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Assemblee Generale Association Distance

Comment organiser son assemblée générale d’association à distance ?

Marion

La date de votre assemblée générale d'association approche et le contexte vous empêche de vous rassembler ? Pas d’inquiétude, sachez que ce rendez-vous peut s’organiser à distance, à condition que vos statuts le permettent.

Il est toutefois possible que ce soit une pratique nouvelle au sein de votre association. L’objectif de cet article est donc de vous guider pour que tout se passe au mieux.

Au programme :

Cet article a été rédigé suite à des échanges avec Alexis Becquart, Avocat du Cabinet DELSOL. Il a été mis à jour en janvier 2022 avec l’aide de Marie Maurice, juriste au sein du cabinet ELAN AVOCATS.

À la fin de l’article, vous trouverez également un bref récapitulatif.

Prêts ? À vos Zoom, Skype et autres Google Meet, … partez ! 

Vous n'avez pas le temps de lire cet article ?
Demandez la fiche technique !

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Avez-vous le droit d’organiser votre assemblée générale d’association à distance ?

Les évolutions juridiques au sujet de l'AG à distance

En principe, si vos statuts ne disent pas expressément que l’assemblée générale peut se tenir à distance, c’est que cela n’est pas possible. 

Au regard de la crise sanitaire du COVID-19, une ordonnance du 2 décembre 2020 autorisait exceptionnellement l'organisation d'une AG à distance, à condition que vos statuts ne l’interdisent pas formellement.

En application de ce texte, vous pouviez alors organiser cette assemblée générale à huis clos jusqu’au 30 septembre 2021.

Depuis, une loi du 22 janvier 2022 (loi n°2022-46) autorise à nouveau le gouvernement à prendre des mesures permettant aux assemblées générales des associations de se réunir à distance.

Si, depuis octobre 2021, nous sommes ainsi revenus à la situation antérieure à l’épidémie de COVID, il n'est pas exclu qu'une ordonnance mette à nouveau un place un dispositif similaire à celui de 2020.

Concrètement, comment ça marche ?

En fonction de vos statuts et de cette éventuelle ordonnance, l’assemblée générale peut donc se tenir soit en présentiel, soit à distance, soit les deux à la fois. On parle alors d’assemblée générale mixte.

Dans l’hypothèse d’une assemblée mixte ou à distance, les membres non présents physiquement peuvent se connecter en visioconférence ou en audioconférence

Dans le cas d'une AG à distance, la convocation doit alors intégrer les informations pour y accéder. Au lieu d’une adresse, celle-ci peut par exemple contenir un lien de connexion ou, a minima, la plateforme sur laquelle elle aura lieu.

Blog_Images-articles_antoine-paniqueAntoine ne sait que choisir parmi tous
les outils numériques qui s'offrent à lui !

La personne responsable de l’organisation de l’AG sera garante de gérer les aspects techniques, notamment la feuille de présence. Cette feuille est importante puisqu’elle atteste des personnes présentes, aussi bien sur place qu’à distance.

Le procès-verbal fera également état de la participation à distance de tout ou partie des membres.

Dans la mesure du possible, essayez de garder des traces de vos échanges, telles que des captures d’écran de la visioconférence, de manière à disposer de preuves en cas de conflit.

L'importance de conserver des preuves varie en fonction de l’enjeu de la décision, du climat au sein de l'association, ou encore de la majorité à laquelle les délibérations sont adoptées.

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Les outils numériques disponibles pour votre assemblée générale à distance

Pour vous réunir à distance, les outils numériques ne manquent pas.

Zoom, Microsoft Teams, Skype, Google Meet, Slack, etc. Il en existe pour tous les goûts !

Commencez par vous demander combien vous serez autour de la "table" (virtuelle). Cela vous aidera à choisir le bon outil. Sur Google Meet, vous pouvez par exemple être jusqu’à 250 personnes, sur Zoom vous pouvez être 1000 (mais vous avez la possibilité de n’en visualiser "que" 49 à l’écran).

De plus, avec ces deux outils, vous pouvez générer un lien unique de connexion. Vous pouvez alors le glisser dans votre convocation à l’assemblée générale !

Pour limiter les risques de cacophonie, pensez à instaurer quelques règles simples

  • couper son micro quand on ne parle pas, 
  • lever la main pour demander la parole, 
  • avoir un système de gestes pour montrer son approbation ou sa désapprobation par rapport à des discussions, etc. 

D’ailleurs, ces règles peuvent être très utiles pour toutes vos réunions en ligne.

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Chez AssoConnect, pour mieux s'écouter,
les micros sont coupés ! 🎤

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Les modalités de vote à distance

Jusqu’au 30 septembre dernier, les textes en vigueur permettaient le vote à distance lorsque les modalités statutaires s’avéraient trop contraignantes. Aujourd'hui, les statuts sont redevenus les seules règles applicables, en l’absence, pour l’heure, d’ordonnance prise en application de la loi du 22 janvier 2022.

Bien que l’assemblée générale se tienne en ligne, il est nécessaire de respecter le quorum, c’est-à-dire le seuil de présence à atteindre pour rendre valides les décisions.

En effet, certaines décisions doivent être votées lors d’une assemblée : élection du président de séance, rapport d'activité, vote du bilan, du budget, du rapport moral, du rapport financier, de nouveaux projets, etc.

À distance, cela peut paraître compliqué au premier abord, mais la technologie est votre amie ! 

Notez que les membres sont soit présents (physiquement ou à distance), soit représentés. Un membre ayant donné procuration n’a pas à se connecter à distance et ne peut prendre part au vote.

Quoi qu'il en soit, à vous de vous assurer que vos pratiques correspondent à vos statuts afin d’éviter toute difficulté.

Le vote par correspondance 

Avant toute chose, le vote par correspondance n'est possible que s'il est prévu dans les statuts de votre association, aucun décret ou ordonnance "COVID" y dérogeant n’étant en vigueur à ce jour.

A la différence du vote électronique, qui s’effectue durant l’assemblée générale, le vote par correspondance (y compris par correspondance électronique) n’a pas lieu à ce moment. Il précède généralement l’assemblée générale, et son résultat est constaté en séance.

Si cela est possible dans votre association, il vous suffit donc d’envoyer par voie postale le kit de vote par correspondance, avec les différents bulletins et enveloppes. Pensez à inclure une enveloppe de retour préaffranchie avec un espace au dos dédié à la signature du votant.

Le vote par correspondance peut aussi s’effectuer à travers des outils électroniques (notamment mail) si vos statuts le prévoient.

Aux côtés de simples mails ou courriers postaux, il existe des outils gratuits (Framaforms, Google Forms) ou payants (Typeform, SurveyMonkey) où vous pouvez créer votre propre questionnaire.

Dans ce cas, assurez-vous que le formulaire ne puisse être rempli qu’une seule fois par personne.

Petit rappel par ailleurs : le résultat des votes étant constaté en séance, les membres doivent envoyer leurs formulaires plusieurs jours avant la réunion.

Le vote électronique

Vous pouvez également utiliser le vote électronique, c’est-à-dire un vote des participants en simultané, pendant le déroulement de la séance.

Il suppose le recours à des prestataires externes spécialisés tel qu’euro-vote. Cet outil vous assure un niveau de sécurité maximale, avec huissier de justice. Si vous êtes client d’AssoConnect, sachez que vous pouvez bénéficier d’une réduction sur ces tarifs publics.

D’autres solutions de vote en ligne plus abordables sont disponibles, telles que easyQuorum pour un comptage de vote à main levée en visio, ou encore v8te

Si vous n’avez pas eu l’occasion de lire notre article sur le vote électronique en association, je vous laisse le découvrir de ce pas, il revient en détails sur cette façon de procéder aux votes.

La consultation écrite

Attention, la consultation écrite n’est pas réellement une modalité de vote, mais plutôt un processus de décision sans débat oral, et donc sans réunion des membres composant l’assemblée générale.

Ce mode de décision n’est en principe possible que s’il est prévu dans les statuts.

Le texte des décisions proposées est adressé aux membres ainsi que les documents nécessaires à leur information, accompagnés d'un bulletin de réponse. Ils retournent ensuite une réponse écrite à l’association dans le délai imparti.

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Nos conseils en matière d’anticipation et d’organisation pour votre AG à distance

 

Toujours prévoir un plan B 

La connexion internet peut parfois nous jouer des tours et personne n’est à l’abri d’un souci technique.

Pour éviter les problèmes, prévoyez qu’au moins deux personnes puissent être administrateurs de la conférence, et préparez toujours une solution de repli.

Cela peut par exemple être un groupe WhatsApp créé à l’avance, sur lequel vous pourrez communiquer facilement un autre lien de connexion en cas de besoin. 

Rester organisé pendant l’assemblée, malgré les circonstances inhabituelles

Ne vous laissez pas déstabiliser par cette nouvelle façon d’organiser votre assemblée générale.

Le déroulement de l’assemblée générale reste le même. 

Prévoyez un ordre du jour, et suivez la même trame qu’en temps normal. La seule chose qui doit changer est le fait que vous ne serez pas tous dans la même pièce, mais le déroulé reste identique.

Adapter vos statuts à votre situation

Maintenant que les textes dérogatoires ne sont plus en vigueur, il peut être intéressant pour votre association d’adapter ses statuts afin de permettre la tenue de son AG à distance.

Car, même si d’autres textes dérogatoires interviendront probablement, leur durée de vie sera vraisemblablement limitée. Il est donc primordial de mettre en place des modalités de réunion qui répondent à vos besoins.

Concrètement, n’hésitez donc pas à ajouter une modification des statuts à l’ordre du jour d'une prochaine assemblée générale extraordinaire.

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FAQ

🏡 Comment savoir si votre assemblée générale peut se tenir à distance ?

Les statuts... encore eux ! Et oui, ils fixent les règles, alors consultez-les pour en savoir plus sur les possibilités qui s'offrent à vous ! En savoir plus

💻 Quel outil utiliser pour se réunir à distance ?

Les outils de visioconférences à votre disposition sont nombreux : Google Meet, Zoom, Skype, etc. N'oubliez pas de mettre certaines règles en place pour éviter un brouhaha général ! En savoir plus

📨 Quel moyen utiliser pour voter à distance ?

Vote par email, par consultation écrite, ou encore vote électronique. Vérifiez vos statuts afin de savoir ce qu'ils prévoient à cet effet, puis lancez-vous ! En savoir plus

assemblee-generale-association-obligatoire

Une dernière chose : la tenue d'une assemblée générale reste obligatoire, même à distance ou à huis clos, à moins que vos statuts prévoient la possibilité de faire une consultation écrite. Mais cela reste relativement rare pour les assemblées, c’est surtout le cas pour le Conseil d’Administration.

Il est assez évident que les dispositions exceptionnelles liées à la crise sanitaire ne seront pas éternelles. Dès lors, si votre première assemblée générale à distance vous a donné l’idée d’en faire d’autres, une seule solution s’offre à vous : faire évoluer vos statuts.

Cela peut demander un peu de temps et d’organisation, mais vous y gagnerez en tranquillité, et votre association sera parée à toutes les situations.

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Demandez la fiche technique !

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