6 avantages d'un logiciel tout-en-un pour votre association

La gestion d’une association implique de nombreux éléments : connaître ses membres, communiquer avec eux, mettre en place des campagnes d’adhésion, éventuellement récolter des dons, tenir une comptabilité saine, avoir un site internet, etc.

Pour votre association, il est probable que vous utilisiez de nombreux outils ou plateformes pour arriver à vos fins, ou que vous envisagiez de vous équiper dans ce sens.

Or, ces différents outils sont rarement connectés entre eux et il est souvent difficile de les faire communiquer ensemble. Malheureusement, cela entraîne de lourdes pertes de temps ainsi qu’une stratégie décousue. C’est à ce problème que répond l’ERP (“Entreprise Ressource Planning” en anglais), c’est-à-dire un logiciel intégré, tout-en-un.

Vous n’arrivez pas encore à distinguer tous les avantages d’un logiciel tout-en-un ? Pas de panique, nous vous expliquons ce qu’est un ERP associatif ou logiciel tout-en-un et les 6 avantages qu’il présente pour les associations.

Promis, tout cela est illustré d’exemples pour rendre la chose le plus concret possible. Vous verrez que ce n’est pas si compliqué que ça !

Qu’est ce qu’un ERP ?

ll s’agit simplement d'un système de gestion intégré, où tous les modules du logiciel échangent des informations. Également appelé PGI (""Progiciel de Gestion Intégré"" en bon français), ce système d’information permet de gérer et suivre au quotidien l’ensemble des informations et des services opérationnels d’une organisation.

La vocation d’un logiciel tout-en-un est d’homogénéiser le Système d’Information - ou “SI” pour les intimes - d’une organisation grâce à un outil unique recouvrant une large palette de modules aux multiples avantages.

Evidemment, les entreprises ont été les premières à s’équiper de ce type d’outil pour gérer efficacement leurs clients, leurs fournisseurs, leurs finances, etc. Parmi les ERP les plus connus pour les entreprises, peut-être avez-vous déjà entendu parler des géants américains SAP, SalesForce ou encore Hubspot.

Depuis quelques années, les associations ont elles aussi pris le tournant du numérique et se sont mises en chasse d’outils web pour gagner en efficacité. Bonne nouvelle, ces outils existent, et AssoConnect est l’un d’eux. C’est en effet ce qu’on appelle un ERP associatif. C’est un outil complet et simple d’utilisation, adapté aussi bien aux besoins des grandes associations qu'à ceux des petites associations.

Nous vous expliquons ici les avantages qu’une solution intégrée présente pour votre association.

1. Éviter les doubles et triples saisies d’informations

Pourquoi ressaisir une information qui a été enregistrée ailleurs ou qui peut être déduite d’une autre information ?

Prenons l’exemple concret de Paul, responsable du club sportif de sa ville.

Depuis de nombreuses années, il utilise une plateforme pour gérer l’ensemble de ses adhésions. Tous les mois, Paul organise un tournoi avec les différents clubs de sa région. À cette occasion, Paul utilise un outil pour gérer sa billetterie en ligne. Avec ces deux plateformes distinctes, Paul n’a aucun suivi de l’assiduité de ses membres. Les inscriptions n'ont pas de répercussion sur la base de données. Cela pourrait être intéressant pour lui de lier les deux logiciels entre eux pour être plus efficace.

C’est là tout l’intérêt d’un ERP.

Si Paul utilise un logiciel tout-en-un pour son association, chaque nouvelle inscription à son tournoi est automatiquement associée à sa base de données.

Avec un ERP, Paul n’a donc plus à se soucier de ce problème. Les différents modules du logiciel tout-en-un communiquent entre eux et sont capables de se transmettre les informations. Ainsi, un champ “prénom"" dans un des modules de l’ERP communique avec un champ “prénom” d’un autre module.

La totalité des informations sont centralisées dans un logiciel unique et il n’est donc pas nécessaire de saisir deux fois la même donnée. Pratique, non ?

2. Gagner du temps d’interfaçage

On entend souvent parler d’interface sans bien savoir ce dont il s’agit exactement. Saisissons l’occasion pour éclairer votre lanterne. Une interface en informatique est un dispositif qui permet les échanges et interactions entre différents acteurs. Il peut s'agir d'échanges entre plusieurs logiciels, mais aussi entre une machine et une personne physique. L’écran de votre télé est une interface, par exemple, avec laquelle vous communiquez grâce à une télécommande.

En toute logique, des logiciels conçus par des sociétés différentes ne sont pas pensés pour s’interfacer naturellement. Il est parfois possible de trouver des ponts entre différents logiciels - attention, ce n’est pas toujours le cas - mais ces ponts peuvent être incomplets. C’est le cas par exemple si votre outil d’emailing ne vous permet pas d’importer tous les champs d’information de votre base de données (si le prénom et l’adresse mail de la personne sont importés, mais pas sa ville par exemple).

De son côté, l’ERP fait gagner du temps d’interfaçage pour l’excellente raison qu’il n’en exige pas : tout est déjà fait à l’intérieur du logiciel.

Prenons maintenant un exemple concret avec AssoConnect pour illustrer notre propos.

Imaginons que l’association utilise le module de Dons et crée sa campagne. Ces dons arrivent donc à l'association grâce au lien qui existe entre le module de Dons et celui de Comptabilité. En effet, l’écriture comptable correspondant au don effectué par une personne est automatiquement enregistrée dans le module Comptabilité. De la même manière, un lien existe entre le module de Dons et celui de la Base de membres où une fiche donateur est créée (si elle n’existe pas encore) ou mise à jour (si elle existe déjà) avec les informations relatives au don effectué par le donateur. Cela évite au responsable de l’association de ressaisir des données récoltées dans un autre module.

L’avantage pour le responsable associatif est évident : il n'a plus besoin de se soucier des différents modules, ils communiquent tout seuls, comme des grands.

Conclusion‍

En bref, si vous vous demandez encore pourquoi équiper votre association avec un ERP, retenez qu'il structure votre association dans son ensemble et vous fait gagner un temps précieux à vous et toute votre équipe, bénévoles comme salariés ou membres.

Evidemment, si vous en cherchez un, nous avons quelque chose à vous conseiller…

Si vous n’avez pas encore testé, vous pouvez le faire gratuitement pendant 30 jours. Et n’hésitez pas à nous dire ce que vous en pensez, évidemment !