Ce qu'il faut savoir sur la comptabilité d'une association

Gérer la comptabilité d'une association est un noble casse-tête, mais un casse-tête quand même. Que vous soyez fraîchement investis ou déjà en poste depuis quelque temps, la gestion de trésorerie n’est pas toujours un long fleuve tranquille.

Il faut dire qu’entre les obligations légales et le jargon comptable, on peut vite s’y perdre. Mais rassurez-vous, même si vous n’avez jamais touché à un logiciel de gestion d'association de votre vie, cet article est là pour vous guider pas à pas.

À vos marques, prêts, comptez !

Qu’est-ce que la comptabilité pour une association ?

La comptabilité d’une association désigne son système d’organisation et d’enregistrement de ses transactions financières. 

Elle permet à une structure associative d’avoir une vision globale des opérations qu’elle effectue, parmi lesquelles : 

• Des achats, notamment de matériel,
• Des ventes (produits, prestations de services, marchandises), 
• La réception de subventions de fonctionnement,
• La réception de fonds dédiés à un projet,
• La collecte de dons, 
• Le remboursement des notes de frais,
• Les emprunts et dettes, 
• Les charges de personnel,
• Le stock des produits et marchandises,
• Les impôts, taxes et versements assimilés. 

Grâce au suivi et à la gestion de ses flux financiers, une association est en mesure d’élaborer ses comptes annuels de façon fiable.

Pourquoi tenir une comptabilité d’association ?

Des dispositions réglementaires ou légales peuvent l’imposer

La loi du 1er juillet 1901 ne contient aucune disposition en matière de comptabilité d’association. 

Les associations sont d’abord caractérisées par leur dimension non-lucrative : leur objectif n’est pas d’enrichir leurs parties prenantes, mais de développer des activités de manière désintéressée et généralement au service de l’intérêt général.

Stricto sensu, l’organisation financière d’une association est censée être libre. Néanmoins, votre structure peut être soumise à des obligations comptables, si des dispositions réglementaires et parfois législatives vous l’imposent. 

C’est le cas par exemple si : 

• Une clause dans vos statuts d’association stipule que vous devez tenir une comptabilité, par exemple à la demande de l'assemblée générale (AG),
• Votre association exerce une activité lucrative, ce qui vous soumet à une fiscalité d'association, 
• Vous recevez des financements : subventions, dons, prêts bancaires, 
• Vous employez du personnel salarié, 
• Vous êtes une association agréée par l’État ou l’un de ses ministères ou établissements publics. Cela concerne par exemple les fédérations sportives ou les associations de services à la personne,
• Vous êtes une association reconnue d’utilité publique.

La comptabilité d’association : un outil pour mieux informer, gérer et décider

Même si vous n’y êtes pas contraint, votre association a tout intérêt à tenir une comptabilité régulière et rigoureuse pour vous assurer de sa bonne gestion. 

Au quotidien, vous constaterez que le suivi de plusieurs documents comptables d'association va s'imposer, en particulier si votre structure ne repose pas uniquement sur du bénévolat ou de la mise à disposition à titre gratuit.

Une comptabilité d’association à but non lucratif garantit la pérennité de votre structure. Sa tenue présente plusieurs avantages : 

• Vous bénéficiez d’une vision en temps réel de la santé de votre entité. Grâce à cela, vous pouvez organiser l’information financière liée à vos activités, et comparer l’évolution de vos ressources d’une année sur l’autre,
• Vous faites preuve de transparence vis-à-vis de vos adhérents, bénévoles, partenaires et autres donateurs. Ces derniers peuvent consulter et vérifier l’état de vos finances à tout moment. D’ailleurs, pour la gestion des membres de votre association, vous pouvez aussi vous tourner vers un CRM d’association et/ou un ERP adapté à votre association,
• Vous profitez d’un outil de pilotage et d’aide à la décision. Par exemple, la comptabilité analytique, liée à certains budgets ou certaines activités, vous permettra de savoir s’il vaut mieux poursuivre une activité ou y mettre un terme d’un point de vue financier.
  Cela vous permet également de connaître en permanence l’état de vos règlements et l’emploi de vos ressources. Dans ce sens, une bonne gestion des budgets prévisionnels est un complément indispensable de votre comptabilité associative.
• Vous disposez de preuves (pièces comptables) de la bonne gestion de votre association en cas de contrôle de vos comptes financier par l’Urssaf ou l'administration fiscale,
• Vous pouvez vous appuyer sur des éléments tangibles et professionnels pour communiquer avec de potentiels partenaires et investisseurs (sponsors, entreprise, banque, collectivités locales etc.),
• Vous aurez obligatoirement besoin de vos comptes annuels pour demander une subvention.

Quels sont les types de comptabilité pour une association ?

Si vous n’êtes pas tenu par la loi ou un règlement d’établir vos comptes annuels, vous êtes libre de tenir et d’organiser le suivi de votre comptabilité d’association comme bon vous semble.

Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur deux méthodes principales :

Chacune possède ses avantages et inconvénients qu’il convient d’évaluer en fonction de la taille de votre structure, de vos obligations et de vos besoins.

La comptabilité de trésorerie 

La comptabilité de trésorerie, aussi appelée comptabilité en partie simple, se destine avant tout aux associations naissantes ou de petite taille sans opérations financières complexes. 

Elle consiste à enregistrer chronologiquement vos dépenses et recettes sur un cahier (sans surcharges ni ratures) ou un fichier, en conservant vos factures d’association et autres justificatifs. Vous devez notamment indiquer : 

• La date de l’encaissement ou du décaissement visible sur le compte bancaire de votre association,
• Son libellé,
• Son montant. 

Pour simplifier, il s’agit de l’équivalent des comptes que vous effectuez pour vous-même à partir de votre relevé bancaire.

À la fin du mois, vous pouvez comparer que le résultat concorde avec le montant indiqué sur votre compte. 

Voici un exemple de comptabilité d’association, via un tableau extrêmement simplifié qui pourrait vous servir :

Note : Il est également recommandé d’indiquer pour chaque ligne la nature de l’opération. Par exemple : "Adhésions", "Fournitures", "Dons", etc.

La comptabilité de trésorerie présente l’avantage d’être simple et rapide à mettre en place : pas besoin de formation comptable pour en faire usage. Malgré tout, elle dispose de plusieurs limites : 

• Cette méthode ne permet pas de savoir facilement si quelqu’un vous doit de l’argent. Ou, au contraire, si vous avez une dette envers un tiers, 
• Vous ne pouvez pas établir les états financiers annuels de votre association tels que le bilan. Ils sont pourtant bien utiles au pilotage de votre activité, et souvent demandés par les financeurs,
• La comptabilité de trésorerie ne permet pas de prendre en compte les dépenses et les recettes prévues.  

La comptabilité d’engagement

Si vous ne souhaitez plus être bloqué en tant que trésorier d’association, passez à la méthode supérieure : la comptabilité d’engagement. Elle se destine en priorité aux associations de taille plus importante, à la recherche de subventions et de partenaires. 

La comptabilité d’engagement ne prend plus seulement en compte les recettes et les dépenses. Elle distingue aussi l’engagement (dette ou créance) du règlement ou paiement dudit engagement.

Si nous reprenons l’exemple précédent de Jean Dupont, nous n’aurons pas une, mais deux opérations :

Lorsque le paiement est immédiat - par exemple lorsque vous utilisez le paiement en ligne pour vos cotisations - ces deux opérations ont lieu en même temps. Elles n'en demeurent pas moins distinctes.

Grâce à la comptabilité d’engagement, vous disposez d’une vision exacte de la situation financière de votre association loi 1901. En parallèle, vous pouvez entreprendre des démarches du type emprunt bancaire ou subvention.

Pour ce qui est des inconvénients, la lourdeur et la complexité risquent de poser problème, en particulier si : 

• Vous ne disposez pas de formation comptable et d’accès à des ressources pour association,
• Votre structure n’est pas équipée d’outils numériques d’association simples de type logiciel de comptabilité pour les associations.

Le Plan comptable associatif : quel impact sur la comptabilité de votre structure ?

Vous avez pris la décision d’établir des comptes annuels pour faciliter la gestion financière de votre association ?
Si vous le souhaitez, sachez que vous pouvez présenter et classer vos opérations comptables en vous basant sur un référentiel commun : le Plan comptable associatif (PCA).

Il s’agit d’une simplification et d’une adaptation au secteur associatif du Plan comptable général (PCG, applicable aux entreprises).

Adopté via le règlement n°99-01 du 16 février 1999, ce Plan comptable des associations a été abrogé par le Nouveau plan comptable associatif n°2018-06, en vigueur depuis le 1er janvier 2020.

Quelles sont les associations soumises au Plan comptable ?

Dans certains cas de figure, vous n’aurez pas le choix. Vous devrez obligatoirement vous conformer au PCA si votre association remplit une ou plusieurs conditions précises en lien avec sa taille, sa nature, son activité ou son mode de financement. 

Cela concerne par exemple les associations qui : 

• Bénéficient d’une ou plusieurs aides publiques ou de dons supérieurs à 153 000 €/an, 
• Sont reconnues d’utilité publique, 
• Possèdent une activité économique et remplissent au moins deux des trois critères suivants : bilan supérieur à 3,1M € euros, bilan de plus de 1,550 M€, effectif de plus de 50 salariés,
• Sont financées par des collectivités territoriales sur plus de 50 % de leur budget ou pour plus de 75 000 €,
• Exercent une activité commerciale et fiscalisée,
• Ont pour but exclusif l’assistance, la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale,
• Gèrent des établissements du secteur sanitaire et social,
• Sont organisées sous forme d’association à statut particulier comme les groupements sportifs, et les fédérations sportives. Si votre structure entre dans cette case, un logiciel de gestion de club sportif ou une solution pour réseau associatif pourraient vous simplifier la vie.

Pour information, vous trouverez une liste détaillée des structures et organismes concernés sur le site officiel du gouvernement dédié aux associations.

Comment fonctionne ce plan comptable associatif ?

Une nomenclature précise pour la comptabilité de votre association

Ce plan comptable associatif adopte une nomenclature précise basée sur une structure pyramidale. 

Il est découpé en 8 grandes catégories, appelées "Classes de comptes". Les voici :

• Classe 1 : comptes de capitaux (ex : bénéfices reportés, emprunts) ;
• Classe 2 : immobilisations (ex : ordinateurs) ;
• Classe 3 : stocks ;
• Classe 4 : tiers (ex : clients, fournisseurs, adhérents) ;
• Classe 5 : comptes financiers (ex : banque, chèques, caisse) ;
• Classe 6 : charges ;
• Classe 7 : produits ;
• Classe 8 : contributions volontaires en nature (ex : valorisation et remboursement des frais bénévoles).

Un exemple de compte comptable du PCA

Tous les comptes comptables découlent d'une classe et sont construits comme une arborescence.

Prenons l’exemple du compte 512100.

• "5" indique que nous avons affaire à un compte financier ;
• "51" révèle que c’est un compte de type "Banque, établissements financiers et assimilés" ;
• 512 permet d'affiner encore et représente un compte de banque. Pour information, le compte "officiel" du PCG est 512 ;
• Ajouter 100 après 512 signifie qu’il y a potentiellement plusieurs comptes en banque dans l’association. 512100 sera utilisé pour le premier, 512200 pour le second, etc.

Vous voulez aller plus loin ? Nous vous expliquons tout dans une ressource dédiée au Plan comptable des associations. Depuis cet article, vous pourrez également télécharger le PCA gratuitement.

Quels sont les documents comptables obligatoires pour les comptes annuels d’une association ?

Plan de comptes et livre journal

Si vous êtes soumis au Plan comptable associatif (ou si vous décidez de le suivre), votre association doit se plier à plusieurs obligations. 

Tout d’abord, vous devez : 

• Établir un plan de comptes conforme au plan de comptes issu du plan comptable général et à ses adaptations du plan comptable associatif, 
• Tenir un livre journal dans lequel vous allez enregistrer vos écritures comptables chronologiquement et jour par jour.

Bilan, compte de résultat et annexe

Ensuite, vos comptes annuels doivent adopter des règles de présentation spécifiques. Cela passe par l’obligation de fournir plusieurs documents comptables incontournables :

• Le bilan comptable, qui présente le patrimoine et la situation financière de votre association (actif et passif) sous la forme d’un tableau. Pour en savoir plus, consultez notre article détaillant comment faire le bilan comptable d’une association.
• Le compte de résultat, qui liste les revenus (produits) et dépenses (charges) de votre association. Vous pouvez le présenter sous la forme d’un tableau ou d’une liste. C’est notamment ici que vous listez les revenus issus des cotisations, dons, legs et donations, subventions, ventes de dons en nature, 
• L’annexe, qui apporte des informations d’importance significative pour aider à la compréhension du bilan et du compte de résultat. 

Pour ne plus confondre le bilan et le compte de résultat, découvrez notre vidéo :

Comment faire la comptabilité d’une association ?

Gérer en interne la comptabilité associative

Comme vous venez de le voir, il existe de nombreux termes, documents et formalités techniques à respecter pour gérer de façon optimale la comptabilité de votre association. 

Si vous venez d’être récemment nommé trésorier, une première option consiste à vous charger des comptes annuels en interne.

Pour faire les choses dans les règles de l’art, mieux vaut posséder des bases solides en comptabilité, sauf si vous partez sur une comptabilité de trésorerie. 

Dans ce cas, un cahier ou un tableur peuvent faire l’affaire. Vous pouvez par exemple réaliser la comptabilité de votre association sur Excel. Cette méthode est simple, accessible et économique.

Par contre, les risques d’erreurs sont nombreux : fautes de frappe et de saisie, oublis de facturation, renseignement du mauvais numéro de TVA, etc.

C’est aussi une solution très chronophage si vous devez gérer une grande quantité de données. Sans oublier qu’un tableur n’est pas conçu pour être conforme aux obligations réglementaires.

Pour des besoins plus complexes, tournez-vous vers des outils collaboratifs, et idéalement sur un logiciel destiné aux associations.

Ce dernier vous permettra de gagner beaucoup de temps par rapport à une saisie manuelle, tout en automatisant et en simplifiant la saisie de vos dépenses et recettes. Pour vous éclairer dans votre choix, consultez notre comparatif des logiciels d’association.

En parallèle, rien ne vous empêche de faire appel à un comptable pour association pour vérifier toutes vos saisies. 

Sous-traiter à un prestataire externe

Si vous ne désirez pas vous appuyer sur un logiciel, l’option n°2 à votre disposition consiste à déléguer la comptabilité de votre association à un prestataire externe, comme un expert-comptable, qui connait le secteur associatif. 

Cela vous permet d’abord de gagner du temps pour vous concentrer sur le développement de votre structure.

En confiant vos comptes d’association à un professionnel, vous vous assurez aussi de la fiabilité et de la conformité de vos comptes par rapport aux exigences légales.

En outre, vous êtes sûr que ce professionnel maîtrisera sur le bout des doigts des notions comptables avancées pour le néophyte comme :

• Les à-nouveaux, qui correspondent à l’état de la comptabilité au dernier jour de l’exercice précédent à minuit,
• Les immobilisations en comptabilité, soit des biens destinées à être utilisés dans la durée (ordinateur, mobilier),
• Les produits constatés d’avance (PCA), que vous comptabilisez en trésorerie avant de les fournir à vos adhérents. Par exemple, dans le cas d’une adhésion pour l’année 2025 réglée en 2024, il est nécessaire d’enregistrer l'adhésion à votre association en comptabilité via un produit constaté d’avance du montant de la cotisation, pour que ce produit ne soit pas comptabilisé en 2024 mais bien en 2025.

Pour finir, gardez en tête cette précision importante : le coût financier d’un expert-comptable reste beaucoup plus élevé que celui d’un logiciel d’association gratuit (évidemment), mais aussi que beaucoup de solutions payantes.

Conclusion

Tout au long de ces lignes, vous avez découvert les fondamentaux de la comptabilité associative. 

Vous savez à présent : 

• À quoi sert la comptabilité pour votre structure et les avantages à la mettre en place,
• Comment cela fonctionne et les implications que cela engendre dans votre quotidien de trésorier d’association, 
• Quelles sont les obligations en lien avec le Plan comptable associatif,
• Comment établir les comptes de votre association, avec par exemple le recours à un logiciel en ligne pour association.

Maintenant, place à l’action. Pour vous lancer et réaliser la gestion financière de votre association, servez-vous par exemple d’un outil comptable comme AssoConnect, qui intègre le Plan comptable des associations.

Avec lui, pas besoin de formation comptable pour saisir des écritures et tenir "proprement" la comptabilité de votre association. Voilà une aide précieuse pour prendre vos nouvelles fonctions de trésorier en toute sérénité ! 

Pour aller plus loin, téléchargez gratuitement notre guide de la comptabilité des assos 📚