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Les bonnes pratiques pour (bien) accueillir un nouveau membre

Claire

Vous êtes sur le point de lancer votre nouvelle campagne de recrutement ? Si votre campagne marche du tonnerre (et c’est ce que nous vous souhaitons), il vous faudra alors passer par la case accueil du nouveau membre !

Que vous accueilliez un bénévole ou un adhérent, cette étape est cruciale pour l’intégration du nouveau membre. Elle est donc à soigner !

Au programme :

Les conseils prodigués dans cet article sont tirés de notre expérience chez AssoConnect. En effet, ces dernières années ont été riches en recrutement pour notre équipe !

Pour accueillir chaque nouveau membre comme il se doit, sans perdre de temps, notre équipe a mis en place un processus d’accueil solide pour que chaque nouvelle arrivée se déroule sereinement et dans la bonne humeur.

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Arborez votre plus grand sourire et commençons les explications !

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Préparer l’accueil d’un nouveau membre au sein de votre association 

Après des mois difficiles, vous avez sûrement bien peaufiné votre campagne d’adhésion ou de recrutement, alors il serait dommage de gâcher tous ces efforts en négligeant l’accueil de votre nouvelle perle rare !

Ces conseils sont valables autant pour vos nouveaux adhérents que vos nouveaux bénévoles, qu’il ne faut pas oublier de chouchouter l’un comme l’autre.

Une bonne intégration dans l'association

Préparer l’accueil du nouveau membre aide à créer une atmosphère bienveillante au sein de votre nouvelle équipe. C'est fondamental pour mettre à l’aise rapidement le nouveau membre dans votre association.

Vous l’avez sûrement déjà vécu, être le "petit nouveau" n’est pas évident à vivre pour tout le monde. Minimisez ce sentiment en instaurant un environnement sécurisant où votre recrue pourra rapidement se sentir en confiance et libre d’exprimer sa personnalité.

Pour intégrer au mieux le nouveau membre :

    • impliquez-le dès le départ dans les moments forts de votre association : réunions, missions, etc.,
    • transmettez les valeurs de votre association,
    • et surtout, faites lui sentir que vous êtes heureux de l’accueillir au sein de votre association.

L’intégration est clé pour vous assurer la fidélisation de vos bénévoles : ça se travaille dès le début !

L’aider à faire connaissance avec votre association

Votre nouveau membre ne connaît peut-être pas encore les rouages de votre association, et c'est normal. Il est donc important de partager rapidement ces informations qui permettent de faire connaissance avec votre structure.

Sans être exhaustive ni obligatoire, voici une liste de quelques informations clés qu'il est bienvenu de partager à votre nouvelle recrue :

    • l’histoire de votre association,
    • les valeurs de l’association,
    • le coeur de sa mission et sa raison d’être,
    • sa manière de fonctionner,

Un moyen agréable pour faire connaissance avec l’association et tous ses membres, adhérents comme bénévoles, est d’organiser un pot de rentrée. De quoi partager un bon moment tous ensemble et célébrer l’arrivée des nouveaux membres.

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Définir les étapes clés d’une intégration réussie dans votre association

Si nous devions découper la phase d’accueil d’un nouveau membre, nous vous proposerons trois temps : l’avant, le pendant et l’après.

Avant l’arrivée du nouveau membre de l’association

C’est la phase où vous êtes pratiquement certain de choisir cette personne et que cette personne est pratiquement certaine de s’engager auprès de votre association… En bref, une belle phase d’hésitation !

Rassurer le nouvel adhérent pour l'inciter à adhérer

Pour vous aider à y voir plus clair, des solutions s’offrent à vous. Donnez un avant-goût au potentiel membre en l’invitant à assister à l’une de vos réunions, à participer à une mission bénévole ou encore à un événement de votre association.

Ainsi, le potentiel membre découvre la manière de fonctionner de votre association et peut se rendre compte si le système lui convient.

Les demandes d’inscriptions, ou pré-adhésions, vous permettent de proposer des cours de test à des personnes intéressées par vos activités.

Une personne hésite sur l’activité qu’elle souhaite pratiquer cette année, basket ou tennis ? Vous pouvez proposer un cours de test. Il suffit à l’adhérent de faire une demande d’inscription et de remplir les informations demandées. Une fois le cours de test réalisé, il ne reste qu’à confirmer l’inscription et payer.

Comprendre ce qu'on attend du nouveau bénévole au sein de l'association

Chaque association a sa mission et également sa façon de travailler avec ses spécificités. Les rôles de trésorier, de secrétaire ou bien même de dirigeant peuvent ne pas être les mêmes d’une association à une autre.

La liste ci-dessous a beau ne pas être exhaustive, veillez tout de même à l’être dans la présentation du poste que vous ferez au nouvel arrivant :

    • son nouveau rôle au sein de l’association,
    • ses objectifs et responsabilités,
    • ses premières missions,
    • des astuces sur la manière de s’organiser,
    • les ressources à sa disposition (humaines, matérielles, etc).

N’hésitez pas à rédiger des fiches de poste pour clarifier l’ensemble des places au sein de votre association. Ces fiches listent les responsabilités, les missions et les sujets sur lesquels le membre est référent.

De cette façon, chaque membre peut avoir une vision claire des missions des différentes personnes impliquées au sein de l’association.

L’objectif avant l'arrivée est double :

    • rassurer quant à la future charge de travail du potentiel nouveau membre (attention tout de même à ne pas trop minimiser, il ne doit pas se sentir pris au piège une fois en poste),
    • donner envie de participer à la vie de l’association !

De votre côté, demandez l’avis au reste de l’équipe. Il est important d’avoir une bonne cohésion au sein de votre association : n’oublions pas que les bénévoles donnent de leur temps gratuitement, rares sont ceux qui restent dans une association qui leur propose un environnement hostile.

Une fois la décision prise et que toutes les parties souhaitent s’engager, il n’y a plus qu’à accueillir le nouveau membre dans votre local autour d’un petit déjeuner ou d’un apéro !

À l’arrivée de la nouvelle recrue dans l’association

Maintenant que votre nouveau membre a rejoint votre association, démarre le coeur du processus d’intégration et de découverte du fonctionnement de l’association.

Un accueil chaleureux pour vos adhérents

Ça y est, vous avez convaincu les personnes intéressées d’adhérer à votre association, félicitations !

Mais pour bien les accueillir au sein de votre association, une bonne préparation est essentielle. 

Assurez-vous d’abord de bien avoir toutes les informations nécessaires à leur adhésion. Votre but n’est pas de les faire fuir avant même que l’année ne commence. Pour cela, pourquoi ne pas essayer les bulletins d’adhésion en ligne ?

Vous pouvez également préparer un kit du nouvel adhérent. Convivial et accueillant, ce kit pourra être transmis à chaque adhésion par email ou en physique. Le kit idéal ? 

    • la brochure de votre association,
    • les contacts utiles,
    • un objet aux couleurs de votre association comme un pin’s ou un stylo,
    • et surtout un message de bienvenue de la part de votre équipe.

 

Durant les premières semaines après son arrivée selon le calendrier de votre association

Si cette personne rejoint le bureau de l’association, alors un point de passation avec le membre sortant est primordial ! C’est un moment privilégié entre les deux membres.

Du côté du membre entrant, il permet de prendre connaissance de ses nouvelles responsabilités et de son rôle au sein de l’association.

Du côté du membre sortant, il met un terme à son expérience en tant que membre du bureau et permet de faire le point, voire se remémorer la contribution apportée à l’association. Tel un “sensei” (soit “maître” en japonais) auprès du membre entrant, le membre sortant est là pour lui transmettre son savoir et surtout faciliter sa nouvelle prise de fonction dans les meilleures conditions.

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Un accompagnement personnalisé pour chacun

Transmettre les bonnes informations à vos nouveaux adhérents

Vos nouveaux adhérents n’ont pas forcément toutes les bonnes pratiques ou informations sur votre association, c’est pourquoi il est essentiel de les tenir informés.

Une réunion de rentrée pour bien tout expliquer

Si un pot de rentrée une manière agréable de rencontrer tout le monde, la réunion de rentrée est l’événement incontournable. 

C’est l’occasion de remettre tout le monde au même niveau en partageant toutes les informations essentielles au fonctionnement de l’association. N’hésitez pas à indiquer le lieu où se déroule vos activités, vos horaires de permanence ou comment vous joindre entre autre. 

Un support visuel comme un diaporama sera très apprécié par vos adhérents, surtout si vous leur partagez par la suite. 

N’hésitez pas non plus à définir un ordre du jour à envoyer à vos adhérents avant votre AG. Ils pourront se familiariser avec le déroulement du programme avant la réunion.

Tenez-les au courant de la vie de l'association

Tout changement est bon à notifier à vos adhérents, une absence, un changement de lieu exceptionnel ou encore les dates de vos AG. C’est pourquoi il est important de garder un lien avec eux, surtout vos nouveaux adhérents qui n’ont pas encore toutes les ficelles. 

Pour ce faire, n’hésitez pas à utiliser les réseaux sociaux et les emails. Cette attention sera fortement appréciée par les nouveaux comme par les anciens.

Aider votre nouveau bénévole à prendre ses marques

L’étape de l’intégration n’est pas forcément évidente pour le nouvel arrivant ni même pour l’association. Cela peut vite devenir une tâche fastidieuse et incomplète alors que des outils numériques et gratuits sont à votre disposition pour vous aider dans ce processus d’intégration !

Les bénéfices d’une aide matérielle dans ce processus sont multiples :

    • donner de l’autonomie pour que le nouveau membre puisse s’organiser à sa manière et qu’il prenne le temps nécessaire dans la réalisation de chaque tâche,
    • le rassurer en montrant la structure organisée de votre association,
    • garder un œil sur les avancées et intervenir rapidement si besoin,
    • pouvoir les réutiliser et les améliorer d’une année sur l’autre, capitaliser sur la connaissance.

Nous vous proposons deux techniques bien utiles pour vous et vos nouveaux membres : 

Trello pour suivre la progression de l'intégration de votre nouveau membre

Trello est un excellent outil collaboratif (que vous pouvez d’ailleurs intégrer au logiciel AssoConnect) qui vous donne une visibilité sur l’ensemble des actions effectuées par les membres de votre association.

Cet outil vous aide à organiser par thème et par membre les tâches à réaliser. Priorisez facilement chaque carte en leur donnant une couleur et même une date limite.

Petit bonus : à chaque carte effectuée, glissez la dans la colonne “Terminé”. Je vous assure : c’est un geste très satisfaisant :)

assoconnect_trello outil digital

Vous pouvez par exemple créer un tableau Trello de “mise à l’eau” par poste (exemple : le rôle du nouveau trésorier). Vous pouvez faire des cartes avec des tâches comme découvrir des outils utilisés par les membres du bureau, rencontrer l’équipe, lire les statuts et le règlement intérieur du club, etc.

Le "buddy" : le nouveau meilleur ami de votre nouveau membre

Le “buddy” est un membre de votre association qui prend le nouvel arrivant sous son aile. Son rôle est de faciliter son arrivée et son intégration.

Etre buddy, c’est être une personne ressource en cas de question sur l’organisation, l’équipe, c'est être le donneur de bons plans, l'oreille attentive, etc.

Je vous l’accorde, "buddy" n’est pas le plus joli des mots. Si vous n’aimez pas les anglicismes, d’autres mots sont évidemment possibles : parrain, grand-frère, copilote… C’est vous qui voyez !

A mesure que le nouveau membre prend ses marques, proposez-lui de monter en responsabilité et d’organiser des événements pour votre association comme une activité d’intégration avec tous les membres de l’association.

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Vous l’aurez compris, intégrer une nouvelle équipe demande du temps. Alors après avoir adopté un processus d’intégration solide, votre association gagnera un temps considérable pour les prochaines arrivées !

S’intégrer dans une nouvelle équipe n’est pas forcément chose facile, mais avec un peu de temps et un accueil bien organisé, votre nouvelle recrue trouvera rapidement sa place.

Parce que rejoindre une association, c’est avant tout rejoindre une aventure humaine à partager à plusieurs !

Si votre association recherche actuellement de nouveaux candidats pour rejoindre votre équipe, des plateformes en ligne sont à votre disposition pour vous aider à trouver la perle rare répondant aux besoins de votre association !

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Claire
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