Communication interne en association : le guide complet

Mettre en place une communication associative structurée en interne constitue un enjeu stratégique majeur pour bon nombre d’associations. À la clé ? Des bénévoles engagés, des échanges optimisés, et la garantie d’une transmission claire de l’information auprès de vos membres.

Pour profiter de ces avantages, découvrez nos conseils pratiques pour améliorer la communication interne dans votre association.

En avant, on communique sur le sujet tout de suite !

Qu’est-ce que la communication interne d’une association ?

Une définition de la communication interne en association

La communication interne d’une association désigne l’ensemble des actions et pratiques d’une structure pour faire circuler l’information efficacement, et rendre le projet associatif compréhensible au plus grand nombre.

Elle a pour mission principale d’informer toutes les personnes impliquées dans la vie associative : bénévoles, salariés, dirigeants et adhérents.

La communication interne diffère de la communication externe, qui vise un public extérieur à l’association (sponsors, partenaires, médias, politiques) en vue de faire connaître votre structure, de trouver des fonds, ou encore de promouvoir un événement associatif.

Descendante, ascendante et transversale : les trois types de communication interne dans une association

Pour assurer une circulation fluide de l’information en interne, vous pouvez vous appuyer sur trois types de communication, aussi désignés sous le nom de flux d'informations : 

• La communication descendante, qui constitue l’approche la plus classique. L'information part du haut vers le bas, à savoir des instances dirigeantes (président, vice-président, bureau, etc.) vers les membres (bénévoles, salariés),
• La communication ascendante, du bas vers le haut. Ici, ce sont les membres qui envoient l’information (retours, préoccupations, questions, idées, etc.) vers les organes directionnels de la structure associative,
• La communication transversale ou horizontale, lorsqu'elle facilite les échanges entre personnes de même niveau hiérarchique.

Pourquoi est-il important de bien communiquer en interne ?

Manque de temps, manque de ressources, manque d’organisation : plusieurs raisons compréhensibles expliquent qu’elle soit parfois mise de côté par les associations.

Pourtant, une communication interne efficace apporte de nombreux bénéfices. Elle a d’abord un impact direct sur vos membres à plusieurs niveaux : 

• Elle renforce leur motivation, car ils disposent d’une vision claire des actions et décisions que vous prenez,
• Elle fédère autour d’un projet commun. Cela participe à renforcer le sentiment d’appartenance et l’engagement de vos bénévoles, qui se sentent mieux valorisés dans votre structure,
• Elle participe à la compréhension et l’apprentissage de compétences spécifiques (ex : l’usage d’un nouvel outil), notamment via des formations, des ateliers ou des conférences.

En parallèle, la communication interne dans une association facilite la circulation et le partage de l’information : 

• Elle maintient un dialogue ouvert et transparent avec vos bénévoles, tout en évitant le cloisonnement et le travail en silos.
• Elle participe à informer sur la vie quotidienne et l’évolution de votre association.
• Elle permet une meilleure compréhension du projet associatif et de ses objectifs. 
• Elle facilite le travail en équipe. Un point à ne pas négliger, quand on sait que le souhait d’être utile et d’agir pour les autres reste la motivation première de 85 % des bénévoles.

Enfin, elle aide à améliorer l’image de marque de votre association. Des membres impliqués et soutenus font d’excellents ambassadeurs.

Dans le cadre de votre communication externe, ils sauront présenter votre association efficacement et la mettre en avant, ce qui vous assure une politique de communication globale cohérente.

6 étapes pour mettre en place un plan de communication interne efficace

Vous connaissez à présent le rôle et les avantages de la communication interne pour votre structure associative. Sans plus tarder, passons à la partie pratique.

Afin d’éviter l’écueil d’une communication improvisée, souvent source de malentendus ou d'informations contradictoires, découvrez comment développer une stratégie de communication interne d’association cohérente.

1. Analysez la situation actuelle de l’association

Avant de vous lancer tête baissée dans la réalisation d’actions de communication internes, prenez d’abord un peu de recul.

Commencez par réaliser un diagnostic approfondi de la situation actuelle, essentiel pour poser les bases de votre future stratégie. Cette première étape consiste à analyser les points forts et les axes d’amélioration de votre communication interne.

Pour vous aider, posez-vous notamment les questions suivantes :

• Comment les informations sont-elles actuellement partagées entre vos membres ?
• Les messages arrivent-ils de manière claire et opportune ?
• Quels outils de communication sont utilisés (emails, réseaux sociaux, réunions en présentiel, etc.) ?
• Y a-t-il des silos de communication qui compliquent la collaboration ?
• Quels sont les flux de communication existants (ascendante, descendante, transversale) ?

Pour recueillir ces informations, appuyez-vous sur certains des modes opératoires ci-dessous : 

• Organisez des réunions avec les membres du bureau,
• Envoyez des questionnaires à vos membres pour connaître leur ressenti,
• Analysez les retours d’expérience lors des précédents événements ou projets,
• Planifiez des ateliers pour recueillir les attentes et suggestions des membres de votre association.

2. Définissez des objectifs clairs et mesurables

Une fois que vous avez une compréhension fine des besoins, passez sans tarder à la deuxième étape : la définition d’objectifs clairs pour la communication interne de votre association.

Pour les aligner avec les valeurs et la mission globale de votre structure, établissez des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporellement définis).

En gros, vos objectifs doivent vous aider à répondre à la question suivante : pourquoi et pour qui communiquez-vous ?

Voici quelques exemples d’objectifs SMART. N’hésitez pas à vous en inspirer pour créer les vôtres en les adaptant à la situation de votre association : 

• Vous voulez renforcer l’implication de vos bénévoles ? Objectif : augmenter le taux de participation aux réunions internes de 30 % au cours du dernier trimestre de l’année,
• Vous avez besoin d’encourager la participation aux événements ? Objectif : Informer 80 % des membres des ateliers à venir via une newsletter envoyée tous les 15 jours.

En parallèle, n’oubliez pas de définir votre cible de communication (les personnes à qui vous allez vous adresser). Un bon moyen d’y parvenir consiste à segmenter vos différents publics internes (bénévoles occasionnels, réguliers, membres du CA, salariés).

Pensez ensuite à adapter vos messages en fonction de leurs besoins spécifiques d'information.

3. Sélectionnez les canaux de communication adéquats

En fonction de vos besoins, des objectifs définis et des informations récoltées sur votre cible, vous serez en mesure de véhiculer le(s) message(s) associé(s) à votre plan de communication interne.

Sa diffusion passe par l’emploi de canaux de communication, des outils essentiels pour une bonne gestion des échanges au sein de votre association. 

Choisissez les supports les plus pertinents pour chaque type de message et chaque public, en fonction des critères suivants : 

• La taille de votre association,
• Vos objectifs,
• Votre public, notamment ses compétences techniques et ses préférences,
• Vos ressources (humaines et financières).

Un exemple ? Une association de 50 membres bénévoles éparpillés géographiquement aura sûrement besoin d’outils numériques (comme Slack ou WhatsApp) pour centraliser ses échanges.

A contrario, une petite association locale comme un club de sport ou de loisirs privilégiera les réunions en présentiel.

Pour connaître les outils incontournables à utiliser au quotidien, restez bien par ici. On développe tout ça dans une partie dédiée, un peu plus loin dans cet article. 

En attendant, retenez que la clé d’une communication associative interne réussie repose sur l’usage d’outils accessibles et susceptibles d’être utilisés par tous. 

4. Définissez un budget de communication interne

S’il est possible de mener des opérations de communication très efficaces avec peu de moyens, l'ensemble de vos actions aura forcément un coût (a minima humain).

Pour éviter toute mauvaise surprise à ce niveau, prenez en compte les coûts à prévoir en adoptant une approche structurée : 

• Identifiez vos besoins en matière d’outils (logiciels, plateformes) et de supports à utiliser (impression de flyers, tableaux d’affichage, etc.),
• Évaluez le prix des outils. Certains sont gratuits, d’autres nécessitent un paiement unique ou un abonnement mensuel ou annuel,
• Donnez un ordre de priorités à vos objectifs afin d’optimiser vos dépenses. Pour schématiser et sans faire de généralité (adaptez au cas par cas), une petite association peut opter pour des solutions gratuites, tandis qu’une structure plus grande pourra allouer une partie de son budget pour des outils premium,
• Réfléchissez à toutes les dépenses éventuelles : réalisation de supports de communication imprimés, emploi d’un éventuel prestataire, frais administratifs, location d’un nom de domaine et d’un hébergement pour votre site internet d’association,
• Intégrez une marge pour les imprévus (10-15 % du budget environ) pour être plus serein. Consultez les membres de votre équipe pour valider vos choix et ajustez annuellement en fonction de leurs retours.

5. Établissez un calendrier de communication

Afin de structurer votre communication dans le temps, la mise en place d’un calendrier de communication vous aidera à organiser vos messages et à maintenir un rythme régulier.

Pour cela, appuyez-vous sur un outil de planification de type tableur comme Excel, ou sur des plateformes collaboratives comme Trello ou Asana. 

En termes de contenu, pas besoin de faire trop complexe. Un bon départ consiste à définir les éléments suivants : 

• La fréquence de publication,
• Le responsable de la tâche,
• La date d’envoi du message,
• La planification des sujets de type marronnier. Par exemple, une association de parents d’élèves doit prévoir une communication en septembre sur la rentrée scolaire, en novembre sur les activités extrascolaires, et en juin sur l’assemblée générale.

Pour mener à bien cette tâche, l’idéal consiste à désigner en interne un responsable de la communication. Ce dernier aura pour mission de coordonner les différents chantiers et de vérifier la tenue du planning et du budget.

Lorsque le plan de communication interne de votre association est bouclé, faites-le adopter en interne si besoin (par exemple lors d’un CA), puis présentez-le officiellement à vos bénévoles et salariés.

6. Mesurez l’efficacité de votre communication interne

Reste enfin une dernière étape : l'évaluation régulière de votre stratégie de communication interne. Cela vous permet d'identifier ce qui fonctionne, et ce qui nécessite des ajustements.

Plusieurs indicateurs peuvent être suivis pour mesurer cette efficacité : 

• Les enquêtes de satisfaction auprès de vos membres, pour collecter des retours sur la perception de la communication en interne,
• Le taux de participation aux événements ou aux réunions,
• Les statistiques d'utilisation des outils numériques (taux d'ouverture des newsletters, fréquentation de l'espace membres). Elles offrent des métriques objectives facilement mesurables.

Quels outils pour faciliter la communication interne d’une association ?

Vous les attendez avec impatience ? Voilà les fameux outils de communication ! Sachez qu’une combinaison judicieuse d'outils numériques et traditionnels permet généralement d'atteindre l'ensemble des publics, en interne.

Les outils numériques incontournables pour la communication interne

Les outils numériques facilitent le partage d'informations et la collaboration, même à distance. Ils vous seront d’autant plus utiles si vos membres sont géographiquement dispersés.

On peut les catégoriser en plusieurs grandes familles, au sein desquelles vous trouverez à la fois des solutions gratuites et payantes : 

• Les outils de messagerie instantanée et de collaboration, qui facilitent les échanges rapides et le travail d’équipe : WhatsApp, Slack, Microsoft Teams ou Discord,
• Les outils de planification et d’événements, pour vous aider à organiser des événements internes, à planifier des réunions et à gérer les agendas des membres : Google Calendar, Doodle, Calendly,
• Les outils de gestion et de centralisation des informations, très pratiques pour stocker et partager des plannings ou documents (statuts, projet associatif, décisions des instances dirigeantes, etc.) : Google Drive, Dropbox, Notion, Asana, Trello,
• Les outils d’emailing pour association et de newlstters pour informer régulièrement vos membres : Mailchimp, Brevo, ou AssoConnect. 
• Les outils pour organiser des visioconférences et des réunions en ligne : Google Meet, Skype, Zoom,
• Les outils pour créer des sites internet communautaires (type Espace membres ou Intranet) comme AssoConnect ou WordPress,
• Les outils pour concevoir des questionnaires et sondages : Google Forms, SurveyMonkey,
• Les outils pour partager des fichiers très volumineux : WeTransfer, Smash.

Par ailleurs, les réseaux sociaux de votre association représentent une catégorie hybride un peu à part, tant leur usage est protéiforme. Appuyez-vous sur eux (Facebook, Instagram et/ou LinkedIn, notamment) pour : 

• Créer des espaces d’échanges dynamiques,
• Partager rapidement des annonces via des groupes privés (sur Facebook ou WhatsApp), comme les dates d’événements ou les décisions du bureau, via des groupes privés sur Facebook ou WhatsApp,
• Recueillir l’avis de vos membres sur un projet, en publiant un sondage,
• Centraliser les informations dans des publications épinglées (calendriers, comptes-rendus), accessibles à tous,
• Publier en public pour valoriser les actions de vos bénévoles et renforcer le sentiment d’appartenance,
• Centraliser les informations dans des publications épinglées (calendriers, comptes-rendus) pour les rendre accessibles à tous. 

Les méthodes traditionnelles pour communiquer en interne

Malgré l'avènement du numérique, les méthodes traditionnelles conservent toute leur pertinence dans la communication associative interne. 

Pêle-mêle, voici un éventail d’outils à consommer sans modération :

• Les rencontres physiques : journées portes ouvertes, séminaires, conventions
• Les assemblées générales (AG), 
• Les supports internes : journaux, livrets d’accueil, affiches d’association, brochures, flyers d’association, rapports annuels, livres blancs.
  Appuyez-vous sur la charte graphique de votre association pour maintenir une cohérence dans toutes vos communications visuelles (avec l’affichage de votre logo d’association).
• Les affichages dans vos locaux associatifs : tableaux, kakémonos,
• Les supports audiovisuels : vidéos, photos, diaporamas, podcasts,
• Le marketing traditionnel : envoi de SMS ou “phoning”.

Pensez enfin aux temps conviviaux informels, particulièrement appréciés. Ils permettent aux membres de se connaître en dehors du cadre strictement opérationnel, renforçant ainsi la cohésion d'équipe.

7 conseils pour bien communiquer en interne avec vos membres

Vous disposez à présent d’un plan de communication interne efficace, couplé à des outils adaptés aux spécificités de votre association.

Pour optimiser l’efficacité de votre communication interne d’association, pensez à soigner les échanges formels et informels avec vos membres. Rappelez-vous : un membre impliqué est bien souvent un membre engagé à la motivation décuplée.

Sur le terrain, mettez en place les actions suivantes : 

• Prévoyez des temps d'accueil dédiés pour les nouveaux membres. Vous pouvez par exemple leur remettre un kit d'intégration présentant l'histoire de votre association, ses valeurs et son fonctionnement,
• Organisez des points réguliers d'information sur l'avancement des projets et les perspectives futures pour les bénévoles les plus actifs,
• Prévoyez des séminaires stratégiques - avec les instances dirigeantes - pour partager la vision générale du projet associatif et recueillir les contributions de chacun,
• Adoptez une approche multicanale. Combinez différents outils pour informer tous vos publics en interne, en tenant compte de leurs préférences et habitudes de communication,
• Assurez-vous de recueillir des retours sur la qualité et l'utilité de vos communications, par exemple via un sondage ou en posant la question de façon directe dans une newsletter,
• Proposez des formations adaptées aux bénévoles et salariés impliqués dans la communication interne de votre association, pour développer leurs compétences et leur apprendre à utiliser les outils sélectionnés,
• Valorisez les réussites de vos membres pour renforcer leur engagement. Vous pouvez par exemple diffuser une vidéo en privé sur vos réseaux sociaux pour mettre en avant un projet mené à bien par vos bénévoles. Pensez aussi aux comptes-rendus ou aux interviews, que vous pouvez partager dans une newsletter, par exemple. 

Conclusion

La communication interne dans votre association est essentielle pour créer un environnement collaboratif, renforcer l'engagement de vos membres et garantir la pérennité de vos projets.

Pour une efficacité maximale, pensez notamment à définir des objectifs clairs et à utiliser des outils adaptés aux besoins de votre structure et de vos membres.

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