12 choses à faire pour votre association cet été

Le soleil pointe le bout de son nez, les écoliers ont rangé leur cartable et votre entourage est en quête du bronzage parfait... La saison estivale est bel et bien installée !

Pour beaucoup d'associations, c'est une période plus calme, où les sollicitations se font plus rares. Une accalmie qui est l'occasion rêvée de faire un bon nettoyage de fond : compte bancaire, comptabilité, base de membres... Et si vous en profitiez aussi pour préparer sereinement la rentrée, entre forum des associations et nouvelles adhésions ?

Nous vous proposons donc ici une liste de tâches utiles, voire indispensables, pour partir en vacances l'esprit serein avant la reprise en septembre.

Eva vous donne tous ses conseils pour bien préparer la rentrée, en vidéo !

Remettre sa gestion d'association d'aplomb

#1 Mettre à jour la comptabilité de votre association

Pas facile de jongler entre vos missions du quotidien et la gestion de la comptabilité. Cette période estivale, plus calme, vous donne du temps pour mettre à jour vos comptes : profitez-en !

Avez-vous remboursé les bénévoles des frais qu’ils ont avancés pour votre association ? Avez-vous payé vos fournisseurs et recouvert toutes vos créances ? Avez-vous bien fait votre rapprochement bancaire ?

C'est aussi le bon moment pour vous poser la question : votre compte bancaire actuel répond-il vraiment à vos besoins ? Si jongler entre chéquiers, virements manuels et justificatifs à la pelle vous donne des sueurs froides, l'été est idéal pour souffler et étudier une alternative plus adaptée, comme le Compte Pro d'AssoConnect, pensé pour les associations.

N'attendez pas la fin de l'année civile pour mettre à jour votre comptabilité, au risque de vous retrouver avec des dépenses et recettes à enregistrer à n'en plus finir en fin d'exercice comptable.

Allez, courage, avec un bon logiciel de comptabilité pour association, ce sera une affaire rondement menée !

#2 Mettre à jour la base de membres et de bénévoles de votre association

Il arrive que certains adhérents ou bénévoles s'inscrivent… avant de se désinscrire. Pendant l'année, mettre à jour le flot de désinscriptions n'est pas forcément votre priorité n°1 : vous avez certainement d’autres chats à fouetter.

Alors, pour ne pas vous retrouver avec une liste d’adhérents dont les informations n'ont pas été mises à jour depuis bon nombre d'années, profitez de ce temps un peu plus calme que d'habitude pour rafraîchir les compteurs.

C'est aussi l'occasion idéale de prendre du recul sur la structuration de votre base : vos champs sont-ils vraiment adaptés à vos besoins ? Y a-t-il des informations qui vous ont manqué cette année (numéro d'urgence, allergie, taille de tee-shirt, statut bénévole/adhérent...) et qu'il faudrait penser à collecter dès la prochaine campagne d'adhésion ? Un petit ajustement maintenant vous évitera bien des frustrations en cours d'année.

Pour vous épargner des manipulations rébarbative, nous vous recommandons chaudement de miser sur l’automatisation, en utilisant un CRM comme celui d’AssoConnect. Avoir une base de membres à jour et bien segmentée avant la rentrée vous permettra notamment de gagner beaucoup de temps au moment de relancer vos anciens adhérents pour les réadhésions.

D’ailleurs, la nouvelle offre gratuite d’AssoConnect vous permet de créer facilement vos campagnes d’adhésion et de collecter sans frais les cotisations !

Ou alors faites comme nous et utilisez AssoConnect pour la gestion de vos membres. Vous n'aurez même plus besoin de faire cette manipulation rébarbative !

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#3 Préparer les dossiers de demande de financement pour votre association

Vous le savez sûrement, les demandes de financement sont loin d’être une partie de plaisir. Néanmoins, elles sont parfois essentielles au bon fonctionnement de votre association.

Demande de mécénat ou subvention, les étapes à suivre pour y arriver sont longues et épuisantes. Mais bonne nouvelle : l’été est là pour vous laisser du temps !

Pour rappel, voici les grandes étapes à suivre lorsque l'on prépare sa demande de subvention :

• réaliser une analyse du projet associatif afin de pouvoir en faire une description fidèle et complète,
• bien s'informer sur les éléments attendus par le "financeur" (collectivité, département, région, etc),
• procéder à l'analyse chiffrée du projet, en lien avec les attentes du "financeur",
• déposer son dossier et suivre l'avancée de la démarche.

Et retrouvez l’essentiel à savoir sur les demandes de mécénat.

Alors, vous vous lancez ? 🙃

#4 Mettre à jour les statuts de votre association

Une fois rédigés, on ne pense plus forcément à mettre à jour ses statuts. Pourtant, c'est capital si vous modifiez les éléments suivants :

• l’adresse du siège social de l’association,
• les modalités d’adhésion,
• les modalités de résiliation,
• les règles de délibération,
• la qualification des instances de délibération,
• les modalités de prise de décision de l’Assemblée Générale, etc.

À noter : seuls les membres de l’Assemblée Générale ont le pouvoir de changer les statuts de l’association.

Si vous souhaitez en savoir plus, n'hésitez pas à consulter cet article sur les modalités pour modifier les statuts de votre association.

#5 Demander les numéros SIREN et/ou SIRET pour votre association

Ces numéros bien spécifiques vous permettent d'identifier votre association auprès de l'Insee, d'être comptabilisé dans les statistiques nationales et de faire vos demandes de subventions auprès des administrations d'État.

Le numéro SIREN est comme la pièce d'identité de votre association, tandis que le numéro SIRETest une extension du numéro SIREN et identifie le ou les établissements de votre association.

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Ils ne sont pas fournis automatiquement alors un certain nombre d'associations ne pensent pas systématiquement à en faire la demande.

Si vous êtes dans ce cas, c'est l'occasion d'y remédier !

#6 Vérifier les obligations fiscales de votre association

Les obligations fiscales ne touchent pas toutes les associations loi 1901. Seules celles exerçant une activité économique, ayant une comptabilité d’engagement ou employant des salariés ont des obligations envers l’administration fiscale.

Sachez que votre association peut être contrôlée sur ces différents points :

• la comptabilité associative,
• la délivrance de reçus fiscaux,
• son dossier fiscal.

A noter : si votre association ne répond à aucun des critères cités précédemment, cela ne l’acquitte pas totalement d’une vérification spontanée. Le but de ces dernières est de certifier que votre association a bien un but non lucratif.

Faîtes le point dès cet été en consultant notre article sur les obligations fiscales de votre association.

Développer l'image de votre association

#7 Faire le bilan de votre association

Comme d'habitude, l'année a filé à vitesse "grand V".

Alors, avant de vous lancer dans 12 nouveaux mois sur les chapeaux de roue, nous vous conseillons de réaliser un sondage auprès de vos membres.

Vous pourriez bien tirer de leurs ressentis et suggestions des enseignements qui vous aideront à faire (encore) mieux l’année prochaine !

#8 Refondre votre site internet d’association

Cela fait plusieurs années que vous avez le même site internet, ou que vous repoussez le moment d'en créer un ?

Aujourd’hui, difficile de se passer de cette vitrine pour votre association. Le site internet est le reflet du dynamisme de votre structure, de vos valeurs, de vos projets, bref : il vous rend attractif auprès de potentiels adhérents, donateurs et bénévoles.

Il est donc essentiel pour votre association de miser sur ce levier stratégique. Et quel meilleur moment que l’été pour lui donner un petit coup de peinture fraîche ?

Portez une attention particulière sur la dimension "responsive" de votre site internet. Un nombre important de vos membres et futurs membres le visitent depuis leur tablette ou smartphone. Alors, montrez votre modernité avec un site adapté à ces supports ! Google propose d'ailleurs un outil pour mesurer le côté responsive de votre site internet.

#9 Rassembler les outils de gestion de votre association sur une plateforme unique

En tant qu'association, un panel d’outils s’offre à vous : des logiciels comptables, des logiciels de gestion des membres, des éditeurs de sites internet, des outils de messagerie internet, etc.

Difficile de combiner l’ensemble de ces logiciels lorsque vos besoins sont larges.

Et si vous pouviez simplement rassembler tous ces outils sur une même plateforme en ligne ? Il est grand temps d'opter pour le neuf et de donner à la gestion de votre association un coup de jeune !

La dimensions tout-en-un du logiciel AssoConnect vous permettra notamment un gain de temps considérable sur l’ensemble de vos tâches. N’hésitez pas à y jeter un oeil !

Soigner votre réseau associatif

#10 Développer votre rayonnement associatif

La saison estivale rime souvent avec les festivals, manifestations et forums qui fleurissent partout en France et tout près du local de votre association.

Avez-vous déjà pensé à participer à l'un de ces évènements en tant que membre d’une association ? C’est un moyen efficace pour promouvoir et sensibiliser les participants à votre cause.

Participer au forum des associations de votre ville est très bénéfique pour votre association. Vous gagnez en visibilité et rencontrez de potentiels futurs bénévoles. Les personnes intéressées peuvent directement venir à votre rencontre et échanger sur les missions de votre association !

Et si l’envie vous prend, les organisateurs de festival recherchent fréquemment des collectifs et des associations partageant leurs valeurs.

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C’est un échange équitable entre vous et les organisateurs : le festival bénéficie de l’image positive qu’apportent les associations et les associations profitent de la notoriété du festival pour faire des rencontres.

Renseignez-vous dès cet été sur les prochains événements auxquels votre association peut participer !

#11 Trouver de nouveaux bénévoles

Vous prévoyez de gros chantiers pour l’année à venir ? De nouveaux bénévoles ne seront pas de trop !

Un recrutement digital simplifie vos recherches : définissez les objectifs des missions à venir, déterminez les compétences nécessaires à leur réalisation et créez votre annonce en ligne.

Des plateformes telles que Tous Bénévoles vous mettent en lien avec des personnes désireuses d’entrer dans le monde associatif. Découvrez d’ailleurs 12 plateformes pour recruter facilement des bénévoles pour vous aider dans cette tâche.

#12 Remercier vos membres et bénévoles

Sans vos bénévoles et membres de l’association, cette année n'aurait certainement pas été la même.

Il est donc l'heure de vous armer de votre plus belle plume pour remercier vos bénévoles : vous leur devez bien ça !

N’hésitez pas à profiter de l’occasion pour leur partager le programme des festivités pour l’année à venir, et ainsi les motiver à rester vivre de nouvelles aventures à vos côtés.

Par lettre postale ou par email, le choix est vôtre. Mais comme vous le savez certainement déjà, chez AssoConnect, on opte plutôt pour le côté pratique et efficace du digital avec l’emailing !

Néanmoins qu'importe la méthode choisie, l’essentiel se trouve dans le contenu de votre messsage. Voici quelques pistes d’informations à partager :

• annoncer les projets de l’année à venir,
• partager les éventuels besoins de l’association (meubler le local, trouver davantage de bénévoles, faire des collectes de dons, etc),
• partager votre campagne d'adhésion pour la nouvelle année,
• partager le bilan de l’année (combien de bénévoles ont participé aux actions, le montant des dons récoltés, le nombre de projets réalisés, etc.) pour célébrer vos actions,
• partager une galerie photos des événements passés dans votre association.

Bref, soyez sincère, informatif et enthousiasmant !

Conclusion

Nous voilà arrivés au bout de ces 12 idées de missions à effectuer tranquillement au cours de l’été pour votre association. Pendant cette pause estivale, prenez le temps de vous poser pour traiter ces sujets au mieux, et de vous reposer afin d’être d’attaque pour la rentrée.

Nous vous souhaitons le meilleur pour vos projets à venir, nul doute que septembre sera un redémarrage stimulant pour votre association et ses bénévoles.

En attendant : profitez de votre été !