L'indemnisation et le remboursement des frais bénévoles d'association

Le bénévole d'association a un statut particulier au regard de la loi, mais aussi pour ce qui est de son engagement personnel : il est celui qui veut (volo) bien (bene) apporter gratuitement son soutien à l’organisme.

La France compte plus de 16 millions de bénévoles, ce qui représente 25% des Français ! Sans eux, les 1 300 000 associations en activité feraient certainement beaucoup moins de choses !

Si les bénévoles ne coûtent pas de "salaire" aux associations, ils peuvent tout de même être dédommagés pour les frais qu’ils engagent.

En tant qu'association, vous pouvez donc être amené à appliquer les conditions d’indemnisation et de remboursement des frais engendrés par vos bénévoles. Bien sûr, ces indemnisations et remboursement auront des impacts sur votre comptabilité d'association, que vous pourrez retrouver dans le Plan Comptable. 

C’est parti, je vous explique tout !

Ne manquez pas notre vidéo pour refaire le point sur la possibilité ou non de rémunérer vos bénévoles :

Les conditions pour l’indemnisation de vos bénévoles

Bénévolat : l’essentiel à connaître

Il n’y a pas de définition légale de ce qu’est ou n’est pas un bénévole. Mais globalement, vous pouvez retenir 3 critères pour votre association.

Je ne vous apprends rien sur le premier point : un bénévole n’est pas rémunéré. La personne qui s’engage pour votre cause en tant que bénévole doit le faire sans aucune contrepartie financière.

Bien évidemment, cela ne l’empêche pas pour autant d’y trouver son compte sous d’autres aspects : accomplissement de soi, montée en compétences, développement de ses réseaux personnel et professionnel, etc.

Le deuxième critère à ne pas oublier est que votre bénévole détient la liberté de faire ou de ne pas faire. Concrètement, il n’y a aucun lien de subordination officiel entre le bénévole et la personne qui lui propose sa mission.

Enfin, troisième critère, évident mais pas des moindres : c’est à votre bénévole de prendre le choix délibéré de ne pas être rémunéré.

Pour résumer, les contributions volontaires en nature sont avantageuses financièrement pour votre association. C'est-à-dire que vous ne rémunérez pas votre bénévole et ne payez pas de taxes sur le salaire de celui-ci.

S’ils ne sont pas rémunérés, les bénévoles peuvent néanmoins se faire rembourser les frais réels qu'ils ont engagés pour le compte de l'association.

Pierre s'apprête à connaître les conditions de remboursement de ses bénévoles

Le remboursement des frais du bénévole

Vos bénévoles sont parfois amenés à engager des frais pour le compte de l’association (ex : timbres, transport, matériel).

Mais savez-vous qu’ils peuvent demander à votre association de s’en faire rembourser ?

Vous pouvez effectivement prendre en charge les frais de vos bénévoles s’ils sont :

• Réels : la tâche doit être réalisée, il ne s’agit pas d’une mission fictive,
• Justifiés : votre bénévole doit prouver sa dépense par une facture ou un reçu remis par le commerçant ou le prestataire,
• Proportionnel à l’activité de votre association : l’administration fiscale ou sociale peut considérer une demande de remboursement comme excessive ou superflue et donc soumise à différents impôts.

Lorsque ces trois conditions sont réunies, votre bénévole a deux possibilités.

Il peut se faire rembourser ses frais directement par votre association. Ou alors, faire don de ses dépenses à votre association et ainsi, bénéficier d’une réduction d'impôt sur le revenu.

Concentrons-nous pour l’instant sur le premier choix : l’indemnisation du bénévole. Deux conditions sont nécessaires au remboursement des frais de votre bénévole :

• l’indemnisation doit couvrir les frais réels : il est strictement interdit d’excéder le montant réel,
• l’association doit affirmer et prouver que les dépenses du bénévole ont bien été réalisées pour l'intérêt de l’association.

En cas de non-respect de ces deux conditions, le remboursement des frais n’est pas respecté et ce n’est donc plus du bénévolat mais bien une rémunération !

Peut-on rembourser les bénévoles au forfait ?

Oui, dans certaines conditions, il est possible de rembourser des bénévoles au forfait.

De la même manière qu’une entreprise, votre association peut dédier des allocations forfaitaires. C’est une alternative à l’indemnisation des dépenses engagées de vos bénévoles.

C’est une alternative à l’indemnisation des dépenses engagées de vos bénévoles.

Cette méthode est populaire grâce à la facilité de sa mise en place. Cependant, elle est imprécise et peut entraîner des complications.

En effet, dans le cadre de l’indemnisation des bénévoles au forfait, il est plus complexe pour l’association d’apporter des preuves concernant les remboursements.

Une requalification des indemnités perçues en salaire est donc plus fréquente dans le cas des allocations forfaitaires.

Le régime des remboursements de frais sur une base forfaitaire doit s’appliquer avec précaution. Ce fonctionnement s’applique seulement quand l’approximation par rapport aux frais réels est suffisamment fiable.

Par exemple, si un de vos bénévoles a besoin de se déplacer en voiture pour diverses missions, vous pouvez utiliser les indemnités kilométriques. Pour ce type de cas, l’administration fixe un barème forfaitaire à chaque début d’année civile.

Un bénévole peut choisir de renoncer au remboursement de ses frais et considérer ces dépenses comme un don à l'association. Il bénéficie ainsi, si l’association est reconnue d’intérêt général, d'une réduction d'impôt sur le revenu.

Selon l’administration fiscale, le bénévole peut renoncer à son indemnisation.

Il suffit de le mentionner explicitement sur la note de frais, telle "Je soussigné(e) (nom et prénom du bénévole) certifie de renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l’association en tant que don".

Vous souhaitez en savoir plus ? L’URSSAF a mis en place un barème forfaitaire pour tous types de véhicule. L’article 200 du code général des impôts vous permet également d’approfondir vos connaissances sur le sujet.

Sachez également que nous avons créé pour vous un modèle de note de frais pour bénévole d'association. N'hésitez pas à le télécharger gratuitement !

Comment préparer le remboursement des frais bénévoles ?

Il est chaleureusement recommandé de prévoir ce qui rentre (ou pas) dans le cadre de l’indemnisation des frais bénévoles.

En effet, ce n’est pas obligatoire mais pour éviter toute mauvaise surprise, nous vous conseillons de définir scrupuleusement les éléments suivants :

• la catégorie des dépenses donnant lieu à un remboursement (ex : les transports, la restauration, etc.),
• les éventuelles limitations dans les montants remboursés (ex : les repas excédant 15 euros ne sont pas remboursés),
• le modèle de notes de frais,
• la liste des justificatifs exigés en contrepartie du remboursement des frais.

Vous souhaitez plus d’informations sur les indemnisations de vos bénévoles ? Les articles L3142-54-1 du Code du Travail vous éclaireront dans les moindres détails.

Olivier n'a plus aucun doute concernant le défraiement de ses bénévoles !

Pour aller plus loin en matière de comptabilité d'association :

• Comptabiliser les adhésions de son association
• Comprendre les immobilisations en comptabilité 
• Tout savoir sur les documents comptables d'association

Don d’indemnisations : ce qu’il faut savoir pour votre association

Comme expliqué précédemment, votre bénévole peut également décider de renoncer à ses indemnisations et autres remboursements de frais. Cela revient donc à effectuer un don envers votre association.

Dans ce cas précis, votre association doit remplir un reçu fiscal spécifique à ce sujet. Votre bénévole recevra par la suite une réduction d’impôts sur le revenu à titre de mécénat ou de donation.

Chose à savoir avant d’annoncer cette nouvelle à votre donateur : il faut que votre association soit reconnue d’intérêt général, selon l’article 200 du Code général des impôts.

En tant qu’association, vous devez donc justifier les frais de votre bénévole et exprimer son désir de renoncer à ceux-là.

Attention, comme souvent, il existe des exceptions à la règle. C’est le cas des associations sportives. En effet, les frais engagés par les joueurs pour la pratique d’un sport n'ouvrent pas droit à la réduction d’impôts.

La situation des accompagnateurs est également sujette à discussion, prudence donc. Chaque cas étant particulier, il convient de bien se renseigner !

Réglementation des indemnisations bénévoles

Qui vérifie l’application de ces règles ?

L’URSSAF contrôle de près le bénévolat dans les associations.

Il n’est pas rare que des indemnisations trop importantes soient requalifiées en salaires.

Quel est le risque pour votre association en cas de requalification en contrat de travail ?

En cas de requalification, vous vous exposez à des poursuites pénales pour travail dissimulé, ce qui peut fortement impacter la fiscalité de votre association.

Les conséquences pécuniaires sont aussi lourdes pour l’association qui doit alors s’acquitter de tous les frais attenant au contrat de travail : cotisations sociales, assurance, mutuelle et bien d’autres obligations.

Si les frais engagés ne sont pas en lien avec l’objet social de l’association, il y a délit d’abus de confiance. L’article 314-1 du code pénal punit ce type de délit de 375 000 euros d’amende et de 3 ans d’emprisonnement.

Conclusion

Pour garantir une gestion conforme des indemnités de vos bénévoles, il est essentiel de vous tenir informés des évolutions réglementaires.

Si votre bénévole ne peut en aucun cas s'enrichir financièrement dans le cadre de son activité au sein de votre organisation, il ne doit pas non plus s'appauvrir.

C’est dans ce sens que l’indemnisation aux bénévoles a été créée.

Découvrez dans le Plan Comptable des Associations comment ces indemnisations et remboursements doivent être retranscrits en écritures comptables.  

C’est au principal concerné - le bénévole - de décider ce qu’il veut en retour de ses frais engagés et à l’association de s’adapter à son choix.

Notre sélection d'articles pour aller plus loin en comptabilité :

• S'informer sur l'obligation comptable de son association 
• Etablir un budget prévisionnel d'association
• Maîtriser la comptabilité analytique
• Comptabiliser les fonds dédiés

Nous vous avons aussi concocté un livre blanc sur la comptabilité, indispensable à tout bon trésorier d'association