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Rédiger une lettre de remerciement efficace à vos adhérents pour la fin de l’année associative

Antoine

L’année associative touche à sa fin, et l’horizon semble enfin s’éclaircir après deux années difficiles. Si les associations ont été touchées par la crise sanitaire dans leurs occupations et leur gestion des membres de l'association, les adhérents ont également été grandement privés de leurs activités.

Pour vous assurer qu’un maximum d’entre eux reste à vos côtés dès la rentrée prochaine, que diriez-vous de leur écrire une petite lettre ? A la façon des vœux de fin d’année, cela pourrait bien vous aider à renforcer vos liens avec vos membres et préparer au mieux la reprise.

Dans cet article, nous vous proposons de voir ensemble :

En route vers la reprise !

Si vous n'avez pas le temps de lire l'article dans sa totalité, nous vous proposons de télécharger un modèle de lettre de remerciement !

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Pourquoi écrire une lettre de remerciements à vos adhérents ?

Pour l’écrasante majorité des associations, les activités et les adhésions aux associations ont une nouvelle fois été perturbées, voire complètement annulées au cours de l’année 2020-21. Si la situation était délicate pour l’association, elle a également été très inconfortable pour les adhérents.

Cette lettre qui leur est adressée sert donc en partie à leur montrer que vous êtes conscients de la gêne occasionnée et que vous pensez à eux.

Avec ce geste simple, vous renforcez le lien qui vous unit dans cette épreuve commune et les remerciez d’être restés à vos côtés dans la difficulté. Cela va faciliter vos relations et la gestion des adhésions de votre association

Maintenant que la crise sanitaire s’éloigne, c’est également l’occasion de les encourager à renouveler leur engagement et de vous envoyer leur bulletin d'adhésion. Il s’agit en cela d’un pas supplémentaire vers leur fidélisation.

Dernier argument, et non des moindres : écrire une lettre à vos adhérents est facile à mettre en place et ne coûte quasiment rien. Vous avez donc tout à y gagner !

canal-envoi-email-adhérents

Quel canal choisir pour faire parvenir vos lettres ?

Pour la diffuser, utilisez le canal de communication le plus simple et le plus courant avec vos adhérents. Ne cherchez pas à faire original à tout prix, visez plutôt l’efficacité !

La première solution peut être d’utiliser les e-mails. Pour cela, ne le faites pas directement depuis votre adresse mail classique, vous risqueriez d’être considéré comme un "spam" par les boîtes de réception de vos destinataires.

Il existe de nombreuses solutions d’emailing vous permettant de le faire simplement et d’accéder ensuite à des statistiques précises sur l’ouverture et les clics dans votre e-mail.

Avec AssoConnect, vous pouvez par exemple créer directement votre email, puis l’envoyer aux destinataires choisis grâce au lien direct avec l’application de gestion des membres.

Si vous préférez marquer les esprits en envoyant une lettre au format papier, le coût sera plus élevé. Vous devrez en effet payer l’impression, puis l’envoi de votre lettre.

Pour vous faciliter la tâche, sachez néanmoins que sur AssoConnect, vous pouvez créer une liste des destinataires et générer directement les étiquettes à coller sur vos enveloppes.

message-adhérents-fin-dannée 

Quels messages faire passer à ses adhérents à travers cette lettre ? 

Le premier réflexe à avoir avant de vous lancer dans la rédaction est de réfléchir à vos objectifs. Quel message souhaitez-vous faire passer ? Quelle action souhaitez-vous provoquer chez vos lecteurs ?

Les réponses peuvent varier mais dans l’ensemble, il s’agit généralement de :

    • Générer de la sympathie,
    • Renforcer les liens avec vos adhérents,
    • Faire preuve de transparence quant à la situation de l’association,
    • Remobiliser pour préparer la reprise,
    • Pousser au renouvellement de l’adhésion.

Une fois que vous avez mis à plat vos objectifs, vous pouvez noter les grandes idées à développer dans votre lettre. De ces idées naîtra la structure, ou le plan de votre lettre.

En reprenant les objectifs ci-dessus, votre plan pourrait par exemple donner :

  1. Bilan rapide de la situation de l’association, pour prouver votre transparence,
  2. Un mot de compassion sur la situation des adhérents, pour faire preuve d’empathie et renforcer vos liens,
  3. Des remerciements pour leur soutien dans la période difficile traversée ensemble, pour montrer votre gratitude et insister sur le lien,
  4. Une annonce du plan de reprise et des perspectives de la rentrée, pour remobiliser les adhérents,
  5. Une information "exclusive" sur un éventuel tarif préférentiel pour les renouvellements, pour avoir un appel à l’action simple et clair.

Et voilà, vous avez maintenant le "squelette" de votre lettre, il n’y a plus qu’à l’habiller !

modèle-lettre-type-association

Modèle de lettre de remerciements à destination des adhérents de votre association

À partir du travail déjà effectué, nous vous proposons maintenant un exemple concret de lettre de remerciements. N’hésitez pas à la réutiliser comme modèle, sans la copier mot pour moi mais plutôt comme une base pour vous aider à vous lancer.

Pour que ce modèle soit efficace, il vous revient en effet de le personnaliser en fonction du contexte et des enjeux de votre association.

"Chères adhérentes, chers adhérents, // Chers amis,

Avant toute chose, nous espérons que vous et vos proches vous portez bien.

La saison associative touchant à sa fin, nous tenions à vous remercier de l’avoir vécue à nos côtés, vous partager un bilan de l’année écoulée et les perspectives pour celle à venir.

Vous le savez, l’activité de notre association a été fortement perturbée par la crise sanitaire. La perte d’adhérents s’est élevée à xx% par rapport à l’année précédente, et notre trésorerie s’est vue amputée de xx% également. C’est un coup dur pour notre structure.

Mais nous sommes conscients que pour vous non plus, la situation n’a pas été confortable. Aussi nous souhaitions vous remercier sincèrement pour le soutien apporté et pour votre fidélité dans cette période d’incertitude.

La situation sanitaire semblant s’éclaircir, il est maintenant temps pour nous de préparer la saison à venir. Si nous avons traversé une période difficile, nous sommes aujourd’hui déterminés à aller de l’avant !

Nos activités reprendront donc dès le mois de septembre avec l’organisation, si possible, d’un événement convivial pour nous retrouver dans le respect des mesures en vigueur à ce moment-là.

Enfin, une bonne nouvelle pour terminer : pour vous montrer notre gratitude suite aux deux années agitées vécues ensemble, nous appliquerons une remise de 30% sur tout renouvellement de cotisation.

Rendez-vous sur la page [lien vers votre page d’adhésions*] pour en profiter.

Une nouvelle fois, merci pour votre soutien, nous avons hâte de vous retrouver !

A très vite,

Antoine Ortiz, Président de l’association des amis de Yado"

Si vous avez opté pour le format papier, faites bien en sorte que la page de votre campagne d’adhésion soit bien visible depuis la page d’accueil de votre site internet. Faites également en sorte que ce lien soit accessible depuis vos différents comptes réseaux sociaux.

Le but est évidemment que vos adhérents n’aient qu’un minimum d’efforts à fournir pour y accéder. 

résumé-lettre-adhérents

FAQ

🤔 Pourquoi écrire une lettre de remerciements ?

En fin d’année associative, une lettre à vos adhérents peut servir à les remercier de leur soutien lors de la crise sanitaire. C’est aussi un moyen simple et gratuit de maintenir le lien avec eux et de faciliter le renouvellement de leur adhésion. En savoir plus

✍️ Comment construire son discours ?

Comme dans tout exercice de communication, commencez par définir vos objectifs. Notez ensuite des idées pour y répondre, puis mettez-les dans l’ordre et créez un plan. Il ne vous restera ensuite plus qu’à rédiger ! En savoir plus

💌 Existe-t-il des modèles de lettres à réutiliser ?

Il existe des modèles, à l’image de celui proposé dans cet article, mais il ne doit s’agir que d’une base de travail pour vous lancer. Votre lettre doit être personnalisée, adaptée au contexte et aux enjeux de votre association. En savoir plus

Nous mettons à votre disposition un modèle de lettre de remerciement pour vos adhérents. Téléchargez-le, il est gratuit !

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Conclusion

Et voilà, vous avez maintenant la recette pour créer en quelques minutes une lettre à destination de vos adhérents. Nous espérons sincèrement que nos conseils vous aideront à faciliter les renouvellements d’adhésion et à remonter la pente.

Si vous avez du mal à vous lancer, n’hésitez pas à utiliser notre modèle pour vous inspirer, en la déclinant simplement selon les besoins de votre association.

Bonne chance à vous pour cette nouvelle rentrée associative et à bientôt sur AssoConnect !

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