Défraiement des bénévoles d'association : comment ça marche ?

Dans une association, presque tout le monde met la main à la poche un jour ou l'autre. On achète les gobelets pour la buvette, on paie l'essence pour aller chercher le matériel, on avance les timbres d'un envoi de courriers. Ces petites dépenses s'accumulent, et la question finit toujours par se poser : l'association peut-elle défrayer ses bénévoles, et jusqu'où ?

Pour répondre rapidement : c'est tout à fait possible, à condition de respecter quelques limites. Un défraiement mal cadré peut être vu comme une rémunération déguisée, avec à la clé une requalification en contrat de travail. Bien géré, au contraire, c'est un outil simple, surtout quand on s'appuie sur un suivi clair des notes de frais.

Le défraiement ouvre même une possibilité intéressante : le ou la bénévole peut renoncer à son remboursement pour en faire un don et réduire ses impôts. On fait le tour de la question, du principe de base jusqu'aux démarches concrètes. C'est parti !

Si vous préférez découvrir le sujet en vidéo, c'est par ici !

Qu'est-ce qu'un bénévole, au sens de la loi ?

Il n'existe pas de définition légale du bénévole. Trois critères, dégagés par la jurisprudence, permettent de le caractériser.

La non-rémunération d'abord : le bénévole s'engage sans contrepartie financière. Il peut y trouver d'autres bénéfices, comme l'épanouissement personnel, de nouvelles compétences ou un réseau, mais jamais un salaire.

La liberté d'action ensuite : il participe quand il le souhaite, sans lien de subordination avec l'association. Personne ne peut lui imposer des horaires ou des tâches comme à un salarié.

Le choix délibéré enfin : c'est le bénévole qui décide volontairement de ne pas être rémunéré.

Cette absence de rémunération explique aussi pourquoi le bénévolat est précieux pour l'association : elle ne verse ni salaire, ni charges sociales. Ces contributions volontaires peuvent d'ailleurs être valorisées dans les comptes, comme l'explique notre article sur la valorisation du bénévolat.

💡 Bon à savoir : le défraiement n'est pas une rémunération. Tant qu'il couvre des dépenses réelles engagées pour l'association, il ne remet pas en cause le statut de bénévole.

Défraiement ou indemnisation : quelle différence ?

Les deux mots circulent souvent comme des synonymes, mais ils ne recouvrent pas la même réalité, et la nuance a son importance.

Le défraiement, ou remboursement de frais, consiste à rendre au bénévole ce qu'il a réellement dépensé pour l'association, sur justificatifs. C'est la voie la plus sûre.

L'indemnisation évoque, elle, une somme versée de façon plus forfaitaire. Elle reste possible, mais dès qu'elle s'éloigne des frais réellement engagés, elle attire l'attention de l'URSSAF et peut basculer vers la rémunération.

La règle à retenir tient en une phrase : le bénévole ne doit ni s'appauvrir, ni s'enrichir. Tout ce qui dépasse le simple remboursement de ses dépenses devient suspect.

Comment fonctionne le remboursement des frais réels ?

Les bénévoles peuvent demander à l'association de leur rembourser les frais engagés pour son compte : transport, timbres, petit matériel, fournitures. Pour être légitime, ce défraiement doit respecter trois conditions. Les frais doivent ainsi être :

• Réels : la mission a bien eu lieu, il ne s'agit pas d'une dépense fictive.
• Justifiés : une facture, un ticket ou un reçu à l'appui.
• Proportionnés : cohérents avec l'activité et les moyens de l'association.

Le remboursement couvre exactement les frais engagés, sans dépassement. Et l'association doit pouvoir démontrer que ces dépenses ont bien servi son intérêt. Si l'une de ces conditions manque, le remboursement risque d'être requalifié en rémunération.

Face à ses frais, le bénévole a alors deux possibilités : se faire rembourser directement par l'association, ou renoncer à ce remboursement pour en faire un don et bénéficier d'une réduction d'impôt.

Ne manquez pas notre vidéo pour refaire le point sur la possibilité ou non de rémunérer vos bénévoles :

Peut-on défrayer les bénévoles au forfait ?

Le remboursement au réel, sur justificatifs, reste la référence. Mais dans certains cas, l'association peut opter pour un défraiement forfaitaire, c'est-à-dire un montant fixé à l'avance plutôt qu'au centime près.

Son intérêt est la simplicité : pas besoin de collecter chaque justificatif. Son revers est l'imprécision : plus le forfait s'éloigne des frais réels, plus le risque de requalification en salaire augmente. Le forfait doit donc rester une approximation fiable des dépenses réelles, jamais un complément de revenu déguisé.

Le meilleur exemple de forfait admis, ce sont les indemnités kilométriques pour les déplacements en voiture. L'administration publie chaque année un barème spécifique aux bénévoles, qui permet d'évaluer simplement le coût d'un trajet effectué avec son véhicule personnel.

📝 À noter : le montant exact du barème évolue d'année en année. Pour en obtenir la dernière version et profiter d'un simulateur gratuit, rendez-vous sur notre article dédié aux frais kilométriques en association.

Abandonner ses frais pour en faire un don : comment ça marche ?

C'est l'option la plus intéressante fiscalement pour le bénévole. Plutôt que de se faire défrayer, il renonce à ses frais et les laisse à l'association sous forme de don.

Cette renonciation doit être explicite. Le bénévole la mentionne sur sa note de frais, par une formule du type : « Je soussigné(e) [nom et prénom] certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l'association à titre de don. »

Si l'association est reconnue d'intérêt général au sens de l'article 200 du Code général des impôts, ce don ouvre droit à une réduction d'impôt sur le revenu de 66 % du montant abandonné, dans la limite de 20 % du revenu imposable. L'association remet en échange un reçu fiscal.

Concrètement, l'association doit conserver les justificatifs des frais, recueillir la renonciation écrite du bénévole, puis établir le reçu fiscal correspondant. Pour en savoir plus sur le sujet, découvrez également notre article sur le CERFA de don aux associations.

💡 Bon à savoir : il y a grandes deux exceptions à connaître. D'abord, les frais engagés par les joueurs pour la pratique de leur sport, qui n'ouvrent pas droit à réduction d'impôt. Ensuite, pour les associations d'aide aux personnes en difficulté, le taux de réduction peut monter à 75 % dans une certaine limite. En cas de doute sur l'éligibilité, mieux vaut vérifier auprès de l'administration fiscale.

Comment organiser le défraiement dans votre association ?

Rien n'oblige légalement une association à formaliser sa politique de défraiement. Mais définir quelques règles à l'avance évite bien des tensions et sécurise l'association en cas de contrôle.

Il peut donc être utile de préciser en amont certains points, résumés dans ce tableau :

Ces règles peuvent figurer dans une charte interne ou une simple note validée en réunion. L'essentiel est qu'elles soient connues de tous et appliquées de la même façon. Pour la note de frais elle-même, vous pouvez partir de notre modèle de note de frais pour bénévole d'association.

Quels risques en cas de défraiement mal encadré ?

L'URSSAF contrôle de près le bénévolat associatif. Quand les sommes versées deviennent trop importantes ou mal justifiées, elle peut requalifier les remboursements en salaires. Pas de panique pour autant : ce risque ne concerne que les situations où l'on s'éloigne franchement du remboursement de frais réels.

En cas de requalification en contrat de travail, l'association s'expose à devoir régulariser les cotisations sociales et les obligations liées à un salarié (assurance, mutuelle, etc.). Dans les cas les plus graves, la requalification peut s'accompagner de poursuites pour travail dissimulé, avec un impact sur la fiscalité de l'association.

Autre point de vigilance : si des frais sont remboursés sans lien avec l'objet social de l'association, ils peuvent relever de l'abus de confiance. L'article 314-1 du Code pénal prévoit dans ce cas jusqu'à cinq ans d'emprisonnement et 375 000 € d'amende.

Ces sanctions restent exceptionnelles et visent les abus caractérisés. Une association qui défraie des frais réels, justifiés et cohérents avec son activité n'a rien à craindre.

Conclusion

Le principe du défraiement est plus simple qu'il n'y paraît : un bénévole ne doit ni s'appauvrir, ni s'enrichir. Tant que vous remboursez des frais réels et justifiés, vous êtes dans les clous.

Le reste n'est qu'une question de méthode : conserver les justificatifs, cadrer les règles à l'avance, et proposer au bénévole le choix entre le remboursement et le don. À lui de décider, à vous de vous adapter.

Pour suivre vos notes de frais et vos reçus fiscaux sans y passer vos soirées, n'hésitez pas à découvrir la gestion des notes de frais avecAssoConnect. L'essayer, c'est l'adopter !