant les tribunaux. 

En cas d’erreur ou d’oubli, les délibérations votées peuvent potentiellement être contestées, voire annulées. Cette situation peut être préjudiciable pour l’association si la délibération annulée lui permet de recevoir des subventions. 

Qui est chargé de rédiger et de signer le procès-verbal d’AG ?

Les membres chargés de rédiger et de signer le procès verbal d'AG associative sont désignés par les statuts ou le règlement intérieur de l’association. En l’absence d’indication, quelques règles simples s’appliquent.

La rédaction du procès-verbal d’AG

Le plus souvent, ce sont les statuts ou le règlement intérieur qui définissent la personne censée rédiger le PV. Dans le cas contraire, la rédaction du procès-verbal est attribuée au secrétaire de l’association. 

La signature du procès-verbal d’AG

De la même manière, en l’absence de précision dans les statuts, la signature du procès-verbal d’Assemblée générale incombe à la fois au président et au secrétaire de séance. 

En revanche, si votre association est reconnue d’utilité publique, les statuts doivent obligatoirement prévoir que le président et le secrétaire sont les signataires du PV.

La jurisprudence admet toutefois qu’en cas d'empêchement d’un signataire, le procès-verbal peut être signé par un représentant de même rang :

• le vice-président peut être mandaté pour signer à la place du président ;
• le trésorier peut signer en lieu et place du secrétaire.

N’oubliez pas que les noms et fonctions du rédacteur et des signataires font partie des mentions à inscrire sur le procès-verbal !

La rédaction du procès-verbal d’association est-elle obligatoire ?

Pour la plupart des associations, il n’est pas obligatoire d’établir un procès-verbal d’Assemblée générale, mais cela est fortement recommandé. Pour rappel, ce PV d’AG constitue la preuve de la régularité d’une délibération si celle-ci venait à être contestée devant un tribunal. 

La rédaction d’un procès verbal d’AG est néanmoins obligatoire dans certains cas particuliers :

• si les statuts le prévoient
• si votre association est reconnue d’utilité publique ;
• si elle est soumise à l’impôt sur les sociétés ;
• ou si elle a contracté un emprunt.

Au-delà de leur caractère obligatoire, chaque association peut définir dans ses statuts des exigences particulières quant à la rédaction, l'approbation et la diffusion de ses PV.

Par exemple, les statuts peuvent requérir que le procès-verbal soit approuvé par un vote lors de la prochaine AG ou qu'il soit communiqué à tous les membres par voie électronique, dans un délai spécifique après la réunion.

Ces règles internes, plus strictes que les dispositions légales, visent souvent à renforcer la transparence et l'engagement des membres. Il est donc essentiel de bien les connaître et de les respecter pour assurer la validité des décisions prises et pour maintenir la confiance au sein de l'association.

Comment conserver et archiver le procès-verbal d’AG ?

Après avoir rédigé, daté et signé le procès-verbal d’AG, nous vous conseillons de le classer et de le conserver au siège de l’association. Les membres doivent pouvoir le consulter sur place à tout moment. 

Si votre association dispose d’un site internet, pensez à publier les procès-verbaux d’Assemblée générale par voie dématérialisée afin d’en faciliter l’accès à tous.

‍

Bien que la tenue d’un registre ne soit pas obligatoire, vous pouvez centraliser et classer vos PV d’AG dans un registre des délibération ou dans un registre spécifiquement dédié. Ce registre peut être un simple classeur conservé à votre siège associatif. Jouer le jeu de garder un registre à jour, c’est faire preuve de transparence auprès de tous les membres de votre association. Cela vous permet aussi d’assurer un suivi des décisions prises au fil des ans : un bon aide-mémoire à garder sous le coude !

Veillez enfin à classifier et à ranger les convocations, les feuilles de présence d’Assemblée Générale, les procurations ainsi que les bulletins de vote dans un registre distinct. En cas de contestation ou de litige, ces documents pourraient vous être demandés en appui du procès-verbal.

Conclusion

Vous connaissez à présent toutes les obligations et bonnes pratiques pour réussir la rédaction de votre procès-verbal d’Assemblée générale.

Bien qu’il ne soit pas obligatoire, ce document peut devenir un allié précieux pour l’avenir de votre association, à condition d’être soigneusement rempli !