Les bonnes pratiques pour (bien) accueillir un nouveau membre

Vous lancez une nouvelle campagne de recrutement ou d’adhésion ? C’est une excellente idée ! Mais pour transformer l’essai, il ne faudra pas non plus négliger la suite : l’accueil des nouveaux membres.

Qu’il s’agisse de bénévoles ou d’adhérents, cette étape est essentielle pour poser les bases de leur engagement. En soignant cette étape, vous mettez toutes les chances de votre côté pour que l’intégration se fasse de manière fluide.

Il ne nous reste plus qu’à vous souhaiter la bienvenue sur notre article !

Préparer l’accueil d’un nouveau membre au sein de votre association 

Votre campagne d’adhésion ou de recrutement est lancée ? Bravo ! Mais pour transformer ces arrivées en engagement durable, il est essentiel de préparer l’accueil de vos nouveaux membres, bénévoles comme adhérents.

Trop souvent négligée, cette étape joue pourtant un rôle déterminant dans la motivation et la fidélisation. Une personne bien accueillie se sent attendue, reconnue, et trouve plus facilement sa place dans le collectif.

Une bonne intégration dans l'association

Préparer l’accueil du nouveau membre aide à créer une atmosphère bienveillante au sein de votre nouvelle équipe. C'est fondamental pour mettre à l’aise rapidement le nouveau membre dans votre association.

Vous l’avez sûrement déjà vécu, être le "petit nouveau" n’est pas évident à vivre pour tout le monde. Minimisez ce sentiment en instaurant un environnement sécurisant où votre recrue pourra rapidement se sentir en confiance et libre d’exprimer sa personnalité.

Pour intégrer au mieux le nouveau membre :

• impliquez-le dès le départ dans les moments forts de votre association : réunions, missions, etc.,
• transmettez les valeurs de votre association,
• et surtout, faites lui sentir que vous êtes heureux de l’accueillir au sein de votre association.

L’intégration est clé pour vous assurer la fidélisation de vos bénévoles : ça se travaille dès le début !

L’aider à faire connaissance avec votre association

Une bonne intégration passe aussi par une bonne compréhension du fonctionnement de l’association. Inutile d’en faire des tonnes, mais pensez à transmettre quelques informations utiles dès le départ :

• L’histoire de votre structure
• Sa mission et ses valeurs
• Ses projets en cours
• Son mode de fonctionnement (rôles, horaires, outils, lieux…)

Un moyen simple et convivial pour faire connaissance ? Organiser un pot d’accueil ou une rencontre informelle avec l’équipe. C’est souvent dans ces moments-là que se créent les premiers liens.

Définir les étapes clés d’une intégration réussie dans votre association

Pour réussir l’intégration d’un nouveau membre, il ne suffit pas d’un bonjour et d’un mail de bienvenue. Un parcours d’accueil structuré en trois temps (avant, pendant et après l’arrivée) permet de poser des bases solides et de limiter les désengagements précoces.

Avant l’arrivée du nouveau membre de l’association

Dès qu’une personne manifeste un intérêt ou confirme son envie de rejoindre l’association, il est temps d’enclencher la phase d’accueil.

Voici ce que vous pouvez mettre en place :

• Partager un aperçu concret de la vie associative : invitation à une réunion, participation à une mission bénévole ou à un événement, témoignages d'autres membres.
• Présenter le rôle ou la mission à venir : fiche de poste, niveau d’engagement attendu, premières tâches à prévoir.
• Rassurer sur l’organisation et le fonctionnement : outils utilisés, nombre de bénévoles, fréquence des échanges, etc.
• Recueillir les besoins ou contraintes de la personne (disponibilités, préférences, éventuels freins) pour mieux l’accompagner.

L’objectif est de donner envie, lever les doutes et préparer le terrain d’une collaboration fluide.

Rassurer le nouvel adhérent pour l'inciter à adhérer

Pour vous aider à y voir plus clair, des solutions s’offrent à vous. Donnez un avant-goût au potentiel membre en l’invitant à assister à l’une de vos réunions, à participer à une mission bénévole ou encore à un événement de votre association.

Ainsi, le potentiel membre découvre la manière de fonctionner de votre association et peut se rendre compte si le système lui convient.

Les demandes d’inscriptions, ou pré-adhésions, vous permettent de proposer des cours de test à des personnes intéressées par vos activités.

Une personne hésite sur l’activité qu’elle souhaite pratiquer cette année, basket ou tennis ? Vous pouvez proposer un cours de test. Il suffit à l’adhérent de faire une demande d’inscription et de remplir les informations demandées. Une fois le cours de test réalisé, il ne reste qu’à confirmer l’inscription et payer.

Comprendre ce qu'on attend du nouveau bénévole au sein de l'association

Chaque association a sa mission et également sa façon de travailler avec ses spécificités. Les rôles de trésorier, de secrétaire ou bien même de dirigeant peuvent ne pas être les mêmes d’une association à une autre.

La liste ci-dessous a beau ne pas être exhaustive, veillez tout de même à l’être dans la présentation du poste que vous ferez au nouvel arrivant :

• son nouveau rôle au sein de l’association,
• ses objectifs et responsabilités,
• ses premières missions,
• des astuces sur la manière de s’organiser,
• les ressources à sa disposition (humaines, matérielles, etc).

N’hésitez pas à rédiger des fiches de poste pour clarifier l’ensemble des places au sein de votre association. Ces fiches listent les responsabilités, les missions et les sujets sur lesquels le membre est référent.

De cette façon, chaque membre peut avoir une vision claire des missions des différentes personnes impliquées au sein de l’association.

L’objectif avant l'arrivée est double :

• rassurer quant à la future charge de travail du potentiel nouveau membre (attention tout de même à ne pas trop minimiser, il ne doit pas se sentir pris au piège une fois en poste),
• donner envie de participer à la vie de l’association !

De votre côté, demandez l’avis au reste de l’équipe. Il est important d’avoir une bonne cohésion au sein de votre association : n’oublions pas que les bénévoles donnent de leur temps gratuitement, rares sont ceux qui restent dans une association qui leur propose un environnement hostile.

Une fois la décision prise et que toutes les parties souhaitent s’engager, il n’y a plus qu’à accueillir le nouveau membre dans votre local autour d’un petit déjeuner ou d’un apéro !

À l’arrivée de la nouvelle recrue dans l’association

Maintenant que votre nouveau membre a rejoint votre association, démarre le coeur du processus d’intégration et de découverte du fonctionnement de l’association.

Le premier jour compte énormément. Il donne le ton de la relation et de l’ambiance dans l’association.

Assurez-vous d’abord de bien avoir toutes les informations nécessaires à leur adhésion. Votre but n’est pas de les faire fuir avant même que l’année ne commence. Pour cela, pourquoi ne pas essayer les bulletins d’adhésion en ligne ?

Accueillez la personne avec bienveillance, présentez-lui les membres de l’équipe et expliquez-lui comment se déroulent vos activités au quotidien. 

Vous pouvez également préparer un kit du nouvel adhérent. Convivial et accueillant, il pourra être transmis à chaque adhésion par email ou en physique. Le kit idéal ? 

• la brochure de votre association,
• les contacts utiles,
• un objet aux couleurs de votre association comme un pin’s ou un stylo,
• et surtout un message de bienvenue de la part de votre équipe.

Désignez un membre de l’équipe pour l’accompagner dans ses premiers pas : c’est une personne vers qui elle pourra se tourner en cas de question ou de doute. Chez nous, cette personne s’appelle le “buddy”, mais vous pouvez lui donner le nom que vous voulez (parrain / marraine, copilote…).

Durant les premières semaines après son arrivée selon le calendrier de votre association

Si cette personne rejoint le bureau de l’association, alors un point de passation avec le membre sortant est primordial ! C’est un moment privilégié entre les deux membres.

Du côté du membre entrant, il permet de prendre connaissance de ses nouvelles responsabilités et de son rôle au sein de l’association.

Du côté du membre sortant, il met un terme à son expérience en tant que membre du bureau et permet de faire le point, voire de se remémorer la contribution apportée à l’association. Tel un “sensei” (soit “maître” en japonais) auprès du membre entrant, le membre sortant est là pour lui transmettre son savoir et surtout faciliter sa nouvelle prise de fonction dans les meilleures conditions.

Un accompagnement personnalisé pour chacun

Transmettre les bonnes informations à vos nouveaux adhérents

Vos nouveaux adhérents n’ont pas forcément toutes les bonnes pratiques ou informations sur votre association, c’est pourquoi il est essentiel de les tenir informés.

Une réunion de rentrée pour bien tout expliquer

Si un pot de rentrée une manière agréable de rencontrer tout le monde, la réunion de rentrée est l’événement incontournable. 

C’est l’occasion de remettre tout le monde au même niveau en partageant toutes les informations essentielles au fonctionnement de l’association. N’hésitez pas à indiquer le lieu où se déroule vos activités, vos horaires de permanence ou comment vous joindre entre autre. 

Un support visuel comme un diaporama sera très apprécié par vos adhérents, surtout si vous leur partagez par la suite. 

N’hésitez pas non plus à définir un ordre du jour à envoyer à vos adhérents avant votre AG. Ils pourront se familiariser avec le déroulement du programme avant la réunion.

Tenez-les au courant de la vie de l'association

Tout changement est bon à notifier à vos adhérents, une absence, un changement de lieu exceptionnel ou encore les dates de vos AG. C’est pourquoi il est important de garder un lien avec eux, surtout vos nouveaux adhérents qui n’ont pas encore toutes les ficelles. 

Pour ce faire, n’hésitez pas à utiliser les réseaux sociaux et les emails. Cette attention sera fortement appréciée par les nouveaux comme par les anciens.

Aider votre nouveau bénévole à prendre ses marques

S’appuyer sur les bons outils pour structurer l’accueil

Préparer un bon accueil ne signifie pas tout faire à la main, ni improviser au dernier moment. Aujourd’hui, il existe des outils simples, souvent gratuits, qui peuvent vous aider à structurer votre parcours d’intégration sans complexifier votre organisation.

Ces solutions permettent de gagner du temps, de standardiser certaines étapes et de rendre le processus plus fluide pour les nouvelles recrues comme pour les responsables.

Voici quelques outils faciles à prendre en main et particulièrement utiles pour les associations :

Centraliser les informations avec Notion ou Google Drive

Vous pouvez créer un espace partagé dans lequel chaque nouveau membre retrouve les informations essentielles : présentation de l’association, contacts utiles, calendrier des événements, fiche de mission, lien vers le règlement intérieur...

Notion permet de tout organiser de manière visuelle et agréable, tandis que Google Drive reste une alternative simple et largement utilisée. Ces outils évitent les oublis et permettent au nouveau membre d’avancer à son rythme.

Suivre l’intégration avec une checklist partagée

Créer une checklist d’intégration est un bon moyen de suivre les différentes étapes du parcours d’accueil. Vous pouvez la construire sous forme de tableau (Trello, Google Sheets, Notion...) avec des colonnes "étape", "statut", "commentaire", et "responsable".

Cela permet à la fois de structurer ce qui est attendu, de repérer les éventuels blocages, et de montrer que l’on prend l’accueil au sérieux.

Créer du lien via un groupe de discussion

La communication joue un rôle central dans l’intégration. Créer un groupe WhatsApp, Messenger, un canal Slack ou Teams dédié permet au nouveau membre de poser ses questions, de suivre l’actualité de l’association, et de se sentir rapidement inclus.

Même si ces outils sont informels, ils favorisent la proximité et renforcent le sentiment d’appartenance.

Humaniser l’accueil avec une vidéo de présentation

Pour un accueil à distance ou tout simplement pour créer une touche personnelle, vous pouvez enregistrer une courte vidéo de bienvenue. Il peut s’agir d’une présentation par le président ou la présidente, d’un mot d’accueil de l’équipe, ou d’un aperçu des activités.

Des outils comme Loom ou Canva  permettent de créer facilement ces contenus, sans compétences techniques particulières.

Gérer les membres et automatiser certains messages

Si votre association utilise un outil de gestion comme AssoConnect, vous pouvez automatiser l’envoi d’un mail de bienvenue après chaque inscription. Vous pouvez aussi programmer des messages de suivi ou d’invitation à des événements clés (réunion d’équipe, pot d’accueil, AG…).

Cela permet de professionnaliser l’accueil tout en vous libérant du temps.

Conclusion

Vous l’aurez compris, intégrer une nouvelle équipe demande du temps. Alors après avoir adopté un processus d’intégration solide, votre association gagnera un temps considérable pour les prochaines arrivées !

S’intégrer dans une nouvelle équipe n’est pas forcément chose facile, mais avec un peu de temps et un accueil bien organisé, votre nouvelle recrue trouvera rapidement sa place.

Parce que rejoindre une association, c’est avant tout rejoindre une aventure humaine à partager à plusieurs !

Si votre association recherche actuellement de nouveaux candidats pour rejoindre votre équipe, des plateformes en ligne sont à votre disposition pour vous aider à trouver la perle rare répondant aux besoins de votre association !