Diversifier et professionnaliser l'accompagnement d'une MDA avec un logiciel de comptabilité

Les Maisons des associations (MDA) font partie des dispositifs mis en place pour accompagner les associations. Initiatives privées locales ou dispositifs publics, il existe aujourd’hui une cinquantaine de maisons à travers la France. 

A casa di l’associ est une maison d’associations localisée dans le sud de la Corse qui oeuvre au sein de la communauté de communes du Sartenais-Valinco-Taravo. Première maison d’associations en Corse, son objectif est d’accompagner les associations dans leurs démarches en leur donnant de l’information et en les soutenant. Concrètement, la MDA propose de l’aide sur des sujets de communication, de recherche de subventions ou de bénévoles, d’organisations d’événements, etc. 

En février 2017, Lydiane rejoint la Maison des associations. Première salarié, elle est en charge de la totalité des services proposés aux associations et de la gestion de la Maison. Dans ce cadre-là, elle recherche un logiciel de comptabilité pour accompagner au mieux les associations dans la gestion de leur trésorerie. C’est comme cela qu’elle découvre AssoConnect. 

Nous nous sommes entretenus avec Lydiane, qui nous raconte le fonctionnement de la Maison à son arrivée et les projets qu’AssoConnect a permis de mettre en place. 

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Une seule personne… pour accompagner 40 associations !

La Maison des associations naît en 2015 de l’impulsion d’un des maires de l’intercommunalité. 

“Notre volonté est d’être une plateforme d’aide pour les associations. Les administrateurs et les collectivités n’ont pas le temps ni l’expertise nécessaire pour endosser ce rôle aujourd’hui.”

Toutefois, sans personne pour en assurer le développement, la Maison reste en veille pendant deux ans, avant l’embauche de Lydiane, dont le profil correspond exactement aux besoins de la structure. Avec une licence en gestion et administration d'entreprises culturelles, elle a d’ailleurs depuis longtemps l’envie de s’engager en faveur des associations du territoire. 

Elle rejoint donc la Maison en tant que coordinatrice, un poste qui englobe une multitude de tâches. 

A son arrivée, tout est à faire. Lydiane commence donc par le début : structurer une base de données qui recense les associations présentes sur le territoire et les différents financeurs. 

“Les premières missions réalisées pour des associations ? Principalement du suivi administratif. Les personnes n’ont souvent pas le temps ni les compétences pour gérer correctement une association. Il s’agissait par exemple de revoir des statuts, de remettre de l’ordre dans l’organisation, etc.”

Pour bénéficier des services que la Maison propose, les associations doivent y adhérer. Certaines prestations sont comprises comme la communication et d’autres, additionnelles, sont payantes comme la gestion administrative et la comptabilité. 

Le réseau constitué par Lydiane rassemble plus de 40 associations désormais adhérentes à la MDA. 

“Jusqu’à maintenant, c’est moi qui gère toute l’activité de la Maison. Nous avons depuis peu un nouveau bureau, avec sept dirigeants d’associations qui prévoient de s’impliquer, une super nouvelle !”

En plus de tous les services proposés, la Maison a un local dans une des villes de la région qui propose une permanence tous les vendredis pour répondre aux questions des dirigeants associatifs et des bénévoles engagés. Un argument de taille pour convaincre les associations de la région d’adhérer à la MDA. 

Un logiciel de comptabilité pour améliorer l’accompagnement des associations 

Unique salariée, Lydiane gère de front les permanences, les services aux associations et la gestion de la Maison. Difficile donc de répondre aux multiples besoins des associations adhérentes.

Au bout d’un an, Lydiane se rend compte que les associations ont besoin d’aide pour tenir leur comptabilité. Elle souhaite donc leur proposer de l’aide. Mais comment gérer la comptabilité de plusieurs associations en même temps sans se perdre ? Et sans que cela vienne empiéter sur ses autres missions ? 

Elle recherche donc un outil pour gérer simplement la comptabilité des associations. C’est ainsi qu’elle découvre AssoConnect en 2018, après une simple recherche sur internet.

“Je cherchais un logiciel de comptabilité pour associations et j’ai découvert AssoConnect. J’ai eu un très bon contact avec l’équipe, le logiciel m’a paru clair et facile à prendre en main.”

Un membre de l’équipe AssoConnect épaule Lydiane aux débuts de son utilisation du logiciel. Convaincue, elle décide d’adopter le logiciel pour tenir la comptabilité des associations qui le lui demandent. 

“Sans AssoConnect, je n’aurais pas pu proposer cette prestation. Je ne la proposais d’ailleurs pas avant. Concrètement, AssoConnect me permet d’être la trésorière de plusieurs associations qui n’en n’ont pas.”

Aujourd’hui, six associations bénéficient de cette prestation. Lydiane tient donc la comptabilité de six associations en même temps. Et oui, c’est possible ! 

“Notre fonctionnement sur AssoConnect est assez simple : on a une plateforme principale et puis je crée une sous-plateforme [un groupe avancé] pour chaque association qui me demande de gérer sa comptabilité. J’ai donc une sous-plateforme par association à laquelle j’accède en deux clics.”

Au sein du module Comptabilité, Lydiane exploite l’ensemble des outils : rapprochement bancaire, clôture comptable, génération des documents comptables comme le bilan ou le comptes de résultat, etc. 

“J’apprécie particulièrement certaines fonctionnalités de la Comptabilité sur AssoConnect, comme la possibilité de rechercher des lignes comptables. C’est un gain de temps important quand on gère de front la comptabilité de six associations. Clairement, si je n’avais pas le logiciel, je ne pourrais pas proposer ce service aux associations.”

La Maison utilise donc AssoConnect dans un cas très précis : celui du suivi comptable des associations adhérentes. 

“L’objectif central de la Maison est d’apporter une valeur ajoutée aux associations. Leur proposer d’externaliser la gestion de leur trésorerie aujourd’hui est une valeur ajoutée énorme pour elles et pour nous.”

Cependant, Lydiane le sait, son utilisation du logiciel pourrait aller au-delà de l’outil comptable.

Étoffer l’offre d’accompagnement de la Maison des associations

Depuis la reprise des activités d’accompagnement et l’élan donné par la comptabilité, le bureau ne compte pas en rester là. 

“Avec le nouveau bureau, nous aimerions mettre en place de nombreuses choses. Je pense que le logiciel pourrait nous y aider.” 

Logiciel de gestion tout-en-un, AssoConnect propose de nombreux modules, que Lydiane prévoit d’exploiter dans les prochains mois. 

“Quand on réfléchit un instant, des thématiques comme la communication, la création d’un site internet ou la simplification de la gestion des adhésions sont des enjeux centraux pour la plupart des associations.”

De fait, AssoConnect propose notamment un module Communication, qui pourrait grandement simplifier le travail de Lydiane quant à l’accompagnement qu’elle propose aux associations adhérentes. Cette dernière a d’ailleurs eu l’occasion de le tester en envoyant aux associations adhérentes une newsletter conçue depuis sa plateforme AssoConnect. 

Autre avantage, AssoConnect est un logiciel en ligne, ce qui permet de travailler à plusieurs et en même temps. 

“Le logiciel permet de se connecter à plusieurs administrateurs. Pour le moment, je suis la seule à m’en servir, mais il serait intéressant de donner des accès aux membres du bureau par exemple, pour travailler de manière plus collaborative en se répartissant les tâches.” 

Un logiciel pour simplifier le fonctionnement de la Maison des associations

La Maison des associations envisage également d’utiliser AssoConnect pour son propre fonctionnement. Du temps gagné sur la gestion qui pourrait être ensuite consacré à l’accompagnement des associations. C’est le cas, par exemple, des adhésions à la MDA.

“La première années, nous avions le logiciel EBP. J’ai tenté de mettre le nez dedans mais c’était vraiment d’un autre monde pour moi.”

Lydiane gère donc actuellement les adhésions à la Maison sur un fichier Excel. Elle y renseigne les adhérents qu’elle reporte ensuite ailleurs pour tenir la trésorerie. Des adhésions en deux étapes qui pourraient être simplifiées sur le logiciel. 

“Je pourrais tout à fait me servir d’AssoConnect pour le suivi des adhésions à la Maison. Encore un projet que nous pourrions mettre en place avec AssoConnect.“

Le mot de la fin pour Lydiane

“AssoConnect est pratique, intuitif et.. indispensable ! Si on n’avait plus AssoConnect demain, ça changerait pas mal de choses pour nous mais surtout pour les associations que l’on accompagne. Je vous souhaite une très longue vie !”

Un grand merci à Lydiane d'avoir accepté de répondre à nos questions.

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