Tout comprendre aux frais kilométriques en association

Lorsque des bénévoles ou des salariés utilisent leur véhicule personnel pour l'association, ils peuvent être indemnisés de leurs frais : soit par un remboursement direct, soit en transformant ces dépenses en don, ouvrant droit à une réduction d'impôt. 

Quelle que soit votre situation, les démarches et les calculs n’ont rien d’évident. C’est pourquoi nous vous proposons un tour d’horizon complet des règles du jeu. Attachez votre ceinture, c'est parti !

Frais kilométriques en association : de quoi parle-t-on ?

Les frais kilométriques correspondent au montant que les bénévoles et salariés peuvent déclarer quand ils utilisent leur véhicule personnel pour le compte d’une association. Ces déplacements concernent, par exemple, les trajets pour se rendre à une réunion, animer un atelier ou encore livrer du matériel. 

Étant donné que la grande majorité des associations ne dispose pas de véhicules de fonction, les bénévoles et salariés utilisent fréquemment leur propre voiture, moto ou scooter au quotidien. Entre l'essence, l'assurance et l'entretien, cela peut finir par coûter cher. C’est pourquoi le remboursement des frais kilométriques ou leur conversion en reçu fiscal constituent souvent un enjeu essentiel. 

En revanche, notons que pour les personnes salariées, les trajets entre le domicile et le lieu de travail habituel obéissent à des règles différentes. Leur prise en charge est optionnelle pour l’association et soumise à des conditions spécifiques (absence de transports en commun, horaires décalés, etc.). 

Quels sont les critères pour bénéficier d’une indemnité kilométrique ?

Pour bénéficier d’une indemnisation, certaines conditions doivent être remplies. 

Tout d’abord, la personne bénévole ou salariée doit utiliser un véhicule personnel dans le cadre d'activités qui profitent à l'association. Cette dernière doit s'assurer que la personne a un permis de conduire valide, que le véhicule est assuré et que le contrôle technique est à jour. 

Retenez également que, dans tous les cas, il faut pouvoir justifier la réalité, la nature et la distance des déplacements effectués. 

Autre critère important : l’indemnisation ne concerne que les bénévoles agissant sans contrepartie ni rémunération. Un pratiquant de sport qui se déplace pour sa propre activité ne peut pas demander de remboursement, puisqu'il agit dans son propre intérêt. Un éducateur bénévole, lui, le peut. 

Enfin, pour bénéficier d'une réduction fiscale, l'association concernée doit être habilitée à émettre des reçus fiscaux au titre de dons faits par des particuliers, comme prévu par l’article 200 du Code général des impôts.

C'est le cas des associations d'intérêt général, d'utilité publique, des associations sportives, culturelles, des fonds de dotation, etc. 

Vous remplissez ces critères ? Voyons maintenant les différentes manières d’obtenir cette indemnisation.

Le remboursement des kilomètres aux frais réels

Le remboursement aux frais réels est la méthode la plus directe : le bénévole ou salarié consigne chacune de ses dépenses dans une note de frais, accompagnée des justificatifs correspondants, puis la soumet à l'association. Vous pouvez d'ailleurs télécharger notre modèle de note de frais pour vous simplifier la vie. 

L'association rembourse ensuite la somme exacte, à l'euro près.

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Attention : si l'association rembourse plus que le montant effectivement déclaré, cela peut être considéré comme une rémunération et les conséquences potentielles sont lourdes. L'association peut en effet être contrainte de requalifier le bénévole en salarié. Ce dernier se retrouve alors soumis à l'impôt sur le revenu, quand le remboursement de frais bénévoles en est exonéré.

L'administration fiscale encourage cette méthode, mais toutes les associations ne sont pas en mesure de gérer autant de justificatifs. Elles se tournent alors souvent vers une solution plus simple : le barème kilométrique.

Le remboursement au barème kilométrique

Plutôt que de collecter chaque justificatif de dépense, il est possible de calculer le remboursement à partir d'un barème kilométrique fixé chaque année par l'administration fiscale. Cette méthode s'applique aussi bien aux salariés qu'aux bénévoles.

Le barème tient compte :

• du type de véhicule (automobile, motocyclette ou cyclomoteur),
• de sa puissance fiscale (en chevaux, ou CV)
• et de la distance parcourue dans l'année.

Il intègre également la dépréciation du véhicule, les frais d'entretien, les pneumatiques, le carburant et les primes d'assurance. Autrement dit, pas besoin de détailler chaque poste de dépense.

Une précision importante toutefois : le barème ne dispense pas de justifier la réalité des déplacements (motif, distance, date). C'est une condition de base pour prétendre au remboursement, quel que soit le mode de calcul retenu — et en cas de contrôle fiscal, l'absence de justificatifs peut sérieusement compliquer la situation. Mieux vaut donc tenir un relevé au fil de l'eau plutôt que de tout reconstituer en fin d'année.

Pour les salariés : attention à ne pas confondre remboursement par l'association et déclaration personnelle. Si un salarié n'est pas remboursé par l'association – ou ne l'est que partiellement – il peut quand même faire valoir ses frais kilométriques dans sa déclaration de revenus.

Par défaut, l'administration applique un abattement forfaitaire de 10 % sur les salaires. Il est possible d'y renoncer pour déduire, à la place, ses frais professionnels réels, calculés grâce à ce même barème kilométrique. 

Les frais de péage et de stationnement peuvent par ailleurs s'ajouter au montant issu du barème, sur justificatifs. Le tout se déclare dans les cases 1AK à 1DK de la déclaration de revenus.

Les tableaux de barèmes sont disponibles dans la section dédiée ci-dessous.

L'abandon de frais : transformer ses kilomètres en réduction d'impôt

Souvent plébiscitée pour sa simplicité et parce qu’elle ne fait pas peser le remboursement sur les finances de l’association, cette méthode est réservée aux bénévoles uniquement, les salariés ne peuvent pas en bénéficier. 

Le principe est simple : le bénévole renonce expressément au remboursement de ses frais kilométriques, par écrit. Ce renoncement transforme les frais en don à l'association, qui ouvre droit à une réduction fiscale. 

Pour calculer le montant du don, on utilise le même barème kilométrique annuel que pour le remboursement classique, avec une simplification toutefois : seuls deux taux s'appliquent, un pour les voitures et un pour les deux-roues, sans distinction de puissance fiscale.

Une fois le montant calculé, il suffit de le déclarer comme un don à une association ouvrant droit à réduction d'impôt. L'association émet un reçu fiscal en contrepartie.

Quel est le barème kilométrique 2026 pour les associations ?

Jusqu'en 2022, les associations bénéficiaient d'un barème simplifié qui leur était propre. Depuis, celui-ci a été aligné sur le barème applicable aux salariés, ce qui explique d'ailleurs la hausse de 10 % observée cette année-là. 

Le barème kilométrique applicable à la déclaration 2026 (sur les revenus 2025) n'a pas encore été publié par l'administration fiscale. Cet article sera mis à jour dès sa parution sur service-public.fr. 

En attendant, c’est donc le barème 2025 (déclaration 2025 sur les revenus 2024) qui reste en vigueur, sauf publication ultérieure. L’an dernier, le barème n'avait déjà pas évolué par rapport à 2024, après une hausse de 10 % en 2022 et de 5,4 % en 2023.

Barème kilométrique applicable aux voitures :

Barème kilométrique applicable aux motocyclettes :

Barème kilométrique applicable aux cyclomoteurs :

Conclusion

Vous avez maintenant (presque) tous les éléments en main pour effectuer la déclaration de vos frais kilométriques. Quoi qu’il en soit, s’il ne fallait retenir qu’un message de cet article, il s’agirait de bien conserver un maximum de justificatifs.

En cas de contrôle des autorités fiscales, ils vous seront précieux pour démontrer la réalité des kilomètres parcourus. Avec un peu d’attention en continu, vous pouvez aborder la déclaration l’esprit tranquille !