Comment organiser une assemblée générale extraordinaire (AGE) pour son association ?

Nous parlons souvent de l’assemblée générale d’une association comme s’il n’en existait qu’une. En réalité, en plus de votre AG ordinaire (ou "AGO"), qui se tient annuellement, il est possible de convoquer une assemblée générale extraordinaire (ou "AGE") à n’importe quel moment.

Dans cet article, nous vous proposons de nous pencher sur l’AGE, afin d’en comprendre le but et le déroulé précis.

Hâte d’en savoir plus ? Alors allons-y !

Besoin d'un rappel sur le fonctionnement d'une AG d'association en général ?

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Qu'est-ce qu'une assemblée générale extraordinaire (AGE) ?

La différence principale entre les assemblées générales ordinaires et extraordinaires réside dans la temporalité. Une AG ordinaire se déroule chaque année, à une date fixée dans les statuts, alors qu’une AG extraordinaire peut par définition se tenir à n’importe quel moment.

Une assemblée extraordinaire se tient donc quand une décision importante et urgente doit être prise, et que celle-ci ne peut attendre la date de l’AG ordinaire pour être discutée.

Il n’existe pas de fréquence minimale ou maximale. En principe, cette réunion peut avoir lieu autant de fois que nécessaire au cours de l’année.

Rappelons toutefois qu’il s’agit d’une mesure d’urgence et qu’elle doit rester exceptionnelle.

Comment peut-on déclencher une assemblée générale extraordinaire ?

L’assemblée générale extraordinaire se limite principalement aux questions cruciales pouvant concerner une association loi 1901. Il peut notamment s’agir de :

• La modification des statuts,
• Les questions financières, notamment les sujets immobiliers tels que l’acquisition d’un bien ou la signature d’un prêt,
• La transformation de l’association, qu’il s’agisse d’un changement de dénomination, d’objet social, de modalités d’adhésion, d’une démission de dirigeant, etc.
• La fusion de l’association avec une autre structure,
• La dissolution de l’association.

Cette liste est évidemment non exhaustive et une assemblée générale extraordinaire peut être organisée pour d’autres raisons. En fin de compte, c’est à vous que revient la décision !

Comment convoquer une assemblée générale extraordinaire ? 

Le plus souvent, les membres du bureau ou du conseil d’administration sont en droit de convoquer une AGE. C'est la responsabilité du dirigeant de votre association de la demander. Toutefois, ce sont une nouvelle fois les statuts qui définissent les conditions de convocation d’une AG.

Si certains membres demandent une AGE que les dirigeants refusent, ceux-ci ont le droit d’effectuer une demande en référé auprès du tribunal afin de forcer sa tenue.

Avant votre AGE, vous devez être sûr que tout est prêt pour celle-ci. Il vous faut donc penser à :

• La convocation des participants,
• La définition de l'ordre du jour,
• La répartition des rôles le jour de l'AGE.

La convocation à l'assemblée générale extraordinaire d'association

Quoi qu’il en soit, une fois la question de qui convoque l'AGE réglée, la seule condition pour que l’assemblée se tienne est de faire parvenir une convocation aux intéressés. Celle-ci doit leur être transmise quinze jours à un mois avant la date de la réunion. La convocation se fait le plus souvent par lettre postale ou par email.

Cette règle permet de vous assurer qu’ils disposent de tous les éléments nécessaires pour avoir connaissance du dossier avant le jour de sa tenue.

Notez que si votre association dispose d’un commissaire aux comptes, celui-ci doit également être convoqué au même titre que le reste des participants.

L'ordre du jour de votre assemblée générale extraordinaire d'association

Après la convocation pour l'AGE, l'ordre du jour est le deuxième document le plus important. Il permet d'organiser le déroulé de la réunion, de choisir quels sujets seront abordés, mais surtout d'éviter de vous éparpiller.

Cet ordre du jour devra être détaillé et transmis à tous les membres via la convocation. Cela permettra à chaque participant de se préparer.

La répartition des rôles pendant l'assemblée générale extraordinaire

Tout aussi important, le bon déroulement de votre AGE se joue aussi sur une répartition claire et précise des rôles.

Parmi ces rôles, on compte :

• Le président ou la présidente,
• Le ou la secrétaire, en charge de la prise de note,
• Un assesseur qui validera le vote.

Bien sûr, tous les membres de l'association sont invités à l'AGE, il ne faut donc négliger personne.

Quel est le quorum d'une assemblée générale extraordinaire ? 

Les conditions de quorum, soit le nombre ou le pourcentage de personnes dont la présence ou la représentation est requise pour que l'assemblée puisse délibérer, sont fixées par les statuts de votre association.

Ce sont donc ces derniers, ou le règlement intérieur, qui définissent si le quorum est le même que lors de l’AG ordinaire ou s’il est spécifique à l’AG extraordinaire.

Pour vous assurer d’avoir une séance valide, vérifiez donc que la majorité des membres pourront être présents. A défaut, vous pouvez autoriser la tenue d’une assemblée générale à distance dans vos statuts.

Dans ce cas, vous devez également prévoir une solution de vote pour l’assemblée générale de votre association, adaptée à vos besoins. Vote à main levée, par correspondance, par e-mail, par courrier ou encore directement via une solution numérique comme Google Forms, Typeform, ou encore EasyQuorum.

Notez qu’un quorum trop difficile à atteindre peut vite devenir un véritable handicap pour la prise de décisions. Dans ce cas, il peut être judicieux d’envisager une modification de vos statuts pour l’abaisser et ainsi faciliter la tenue d’assemblées générales.

Quelles démarches une fois l'AGE terminée ? 

Votre assemblée générale extraordinaire est passée et la majorité de vos membres a voté certaines résolutions ? Parfait, vous n’avez plus qu’à partager à vos adhérents un procès verbal des échanges et des décisions prises.

Si la loi n’impose pas toujours la rédaction d’un procès verbal, il reste chaudement recommandé d’en rédiger un. Il est donc primordial de désigner en amont une personne chargée de prendre des notes détaillées.

Un procès verbal inexistant ou incomplet peut en effet entraîner l’annulation de la délibération qu’il rapporte. Les AGE étant par définition des décisions importantes pour la vie de votre association, mieux vaut s’en prémunir.

Par ailleurs, les procès verbaux sont obligatoires si votre association est reconnue d'utilité publique, soumise à l'impôt sur les sociétés ou si votre association a contracté un emprunt.

Pour vous aider à mieux comprendre à quoi il est censé ressembler, nous vous proposons un modèle de procès verbal d’AG gratuit pour votre association.

En plus du PV d’AG, toute décision qui a modifié vos statuts doit être adressée à la préfecture dans un délai de trois mois. En parallèle, les résolutions prises doivent également être publiées au journal officiel des associations (JOAFE). 

Il est également possible que les décisions prises affectent le rapport financier ou le rapport d'activité de votre association. Il est donc conseillé d'en garder une trace en interne pour être sûr de les mentionner.

Conclusion

Vous l’avez compris, les AGE suivent généralement un déroulement similaire aux AGO. La différence majeure se situe plutôt au niveau de l’urgence des sujets traités. Au moindre doute, il est conseillé de vous référer à vos statuts, qui font loi en la matière.

Si vous avez besoin de convoquer une assemblée générale extraordinaire, assurez-vous donc d’avoir un délai suffisant pour l’envoi des convocations, en particulier si vous choisissez de les faire parvenir par lettre postale.

Quoi qu’il en soit, nous espérons que cet article vous aura aidé à mieux saisir son intérêt et son fonctionnement.